淺析新形勢下不動產檔案的信息管理及利用

張海欣

摘 要：自我國改革開放以來，社會法律制度日趨完善，市場經濟活躍發展，不動產登記檔案因為其特殊性，利用頻率更高。隨著國家相關政策發布，不動產統一登記制度建立，在新形勢下對不動產檔案的信息管理及應用提出了新的課題。在現階段，集約化管理模式是不動產檔案的信息管理及利用的最有效管理模式。信息化技術和工具的利用能夠有效地提高檔案的集約化管理水平，其主要作法包括：建立自上而下的全員學習機制;不斷完善技術服務的軟硬件體系;著力解決工作轉型升級的遺留問題。

關鍵詞：不動產檔案管理;集約化管理;現代信息技術

不動產登記檔案是不動產登記機構為不動產進行物權登記過程中形成的，包括不動產登記憑證、登記機構在登記審核過程中形成的文字材料以及申請登記主體提交的原始憑證。從現實層面看，自我國改革開放以來，社會法律制度的逐漸完善，市場經濟的活躍發展，鑒于不動產登記檔案具有法定性、唯一性與憑證性的特點，因此相較于其他種類的專業檔案而言，其利用頻率更高;需要就不動產檔案信息利用的社會群體日益增多，應用范圍主要包括經濟、法律與行政司法等領域。從政策規定層面看，2014年12月，國務院發布《不動產登記暫行條例》（國務院令第656號），標志著不動產統一登記制度的建立。因此，在新形勢下提高不動產檔案的信息利用效率，完善信息管理與服務流程，有著極其重要的現實意義。

一、不動產登記檔案工作的現實問題

不動產登記檔案工作相對于其他種類的專業檔案相比的最大區別在于數量龐大、種類繁多。尤其在政策規定將不同類型不動產統一登記后，檔案登記業務涵蓋了土地、房產、林地等不同地形種類，其中最為復雜的房產登記與土地登記，登記類型包括首次登記、轉移登記、變更登記、注銷登記、抵押登記、查封登記等;登記主體提交的檔案憑證又有文字、票據、圖表等;檔案存儲介質包含紙質材料、光盤、磁盤等。以常州市不動產登記交易中心為例：在2019年，各類登記業務受理總量共計308231件，除去雙休日與法定節假日以外，平均每天受理量在1230件以上。不動產登記本身就是重復性較強的工作，在這樣的工作強度之下，少數檔案的收存存在瑕疵，是必然發生的。

除此之外，自我國不動產統一登記制度實施以來，各地不動產登記機構組建成立，將原先分散管理的檔案工作進行統一管理。隨著不同單位不同部門的職能整合陸續完成，不動產檔案的管理與利用等相關制度、條例與實際操作都已經相對完善，但是由于原登記單位或部門在不同類型的檔案管理上標準不統一，管理方式不統一，登記數據與電子檔案又基于不同的數據庫與信息管理系統進行存儲，因此在不動產檔案信息的管理與應用方面，仍存在一些提高的空間。

二、不動產檔案工作與集約化管理

集約化管理是一種現代管理模式，以提高效率與效益為基本取向，其含義在于集中統一配置內部資源的同時以節儉、約束、高效為價值取向，從而達到低成本的高效管理，從而實現可持續發展。在不動產檔案管理工作中，集約化管理是檔案信息利用的重要基礎和前置條件。集約化管理水平的高低，與檔案登記工作的延續性、檔案信息查詢及利用的真實性和完整性息息相關。衡量集約化管理的標準在于：機構與組織設置的科學性與規范性;辦公流程中軟硬件的標準與快捷;執行效率是否集中與高效。由此，要想切實提升不動產檔案的信息管理與利用水平，必須建立起合理有效的集約化管理方案。首先，集約化管理模式能夠促進主體不斷改革創新，挖掘自身潛力，打造體系化、標準化的管理與服務;其次，集約化管理模式有利于主體對所屬人才進行整合與優化配置，有利于人才業務水平的提高;最后，集約化管理模式有利于主體工作的整體協調發展，提高主管領導的重視程度。

三、集約化管理的提升路徑

不動產檔案的集約化管理是檔案信息能夠實現準確記錄與有效利用的前提。隨著社會經濟發展，房地產市場日益繁榮，人民群眾的物權意識也在不斷提升。因此，在可預見的未來，不動產檔案信息管理、利用的工作依然是涉及民生的重要工作。以常州市不動產登記交易中心的工作開展為例：在2015年12月，常州市實現不動產統一登記，借助現代信息技術為工具，以互聯網+公共服務的服務意識為內涵，逐步完善和建立起優質高效的集約化管理體系，取得了一定的成果。不僅能夠有效地應對當前較為繁重的工作量，同時也基本滿足了群眾辦事的需要。

首先，常州市不動產登記交易中心在成立之后，組織全員學習應用不動產信息管理系統這個統一的資源平臺。各職能部門分別依據部門職責與崗位職責制定學習方案，在日常工作中，保證工作效率的情況下通過線上實操與線下集中培訓兩種方式，并對先進人員進行適當獎勵，以點帶面推動全員掌握信息化工具，改變傳統的工作思路。

其次，不斷完善現代化信息技術的檔案管理利用平臺。除了基本的不動產登記查詢系統、軟硬件設備外，2017年常州市不動產登記交易中心入駐常州市政務服務中心之后，采購了五臺自助查詢設備，將部分工作由自動化設備完成，極大地提高了工作效率。

最后，對于工作轉型升級后的遺留問題，中心分派專人負責紙質檔案的電子化進程。對于之前遺留的紙質檔案，利用人工錄入與電子設備相結合的方式逐步將其實現數字化存儲。將原有的數據庫逐步整合，建立統一索引，實現新舊檔案的快速準確的檢索定位。對信息數據庫進行定期維護，確保檔案信息的安全性與完整性。

不動產檔案信息管理工作關系到社會民生，作為人民群眾切身利益相關的重要程序，信息技術只是工具，其核心在于提供管理與服務的從業人員。除了引入信息技術外，最重要的是對從業人員進行定期的理論學習、業務培訓，提高其思想認識，擴展其工作思路，培養一批年輕化、知識化專業化的優秀管理人才，適應不斷發展的新形勢，為社會各界提供更為高效、優質的不動產檔案利用服務，為維護社會經濟秩序做出應有貢獻。

參考文獻：

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[2]周文紅.不動產登記檔案查詢工作中應把握的幾點原則[J].蘭臺世界，2017

[3]賴俊峰.不動產登記檔案集約化管理[J].中國檔案，2014

（作者單位：江蘇省常州市不動產登記交易中心）