大數據時代高校電子檔案管理創新研究

王立新

摘 要：在信息科技的推動下，信息科學技術在各行業的應用不斷加深，人類社會也開始進入大數據時代。高校檔案管理工作承擔著為全校師生提供網上學術資源查詢、信息采集和方案接收等重要任務，在數據信息日益繁多、種類逐漸豐富的今天，傳統的檔案管理模式已經難以適應高校的發展需求，因此，必須對大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革工作給予足夠重視。

關鍵詞：大數據;高等院校;檔案管理;管理模式

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）02-0298-01

引言：高校檔案是高校在日常管理、招生教學、基礎建設、科學研究等活動中直接形成的對社會、學校和學生具有保存價值的歷史記錄;是對高校辦學歷史、辦學經驗、辦學成果全面真實的記錄;是反映高校黨政管理、培養人才、科學研究、服務社會、對外交流等各項工作的綜合記錄，從時間維度看，具有非常大的數據價值。大數據時代，伴隨著高校智慧校園建設不斷推進，高校檔案的利用服務需求日益增長、利用方式日趨豐富，原有的管理模式已經不能滿足需求，迫切需要轉變管理機制、創新管理模式，將高校檔案中蘊含的數據價值凸顯出來，服務支撐高校各項事業的發展。

1 大數據時代特征

一是信息量巨大。互聯網技術的應用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數據多樣性。與傳統檔案管理方式相比，大數據檔案管理建立在數據、信息、視頻以及圖文的基礎上，人們可以通過大數據信息更高效地實現檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數據時代擺脫了對傳統紙質媒介的依賴，人們在收集信息范圍和信息處理速度方面得到了明顯的提升。大數據時代為人們生活工作提供了便利條件同時，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2 大數據時代高校電子檔案管理創新研究

2.1 更新檔案管理信息化設備

巧婦難為無米之炊，目前我國高校檔案管理工作質量遲遲得不到明顯提升，其中一個原因在于高校的檔案管理信息設備較為陳舊，無法有效支撐起大數據時代下的檔案管理工作任務。因此，現階段我國高校應當從更新檔案管理信息化設備的角度出發，增加資金投入，為新型信息化管理設備的引進與購買提供必要的資金支持，使高校檔案管理設備能夠跟上時代發展步伐。但在此過程中需要注意的是，新型檔案管理設備的引進與購買不能夠聽從市場導向盲目購買，而是要在深入分析自身檔案管理需求、結合大數據技術專業人員意見的基礎之上進行引進，力求能夠在最大程度上確保檔案管理工作設備的更新，發揮其最大作用。

2.2 在信息安全方面

伴隨信息技術的發展，高校的一些紙質檔案信息基本已經轉換為數字化檔案信息，這樣雖然提升了信息的利用率，但也在一定程度上加大了信息泄露和丟失的風險，因此在進行檔案管理系統的創新設計時應著重注意信息安全保障體系建設。具體來說可從基礎設施層面、法治標準層面、組織管理層面、災難恢復層面、安全技術層面進行安全保障建設。高校檔案管理系統可以構建人防、物防、技防等多層防護體系，一方面設置用戶訪問權限，外設管理和操作權限，提升檔案管理人員的安全意識、筑牢物理和技術防線，另一方面采用防火墻技術、水印技術、信息加密技術等保障系統升級和數據遷移的安全，運用殺毒軟件進行網絡保護，即時備份組件Raid1、Raid5，對系統進行Chost備份，完善網絡監控等。

2.3 紙質檔案數字化及電子文件歸檔

高校的檔案數字化工作的重點通常是紙質檔案的數字化工作，由紙質檔案而轉換形成的各種格式的電子文檔也成為數量最多、內容最廣泛、最為重要的數字檔案資源。一般高校紙質檔案的數字化工作分為幾個步驟：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接。很多高校的檔案管理部門通過以上六個步驟基本實現了紙質檔案的數字化，建立起了數字檔案目錄數據庫，由于與數字檔案目錄數據庫相關聯的數據格式為圖片格式，所以有的高校除了提供數字檔案目錄查詢的功能外，又提供了縮略圖查詢功能。可以將高校檔案管理系統與高校辦公自動化系統及其他業務系統如教務管理系統等進行對接，在線實時進行電子文件的歸檔工作，既提升了檔案收集的效率，同時也降低了檔案數字化的工作量。

2.4 創新電子檔案管理模式

一是創新理念。大數據時代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認為，高校檔案管理部門要樹立創新思維，充分應用數據集成、可視化數據操作系統、MapReduce、分步式文件存儲系統為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時代對檔案管理的要求。創新管理理念，關鍵在人。高校一方面應加大對電子檔案信息化建設的資金支持，引進先進檔案信息處理設備;另一方面可以邀請第三方專業信息處理公司對高校檔案進行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺。二是創新模式。隨著區塊鏈技術在各項工作中的應用，電子檔案管理也應嘗試利用區塊鏈技術去中心化的分布式系統，簡化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數據分析自動對電子檔案進行歸納、存檔和加密，進一步減少人工干預防止發生失誤和遺漏。三是培養創新人才。大數據時代高校對電子檔案管理及信息技術處理人才需求量較大，高校可以采取創新人才培養方式滿足信息化檔案管理要求。《綱要》中提出，統一規劃各級各類檔案人員的專業知識培訓和崗位培訓，創新培訓內容，改進培訓方式。擁有電子檔案專業人才是能否順利做好電子檔案信息平臺的關鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓，掌握最先進的電子檔案管理知識，發揮信息化優勢，通過開展專業人員到校開設講座、檔案員交流會和企業實習培訓等形式切實提高操作人員對計算機信息技術的認知能力。

結語：在大數據時代，變化是不變的趨勢，創新檔案管理機制，以檔案信息化建設為依托，轉變服務理念，從傳統的館藏中心模式向服務中心模式轉變向業務決策支撐轉變，變“被動”為“主動”，緊密結合學校各項實際應用需求提供數據支撐服務，提升檔案工作在高校各項工作中的重要性，充分發揮檔案的數據價值，更好地服務于高校的各項工作開展。

參考文獻

[1] 呂揚.大數據時代高校檔案管理體系構建策略探討[J].中國管理信息化，2019，22（14）：174-175.

[2] 韋相立.大數據時代下高校檔案管理模式的變革和優化[J].城建檔案，2018（11）：59-60.

[3] 李鑫.芻議大數據時代高校檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2017（23）：60.