淺談如何實現機關檔案規范化管理

朱燕

摘要：機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，是維護機關歷史面貌的一項重要工作。做好機關檔案工作是加強檔案科學第管理，提高機關工作效率和工作質量的必要條件。各級部門應以“機關檔案規范化管理”為抓手，發揮自身優勢，強化檔案規范化建設，切實完善各種檔案制度，加大檔案的基礎設施建設，使檔案管理水平和服務質量得到不斷提高。

關鍵詞：機關檔案;規范化;管理

在我們平時機關工作中，檔案工作是不可或缺的重要組成部分，不僅是提升工作質量和效率的前提，更是機關健康發展的基礎，也有助于機關工作歷史保存和真實性的還原。因此，做好機關檔案規范化至關重要。

一、加強組織領導，不斷完善檔案管理機制

領導班子高度重視檔案管理工作，站在對歷史負責、為現實服務、替未來著想的高度出發，不斷強化對檔案工作的組織領導。一是完善檔案工作領導機制。切實保證檔案工作始終有人管、有人抓、有人負責，形成由分管統一領導，具體部門主管，檔案人員具體抓，各業務科室協同配合的檔案工作機制，實現機關檔案工作的責任、任務、工作落實。二是領導班子高度重視檔案工作。主要領導應當經常主動的過問檔案工作，從人員配備、經費投入、硬件軟件建設、安全管理等方面予以傾斜，及時研究解決新情況新問題，促進檔案工作的扎實有效開展。三是嚴格落實責任考核制度。將檔案工作納入各個科室目標考核的重要組成內容，對于不按時間、不按要求歸檔的，進行扣分細化考核，明確各部門內勤為兼職檔案員，對檔案工作任務完成不力的，取消年度內評先選優的條件資格。四是加強檔案法律法規的學習。把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案條例》、《檔案管理違法違紀處分規定》等法律法規貫穿于檔案工作全過程中。將檔案工作納入法制化軌道，形成自覺規范的依法治檔良好氛圍，真正從思想上保證能夠正確履行檔案法律法規賦予的職責，嚴格規范管理檔案事務，嚴防檔案違法違紀行為的發生。五是加大培訓力度，積極組織各種檔案培訓，根據工作特點，采取以會帶訓、集中培訓、日常指導等方式對檔案員和各科室內勤進行檔案業務知識培訓普及，堅持訂閱檔案業務方面的報刊書籍，為檔案學習提供最新資料。

二、加強基礎設施建設，不斷改善檔案工作條件

按照“滿足需要，適度超前”的原則，不斷加大機關檔案基礎設施建設的投入力度，為檔案管理創造良好的環境。機關文書檔案在形成過程中，應當按照成卷的年度、規定的保管期限、問題（機構）的組件，將各類材料收集齊全完備，這樣才能夠全方位反映機關單位的歷史面貌。應當通過編輯《檔案全宗介紹》、《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等實用檢索工具，讓檢索工具在檔案管理中發揮科學化、準確化、系統化作用，更加方便和快速地提供優質檔案服務，以此滿足檔案使用者的實際需求。

一是實現檔案庫房標準化。安裝“三鐵”：即鐵門、鐵窗、鐵柜，開辟“三室”：即檔案室、辦公室、閱覽室。使三室分開，為檔案人員配備檔案專用電腦，保證日常辦公的需要。二是要配備高規格計算機、高清掃描儀、打印機、復印機、裝訂機、防磁柜、溫濕度監測儀、加濕器等檔案專用設備，不斷滿足檔案管理所需的硬件設施需求。三是重視檔案安全基礎設施建設，為檔案室安裝攝像頭、防盜門、遮光窗簾、滅火器、空調等安全防護器材，確保檔案安全管理的有效運行。

三、加強檔案制度建設，不斷促進檔案管理制度化、規范化

加強制度建設是做好檔案工作的根本性舉措。應把檔案工作作為主體工作的一項重要內容來抓，逐步完善制度體系建設，扎緊檔案制度化的“籠子”，確保檔案各項工作有章可循、行之有矩。可以通過不斷修訂完善《檔案工作崗位職責制》、《文件材料收集歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案復制制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案登記統計制度》《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案信息化管理制度》、《電子文件歸檔管理制度》等一系列規章制度，確保機關檔案立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用、保密等各個環節均有嚴格的制度規定，進一步促使機關檔案管理工作的制度化、規范化。

四、加強業務建設，不斷提高檔案工作質量

狠抓檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管等基礎環節的規范化工作。在加強硬件設施建設的同時，也應重視和加強基礎業務建設，落實檔案集中統一管理的原則，對文書檔案、業務檔案、會計檔案、人事檔案、科技檔案、實物檔案、多媒體檔案和資料實行集中統一化管理。一是嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及上級相關規定，全面落實各門類檔案分類大綱，保證各門類檔案分類科學和準確。二是按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，嚴把起草關、審核關、簽發關、打印關，并實行層層負責制，提高卷內文件的質量。三是明確立卷原則，細化案卷從收集材料、整理、立卷到打印案卷目錄、填寫備考表、書寫卷皮等多個步驟，最大限度的減少立卷方面的瑕疵。

五、堅持多措并舉，積極推進檔案信息化建設

檔案信息化是檔案工作發展的方向，也是提高檔案管理服務水平的重要途徑。平時根據業務、隊伍和信息化“三位一體”的工作要求，將信息化建設作為檔案工作提質升級的創新點和常態化建設。日常工作中應用電子文檔數據庫、目錄數據庫，配置檔案管理軟件，建立多媒體數據庫。加強案卷目錄和卷內文件目錄的錄入工作，對部分檔案進行掃描、拷貝、拍攝、拍照、刻錄，做好實體檔案的同時盡快向數字化虛擬檔案室邁進。一是逐年加大投入，逐步配齊專用計算機、高速掃描儀、裝訂機、打印機等信息化專用設備，確保硬件保障到位。二是安裝專用檔案管理軟件，確保軟件管理到位。三是完善、補充各類檢索工具和目錄數據庫的建設，確保管理機制到位。四是積極開展庫存紙質檔案數字化工作，進一步完善全文數據庫建設，實現網上查檔要求，確保技術服務到位。

六、加強檔案資源開發與利用，為業務工作發展提供優質服務

開發檔案信息資源，提供良好的檔案利用服務是做好檔案工作的根本目的。立足檔案資源建設，積極為中心工作提供良好服務。一是注重搞好檔案查詢。編制清晰規范的各種載體的全引目錄、歸檔文件目錄，能夠從多個角度進行快速、準確的檢索。二是圍繞中心工作，積極開展編研工作。通過編寫《全宗介紹》、《機構沿革》、《大事記》等各類專題檔案資料匯編等多種參考資料。三是積極宣傳檔案利用的價值和意義，廣泛挖掘檔案信息資源，主動為領導決策和業務工作提供更加便捷科學有效的服務。四是發揮實物檔案直觀、形象的作用，增強干部的責任感、榮譽感和自豪感，從而起來大力激發干部的工作熱情和創造力的作用。

參考文獻：

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[2]王閣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].勞動保障世界，2018，502（18）.

作者簡介：朱 燕（1975—），女，吉林通榆人，副研究館員，本科，主要從事烈士陵園檔案管理與服務工作研究。