文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設解析

楊燕

【摘要】信息化建設是中職學校檔案管理的必然方向。本文以現階段中職學校檔案管理情況為基礎，結合近年來文檔一體化管理模式的推廣，明確新時代發展對檔案信息管理提出的要求，分析如何建設信息化的中職學校檔案系統，并提出有效的處理對策，以此為中職學校持續發展奠定基礎保障。

【關鍵詞】文檔一體化;中職學校;檔案;信息化

在信息技術飛速發展中，其已成為影響城市居民生活和工作的主要因素，并且隨著網絡技術的全面推廣，促使我國檔案工作得到了有效發展。從中職學校入手分析，檔案管理工作決定了院校發展的文化水平，因此要想為社會發展培育更多優秀人才，必須要加大對網絡技術的探索應用，以此為檔案信息化建設奠定基礎保障。尤其是在文件工作與檔案工作科學結合中，為了保障信息化建設中學校檔案信息的安全性和規范性，中職學校必須要從文檔一體化管理模式入手，設計更加有效的工作措施。因此，下面對文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設進行研究。

一、概念

（一）文檔一體化管理。從計算機技術在我國檔案管理領域中應用開始，文檔一體化管理模式也得到了優化，兩者發展存在同步性特點。簡單來說，文檔一體化管理模式的推廣，是以文書檔案和檔案管理為核心提出的，會對文件生成到檔案歸檔的全過程實施管控，不但能保障文件的完善性和元數據結構的相同性，而且可以確保數據傳遞和儲備的規劃性。

（二）檔案信息化管理。檔案信息化作為現如今研究的熱點話題，中職學校檔案信息化建設工作要將提升學校信息化水平和滿足現代化發展需求看作工作總目標，并注重在實踐發展中持續探索技術與管理工作，一方面開發學校信息系統，另一方面要思考檔案管理要求，這樣能為中職學校檔案管理發展提供有效依據。整合當前中職學校檔案信息化建設情況可知，具體工作分為：其一，歸檔電子文件。其二，管理電子檔案。其三，提供檔案網絡化服務。其四，檔案管理系統軟件等。

二、推廣文檔一體化管理與檔案信息化建設的現實意義

簡單來說，檔案一體化與信息化建設工作對中職學校檔案管理而言至關重要，兩者之間具有相輔相成的關系，可以在實踐發展中彼此融合與發展。整合實踐案例分析可知，檔案管理信息化與一體化的意義主要展現為以下幾點：1.符合社會的客觀需求。面對日益革新的市場環境，中職學校畢業生面臨的就業形勢越發嚴峻，此時從文檔一體化入手，可以將與學生有關的信息統一放在管理平臺上，而用人單位可以及時了解學生的成績、獲獎紀錄及特長等，這樣不僅能讓用人單位更好地了解畢業生，而且可以為他們提供優秀的就業機會。同時，在檔案一體化發展中，各項信息可以共享應用，學生也能在校園網上獲取自身所需資料，這對學習而言變得更加便捷。2.有助于提升檔案管理水平。隨著中職學校學生數量的增加，檔案信息會越來越多，此時若繼續沿用傳統管理對策，不僅難以滿足現代社會發展需求，而且會影響學校檔案信息應用效率和質量。而推廣文檔一體化管理模式，可以有效處理這一現象，全面提升檔案管理工作效率。3.實現信息資源共享。在以往管理模式的制約下，大部分中職學校依舊在沿用傳統封閉式管理模式，這項工作雖然在以往社會環境下取得了優異成績，但在現如今學校信息數量增加的背景下，要求學校領導及部門員工在整合以往工作經驗的基礎上，合理運用現代化技術，以此更好實現信息資源共享利用。通過在中職學校應用信息化技術，不但能實現資源科學分配，而且可以為不同類型的受眾提供有效信息服務。

三、實施文檔一體化管理，提升中職學校檔案信息化建設的措施

（一）向著規范化管理發展。在文檔一體化管理下，能強化檔案與文件間的關聯，促使兩者綜合起來在一個系統內管理。兩種檔案既會彼此影響，又體現了文件誕生過程。由于文件管理工作決定了檔案管理工作效果，所以在全新的工作環境中，要求中職學校必須要提出適宜的處理對策，促使文檔管理工作在向著規范化方向革新的同時，充分展現文檔的內涵，以此保障檔案信息化建設工作可以有序落實。

