新時期如何把握中職學校檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)

文/云南省玉溪體育運動學校 馬靜

檔案管理手段落后、行之有效的檔案管理制度缺乏、檔案管理人員的專業(yè)化技能薄弱均屬于新時期中職學校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。為盡可能應對相關挑戰(zhàn)，提升中職學校檔案管理工作水平，本文圍繞新時期如何把握好中職學校檔案管理工作關鍵環(huán)節(jié)展開具體研究。

一、新時期中職學校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理手段落后。結合實際調研可以發(fā)現，檔案管理手段落后屬于中職學校檔案管理工作存在的普遍性問題，未能合理利用互聯網、信息系統開展檔案管理便屬于其中的典型情況，檔案管理手段長期未更新的情況也較為常見。深入分析可以發(fā)現，很多檔案管理人員缺乏互聯網運用技能、忽視互聯網優(yōu)勢，人工收集信息、手工整理信息仍屬于中職學校檔案管理工作的主流，這種情況下，檔案管理工作的效率和質量往往會受到較多負面影響，相關錯誤的出現幾率也會大幅提升，這顯然無法較好適應新時期中職學校的發(fā)展需要。

（二）行之有效的檔案管理制度缺乏。由于很多中職學校領導忽視檔案管理工作，檔案管理健康持續(xù)發(fā)展的重要性往往無法得到正確認識，檔案管理制度在實用性方面很容易出現不足，更新滯后的檔案管理制度也會影響其有效性。結合實際調研可以發(fā)現，如檔案管理制度更新滯后，檔案管理工作可能失去方向和標準，管理效果自然會受到影響，無法基于互聯網發(fā)展更新檔案管理制度便屬于其中的代表，這類挑戰(zhàn)需要得到相關從業(yè)人員的重視。

（三）檔案管理人員的專業(yè)技能薄弱。是否擁有較高專業(yè)技能的檔案管理人才，直接影響中職學校檔案管理水平，專業(yè)技能較高的檔案管理人員能夠熟練、合理地運用互聯網，順應時代發(fā)展趨勢的檔案管理工作自然能夠由此展開。但結合實際情況可以發(fā)現，很多中職學校缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，部分中職學校甚至存在退休老教師負責檔案管理工作的情況，這很容易導致檔案管理工作與時代脫節(jié)，無法科學運用互聯網、檔案管理軟件等問題很可能因此出現，中職學校檔案管理工作因此受到負面影響必須引起關注。此外，中職學校檔案管理系統的更新滯后也往往會影響檔案管理工作的高水平開展，檔案管理效率也可能隨之下降，由此催生的挑戰(zhàn)同樣不容忽視。

二、新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)

（一）規(guī)范檔案日常管理。基于工作實踐，筆者認為新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)之一是檔案日常管理的規(guī)范。筆者從事中職學校檔案管理工作已有30余年，并長期負責學校的文件收發(fā)工作，基于日事日畢、嚴肅認真的工作習慣，筆者近年來開展了檔案日常管理的規(guī)范化探索。規(guī)范化的檔案日常管理工作主要圍繞每日開展的綜合檔案室巡視、庫房安全檢查、溫濕度記錄展開，每周進行的檔案安全抽檢、衛(wèi)生清潔也屬于規(guī)范化管理的關鍵，檔案保管安全可由此得到保障。而在每個春季學期，筆者將集中開展收集、整理、歸檔工作，統一管理學校文件材料，親自完成文書、電子、照片、實物等門類檔案的規(guī)范化歸檔、入庫、上架，并指導相關科室的年度立卷歸檔工作。筆者還會每年定期開展《全宗介紹》《組織機構沿革》《大事記》等材料的編撰，不定期編撰《玉溪體校任職資格文件集》等匯編資料，檔案信息由此得到了有效利用。同時，筆者單位還實現了全部檔案目錄計算機檢索和文書、教學類檔案原文查詢，這屬于近年來開展的檔案信息化管理探索取得的成果。2019年7月，筆者所在中職學校通過檔案工作規(guī)范化管理示范單位認定，檔案規(guī)范化管理水平的提升可由此得到證明。

