優(yōu)化高職院校檔案管理工作的幾點思考

劉勇 遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著信息化發(fā)展的加快，高職院校的檔案資源信息也與日俱增。這為檔案管理帶來了壓力和難度，因此在高職院校檔案管理中需要逐步實現(xiàn)信息化、科學(xué)化，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理水平。使檔案管理工作能有序開展。對檔案管理方式不斷優(yōu)化和完善，及時調(diào)整其中的不足之處，讓檔案的內(nèi)在價值能得到充分的發(fā)揮。

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作水平缺乏規(guī)范性、系統(tǒng)性。近幾年來，高職院校對信息化的利用率已經(jīng)在逐漸提高，而且對檔案資源的利用率也在上升。高職院校認識到了檔案管理工作的重要性，并對檔案進行了差異化分析和探索。但是在檔案管理中還存在一些比較普遍的問題，通過不斷的調(diào)查和研究，筆者發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作水平缺乏規(guī)范性、系統(tǒng)性，通過總結(jié)和分析可以得知目前高校存在檔案管理水平低下的原因有以下幾方面:管理模式缺乏統(tǒng)一性；有些高職院校的檔案管理依然缺乏有序性和規(guī)范性；管理效率不高，為檔案資源的使用帶來了限制，因此還需科學(xué)、合理的制定規(guī)范化方案，使高校檔案管理不斷走向標準化，逐步提升高校的檔案管理總體水平。

（二）檔案管理工作存在專業(yè)人才的缺口。高職院校的檔案管理人員必須要具備相關(guān)的專業(yè)知識，能對檔案資源進行合理分析和科學(xué)管理。有的高職院校存在相關(guān)專業(yè)人才的缺口，在檔案管理工作中能運用大數(shù)據(jù)進行操作的人員非常少，再加上大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作模式發(fā)生了很大變化，有些檔案管理工作人員無法勝任相關(guān)工作，難以高效、高質(zhì)的完成工作。數(shù)據(jù)沒有得到合理的利用，使檔案管理依然停留在基礎(chǔ)水平，沒有與信息化時代的大數(shù)據(jù)實現(xiàn)真正連接。在工作中缺少創(chuàng)新的動力。

二、優(yōu)化高職院校檔案管理工作的策略

（一）開展現(xiàn)代化的檔案管理工作。在信息技術(shù)的不斷推進下，智慧校園的建設(shè)在高職院校中得到了發(fā)展。因此高職院校在檔案管理工作中也要運用大數(shù)據(jù)不斷優(yōu)化管理模式，檔案管理人員要以信息化管理為目標，開展現(xiàn)代化的檔案管理工作。通過大數(shù)據(jù)信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息、檔案信息和資料數(shù)據(jù)的收集、采集、加工和記錄，使以往傳統(tǒng)的管理模式得到有效改變。通過標準化、系統(tǒng)化的管理模式使檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化和信息化。管理人員要加強對大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用能力，使資源中的數(shù)據(jù)實現(xiàn)其本身的價值，為學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展提供有效幫助，大大加強檔案管理的有效性。

（二）不斷完善檔案管理制度建設(shè)。第一，在高職院校檔案管理工作中要結(jié)合國家對檔案的相關(guān)法律法規(guī)與學(xué)校的工作實際情況，不斷完善檔案管理制度建設(shè)，為檔案管理提供有效的依據(jù)，并在其中體現(xiàn)高職院校的特點。第二，高職院校要充分重視檔案管理工作，對檔案管理工作增加人力資源建設(shè)與資金投入，提供充足的先進設(shè)備設(shè)施資源，使檔案管理工作能得到充足保障。第三，要在學(xué)校中進行宣傳，使全體師生的檔案意識得到有效提升，通過微信公眾號、QQ、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺不斷宣傳檔案的重要性，讓學(xué)校師生都能認識到檔案管理的價值與作用。

（三）使檔案管理的形式更加規(guī)范和統(tǒng)一。在高職院校檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)丟失記錄或記錄不一致的現(xiàn)象，因此要更加規(guī)范化的對各類檔案進行管理，對各種資料進行系統(tǒng)規(guī)劃，使其實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理。要為信息歸檔范圍制定具體要求和標準，明確的收集清單，使檔案管理的形式更加規(guī)范和統(tǒng)一。

（四）強化對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度。第一，在檔案管理的設(shè)備、人才、資金方面都需不斷加大投入力度，提升人才的專業(yè)素質(zhì)與水平，使檔案信息化管理能實現(xiàn)有效運行。第二，高職院校要加強對檔案管理人才創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，要多引進信息素養(yǎng)高的創(chuàng)新性檔案管理人才。提高對檔案管理人員綜合水平的考核，全面考察其綜合素質(zhì)，通過培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等方式提高檔案管理人員的綜合能力，使其能逐漸勝任信息化檔案管理工作。高職院校要不斷通過座談會、研討會等方式對檔案管理工作進行研究，針對工作中存在的問題制定有效的解決方案。第三，要不斷優(yōu)化獎懲體系，使檔案管理人員的工作積極性被大幅度提升，在管理工作中有貢獻的管理人員可獲得一定的獎勵，而對于管理中存在的職責(zé)不清、管理存在漏洞等情況要進行處罰，為高職院校檔案管理工作提供充足保障。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案將校園活動與教學(xué)管理工作進行了具體記錄，而對檔案的研究能從不同方面助力高職院校的發(fā)展，提升高職院校的教學(xué)水平與科研能力。在檔案管理工作中要開展現(xiàn)代化的檔案管理工作、不斷完善檔案管理制度建設(shè)，使檔案管理的形式更加規(guī)范和統(tǒng)一，不斷強化對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，讓檔案管理工作實現(xiàn)真正的高效與有序。