（二）提出明確的管理規范。通過引用文檔一體化管理工作，全面優化中職學校檔案信息化建設步伐，并投入大量人力、物力及財力等。由于系統內部建設工作非常繁瑣，所以檔案管理部門要強化實踐管理工作水平，并提出完善的管理制度，以此確保各項數據具有科學性和有效性。同時，在購買辦公室所需用品時，要嚴格按照國家提出的規章制度要求，科學劃分文件類別。另外，中職學校管理人員要定期組織培訓活動，讓檔案工作人員可以在實踐工作中產生深刻認識，并構建正確的工作意識與自主性，這樣有助于他們在全面掌握管理技術的基礎上，讓學校檔案管理工作向著既定的方向穩步前進。

（三）構建統一的管理機構。文檔與檔案的關系非常緊密。從本質上講，文檔與檔案的內容、主題并沒有差異，最大的區別在于時間和范圍。因此，要想實現真正意義上的文檔一體化管理，中職學校必須要針對內部工作情況，構建統一的管理機制，并充分展現組織管理的獨特優勢，對各項檔案進行全面監管，且要明確各個部門的職能與責任。此時，保障每位員工可以認真負責，積極承擔崗位職責，提升學校檔案信息化建設水平。

（四）系統規劃管理軟件。大部分中職學校部門的軟件與其他部門軟件無法兼容，因此很容易影響檔案作用的發揮。在這一背景下，工作人員要統籌規劃管理軟件，構建全盤管理意識，整合研究文檔一體化發展下的現實問題。通過應用智能性強和工作效率高的軟件系統，有助于文件與檔案的更快傳遞與利用，這也是實現檔案一體化發展的基礎要求。同時，要求學校要根據不同部門的職責，提出對應的檔案保管方式與期限，這樣有助于為統一管理奠定基礎。

（五）強化辦公自動化水平。對中職學校而言，網絡已經成為各個部門的必需品，不僅能提升實踐工作效率，而且可以緩解員工工作壓力。在這一背景下，文件與檔案已不再是傳統意義上的文字形式，可以選擇的種類、數量等越來越多，實際應用范圍也在不斷拓展。此時，只要合理運用網絡技術，就能及時獲取檔案信息，并滿足各職能部門的工作需求。因此，在未來發展中，要想實現預期設定目標，必須要全面優化辦公自動化水平，以此為檔案信息化建設工作奠定基礎保障。

四、文檔一體化管理模式下中職學校檔案現代化管理工作的注意事項

（一）統計。在網絡技術全面推廣中，統計工作作為中職學校檔案管理的重要組成部分，不僅能突破傳統意義上檔案建設和管理形式的制約，還可以降低管理員工的工作壓力，促使數據信息的統計工作更加科學和完善。同時，在新時代，隨著中職學校檔案現代化建設水平的提升，電子檔案管理自動化水平也會隨之提高，此時管理部門不僅要組織員工積極參與多樣化的技能培訓活動，而且要讓他們在實踐操作中熟練掌握統計技能，以此達到預期設定的發展目標。

（二）鑒定。相比以往中職學校檔案管理形式，在信息化管理系統中，電子文件的儲備時間更長，可以轉變的形式更多，但也容易被人篡改或泄露，這對鑒定人員而言勢必會增加工作難度。因此，鑒定人員要從內容和技術兩方面入手，認真判別檔案儲備內容的合理性和有效性，這樣不僅能為管理人員提供有效依據，而且可以正確劃分檔案保管期限。

（三）保密。相比以往檔案管理形式分析，信息化建設工作的提出改變了中職學校檔案信息保密工作。由于電子檔案泄露、被篡改的方式有很多種，所以學校在管理期間必須要從多角度思考系統內部存在的安全風險。通常情況下，保密工作會從儲存與傳輸兩方面入手，一方面分級儲存保密檔案和公開檔案，并強化網絡平臺中檔案保密水平;另一方面為傳輸的檔案信息設計安全保護機制。

五、結束語

綜上所述，在新時代，隨著計算機技術成為檔案行業革新發展的重要依據，促使文檔一體化管理模式得到推廣，此時優化中職學校檔案信息化建設水平，必須要根據學校教學及發展需求，提出有效的建設對策，只有這樣才能在文檔一體化管理模式下提升中職學校檔案管理水平，并加快電子檔案發展步伐。

【參考文獻】

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