（二）健全檔案日常管理。檔案日常管理的健全同樣屬于新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，筆者在多年的中職學校檔案管理工作中，曾組織開展兩次學校檔案管理工作制度的制訂和修訂，檔案管理工作因此做到有據可依、有章可循、開展扎實、運作規(guī)范，且能夠較好地適應互聯網等新時代發(fā)展趨勢。為保證檔案管理工作較好利用互聯網技術并滿足電子檔案建設需要，筆者曾負責制定《電子文件歸檔管理制度》。2019年，為適應新時期檔案管理工作發(fā)生的變化，開展?jié)M足“五星級”標準的檔案工作，筆者基于新的標準要求對檔案收集、歸檔、整理、鑒定銷毀、保密、利用、統計、庫房管理等方面制度進行了制定修訂，并新制定了電子檔案管理制度、電子檔案備份制度、數碼照片檔案管理制度、檔案接收移交制度等，這類制度的制定貼合實際且嚴格遵循了規(guī)范化原則，這也是筆者所在單位能夠通過檔案工作規(guī)范化管理示范單位認定的原因之一。

（三）基于新時期優(yōu)化檔案管理。基于上文提及的具體工作實踐，本文認為新時期檔案管理優(yōu)化應圍繞檔案管理手段、檔案管理系統、檔案管理人員三方面展開。1.檔案管理手段優(yōu)化。基于新時期檔案管理工作升級需要，中職學校的檔案管理手段優(yōu)化需保證領導能夠認識到基于互聯網的檔案管理優(yōu)勢，并基于這種認識積極開展相關培訓，保證檔案管理人員的意識、技能可隨時代發(fā)展而更新，有效提升檔案管理水平。在具體實踐中，應逐步建立起傳統與現代相互融合的檔案管理模式，該模式需貫穿中職學校檔案信息收集、整理、歸檔等全環(huán)節(jié)，具體的檔案管理手段也需要隨之針對性優(yōu)化。只有做到統一思想、提高認識、細化分析、多層優(yōu)化，檔案管理工作才能夠更好服務于中職學校運行與發(fā)展。2.檔案管理系統優(yōu)化。檔案管理系統直接關系著中職學校檔案管理水平，因此中職學校需基于實際情況針對性建設或引進檔案管理系統，不應盲目使用上級部門統一規(guī)定的檔案系統，而是需要針對性優(yōu)化和完善系統。在檔案管理系統的優(yōu)化過程中，信息化的檔案管理數據庫建設不容忽視，通過數字化處理檔案資料、統一存放檔案，即可實現檔案的信息共用、資料共享，中職學校的檔案利用效率將大幅提升。具體的檔案管理系統優(yōu)化必須結合新時期變化和中職學校實際，這樣才能夠最大程度提升檔案管理的有效性。3.檔案管理人員優(yōu)化。檔案管理人員優(yōu)化指的是提升其專業(yè)化技能，本文建議中職學校基于專業(yè)化技能考核進行檔案管理人員招聘，保證檔案管理人員具備高水平的檔案管理專業(yè)知識和技能，且能夠同時擁有較強的計算機操作技能，這樣才能夠基于先進的思維意識更好利用互聯網開展檔案管理工作。對于中職學校現有檔案管理人員，需定期開展專業(yè)化技術培訓和技能考核，以此優(yōu)化思想意識、提升綜合技能，配合定期開展的檔案管理講座，既可保證中職學校每名教師均能夠認識到檔案管理的重要性，檔案管理工作又可由此獲得更多支持。

