分析文書檔案的辦公自動化應用和管理

李飛

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化技術已經成為提升工作質量的主要形式，因此，加強辦公自動化建設，已經成為許多行業的發展趨勢，文書檔案管理工作同樣也不例外。但是從當前的文書檔案管理工作實際來看，受傳統工作模式的影響，其中還存在一定的問題和缺陷，這些問題也是制約文書檔案管理質量提升的主要障礙。在這樣的發展形勢下，深入分析文書檔案管理的辦公自動化應用，對于提升文書檔案管理工作的整體質量具有十分積極的現實意義。

關鍵詞：文書檔案;辦公;自動化;應用

【中圖分類號】G275.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）02-0297-01

1 應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.3 電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 提高文書檔案管理辦公自動化應用的有效對策

2.1 提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平

在文書檔案管理實踐中，制約管理工作質量提升的一個主要原因就是管理人員的專業素質不高，因此，提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平，是提升文書檔案管理質量的重要環節。對此，應該安排一定數量的人員專門從事文書檔案管理工作，并且這些從業人員應該具備一定的辦公自動化基礎知識，這樣才能在管理工作中實現不斷優化。有條件的單位可以聘請有關領域的專家學者，對文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，從而提升檔案管理人員的辦公自動化水平，為優化文書檔案管理模式創造良好的前提條件。

2.2 加強文書檔案辦公自動化制度建設

在文書檔案管理過程中，影響辦公自動化水平的另外一個主要因素就是缺乏健全完善的管理依據。因此，針對這個問題，有關部門應該積極重視，并且及時采取有效措施，制定文書檔案管理方面的法律法規，從而為文書檔案管理辦公自動化建設提供充足的法律依據，也可以在一定程度上規范管理工作流程，實現文書檔案管理的規范化和標準化。在此過程中，有關部門應該結合文書檔案管理工作實際，針對辦公自動化建設中存在的問題和缺陷，制定法律法規，并且在檔案管理過程中嚴格按照法律規范執行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調用等等。在執行過程中，如果一旦發現制度中存在問題或者有與實際工作不符的情況，應該及時對其進行調整，確保辦公自動化順利應用。

2.3 不斷優化文書檔案管理辦公自動化工作模式

在文書檔案管理過程中，缺乏完善的辦公自動化管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。因此，應該積極構建和完善文書檔案管理工作機制。在具體的工作實踐中，應該及時認識到文書檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的文書檔案管理辦公自動化工作機制，規范文書檔案管理流程。同時，應該對檔案管理模式進行優化，并不斷完善辦公自動化工作程序，提升管理效率，改掉傳統管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整體質量。

2.4 完善辦公自動化基礎設施建設

辦公自動化已經成為文書檔案管理領域的重要發展趨勢，因此，為了有效提升管理水平，應該對現有的檔案管理體系進行優化升級，提升辦公自動化管理水平。由于相關的工作設備陳舊，無法適應文書檔案辦公自動化工作的需要。針對這個問題，應該專門撥付一部分資金，對文書檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到辦公自動化水平，從而有效提升文書檔案管理質量，為以后的發展奠定堅實基礎。

3 結語

辦公自動化的應用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統的紙質文本檔案管理已不適應當今時代的發展，文本檔案自動化管理模式將是社會的發展主流，需要由傳統的管理模式走向現代化的管理方式。通過大量實踐證明，處在當前辦公自動化環境之下，無論是文書檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

參考文獻

[1] 肖冰.對文書檔案管理的辦公自動化應用探析[J].辦公室業務，2017，26（14）：173.