三、新時期中職學校檔案管理工作的發(fā)展方向

（一）積極開展檔案文化宣傳。對于中職學校檔案管理工作來說，為更好服務于中職學校發(fā)展，檔案文化宣傳的積極開展也應引起檔案管理人員的重視。“重保管、輕利用”屬于中職學校檔案管理工作的常態(tài)，而通過積極開展檔案文化宣傳，學校檔案的價值和作用即可充分體現，檔案管理工作也能夠更好服務于中職學校管理工作，并實現全員檔案意識的提升。在具體實踐中，檔案法律法規(guī)的宣傳、多種檔案講座及展覽的舉辦屬于其中關鍵。檔案法律法規(guī)宣傳可圍繞學生集體活動、全校教職工大會展開，宣傳內容應以檔案和檔案工作、檔案的利用和公布、檔案機構及其職責為主，以此增強全員的檔案意識和法律意識，“依法治檔”即可實現長足推進；多種檔案講座的舉辦需圍繞學校檔案保管情況、檔案的作用和價值、檔案工作、檔案宣傳、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案利用實例及效果等展開，全員檔案意識提高同樣能夠由此獲得有力支持；展覽的舉辦也能夠較好傳播檔案文化，如展覽新舊校門、校園照片，即可引起師生對檔案的興趣，還可以圍繞不同階段學習各專業(yè)的設置情況、學校的辦學成果、歷屆畢業(yè)證、學校教師的科研成果進行展覽，中職學校可由此形成良好風氣，新時期中職學校檔案管理工作的開展基礎能夠隨之夯實。

（二）引入PDCA理論。PDCA循環(huán)理論近年來在我國各領域實現了較為廣泛的應用，該理論的原理如“圖1”所示，通過將PDCA循環(huán)理論引入中職學校檔案管理工作，將較好適應檔案管理工作具備的歷史繼承性、時代開放性、自覺適應性特點，持續(xù)提升檔案管理工作水平。

圖1 PDCA循環(huán)理論

基于PDCA循環(huán)理論的中職學校檔案管理可分四個階段展開：1.P階段。該階段中職學校需基于《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》等國家規(guī)范，結合自身工作實踐，制定未來檔案工作規(guī)劃，應涉及檔案資源體系、檔案服務體系、檔案信息化體系、檔案安全體系、檔案人才隊伍體系、檔案條件保障體系共六方面內容，同時嚴格遵循突出特色、服務大局、以人為本、與時俱進原則，保證檔案管理工作更好適應時代發(fā)展。2.D階段。在完成周密、詳細的檔案規(guī)劃后，中職學校應制定操作性強、內容翔實的具體細則或方案，并同時提供人力、物力、財力方面支持，為預期目標完成提供保障。在具體實踐中，基于PDCA循環(huán)理論，中職學校應成立檔案管理工作領導小組，并組織檔案管理人員參加各類培訓，以此不斷更新思想觀念、全面提升業(yè)務技能。3.C階段。該階段主要負責定期檢查評估中職學校檔案管理工作，以此驗證前期制定的規(guī)劃是否得到較好貫徹執(zhí)行，并明確執(zhí)行所取得的效果。在具體的檢查和評估中，應圍繞檔案建設和管理的成果評價、階段性成就、評估標準展開，并將前期、中期和后期反饋的檔案管理每個環(huán)節(jié)均涵蓋在內，配合針對性的檢查評估，即可發(fā)現檔案管理工作存在的問題，并及時解決問題。中職學校檔案管理工作水平自然可由此不斷提升，水平循環(huán)式上升的檔案管理工作也能夠順利實現，最終實現中職學校檔案管理工作的機制、體制、內容不斷創(chuàng)新。4.A階段。該階段主要負責總結檔案管理建設和實踐中取得的成果，并從中提煉經驗，下一階段的檔案管理工作發(fā)展可由此獲得依據和經驗參考。在具體實踐中，可建設由紀檢組和校督學組構成的檔案檢查評估組，保證檔案管理工作存在的不足能夠第一時間發(fā)現，存在缺陷的方法和制度也需要由此第一時間淘汰。如中職學校在規(guī)劃中制定了檔案數字化、利用網絡化、管理智能化等目標，且目標提前實現，學校必須基于已有經驗及時更新規(guī)劃，制定“檔案創(chuàng)新引領工程”等新目標，更好發(fā)揮PDCA循環(huán)理論的價值。

四、結論

綜上所述，新時期中職學校檔案管理工作必須順應時代發(fā)展。在此基礎上，本文涉及的規(guī)范檔案日常管理、健全檔案日常管理、基于新時期優(yōu)化檔案管理等內容，則明確提供中職學校檔案管理工作路徑。為進一步提升中職學校檔案管理工作水平，各類新理念、新技術、新方法的積極引入和應用必須得到重視。