企業數字檔案管理系統的應用

楊璐銘

摘要：企業數字檔案綜合管理平臺是一種新型的檔案管理系統，是新時期社會發展數字檔案管理現代化的重要表現。所謂企業檔案的管理就是將文檔實體和電子文檔信息的科學化管理和檔案信息的綜合利用為目的和導向，實現文件和檔案的一體化連接，進行系統的科學規劃和設計。

關鍵詞：企業;數字檔案;綜合管理

隨著信息化的快速發展及建設，電子檔案的出現給企業檔案管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現企業檔案管理與企業信息系統的無縫鏈接，是現代企業檔案管理的發展方向。

一、企業檔案數字化系統簡介

1.數字檔案系統登錄。（1）系統采用用戶使用個人的郵箱賬號、密碼進行登錄。在出現的登錄界面中，輸入郵箱賬號、密碼，點擊登錄即可，登錄成功后，顯示系統主頁面：數字檔案館。系統主頁面，包括系統標題欄、菜單欄、首頁等內容，登錄界面友好。系統涉及了目前勘探開發檔案的主要類別。每類檔案的菜單下，包含“錄入”、“審核”、“查詢”子菜單。展開“審核”菜單后，可審核本單位及其它單位檔案;展開“查詢”菜單后，顯示各種查詢方式，可根據需要選擇合適方式的進行查詢。系統登陸后，在系統首頁，統計顯示當前登錄用戶所在單位的產生檔案、館藏檔案情況。“點擊進入檔案借閱”，可進行在線借閱。底部的檔案錄入快捷方式，可快速進入系統進行錄入操作，下載檔案上傳工具。（2）檔案錄入。登錄系統后，可以對檔案進行添加、修改、導出或刪除操作，還可以上傳檔案的電子版原件。（3）檔案查詢。數字化系統內可實現單井檔案按井號和資料名稱查詢?？蒲?、綜合、開發類別實現按年度綜合查詢和按資料名稱查詢。功能介紹：按井號的拼音首字母綜合查詢、統計單井類檔案并打印清單及導出備考表。按資料名稱查詢。按資料名稱查詢、導出單井類檔案及修改、刪除、上傳電子原件等操作。選擇歸檔單位、存放位置、分發年份，輸入資料名稱后點擊查詢按鈕查找相應的數據。資料名稱為空，查詢所有資料名稱的數據。點擊操作按鈕，可看到“修改”、“刪除”、“上傳電子原件”等操作，勾選檔案后，可對檔案進行相應的操作。界面圖示（3）檔案借閱管理。檔案借閱申請。系統實現檔案的在線借閱功能，只要輸入注冊郵箱賬號即可登錄系統進行借閱。

2.檔案借閱流程。（1）進入公共查詢系統。如果是系統用戶，登錄系統后，點擊連接，可直接進入系統。（2）借閱申請?？筛鶕?、資料名稱進行查詢。點擊我要借閱按鈕進行借閱。借閱成功后，點擊進入檔案鏈接，可查看已選擇的檔案。如果一個申請單中涉及多個單位檔案，提交時系統會自動分解，分別提交到不同的單位。（3）查看借閱信息。在左側菜單上點擊我的借閱，出現三個子菜單，分別是待借閱檔案、已借閱檔案、已歸還檔案。點擊待借閱檔案，可進行打印、查看申請單信息。點擊申請單號，如果申請單被駁回，在此界面可繼續修改，重新提交。（4）查看當前借閱。點擊系統右上角的“當前借閱”按鈕，可查看本次在檔案籃中借閱的檔案，在提交之前可以對借閱情況進行編輯操作。（5）檔案管理人員對提交的借閱申請單進行審核，審核通過后形成借閱申請單。

二、企業數字檔案管理系統的應用

1.資源采集攝入實體。這一實體提供的服務和功能是從信息生產者那里攝取歸檔信息包（SIP），并且對內容進行檢測整理，生成符合檔案系統數據格式和文件標準的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息（元數據）以存入檔案數據庫。

2.數字檔案長期存儲實體。這一實體提供的服務和功能是存儲、維護和檢索AIP。包括從數據攝取單元接收AIP數據包，并將它們存儲到服務器的某個邏輯定位之中;管理存儲系統的組織結構;對存儲有檔案的媒體進行翻新;執行日常的維護工作和特殊的錯誤檢查;提供災難恢復能力;并且為使用者（Access）提供數據包（AIP）。

3.數據管理實體。這一實體提供的服務和功能是植入、維護和存取相關標識，并記錄檔案館藏的描述信息以及對檔案系統進行管理。數據管理的功能包括管理檔案數據庫、執行數據庫更新、對管理數據提供查詢功能以產生結果集，并從這些檢索結果集中生成查詢報告。

4.系統管理實體。這一實體提供的服務和功能是操縱管理整體的檔案系統。包括在線歸檔與聯機歸檔的提交協議;對提交進行審計與完整性檢驗，以確保提交內容符合檔案標準;對系統的軟件硬件環境進行配置和管理;詳細記錄各種操作;報告檔案的內容;建立并維護檔案標準和政策;提供客戶支持;激發存儲請求等。

5.保存規劃實體。這一實體提供的服務和功能是監測OAIS的環境，提供相關建議以確保在OAIS中存儲的信息在長期一段時間之后，仍然能夠被相應的目標用戶所訪問，即便是在原有計算機環境都退化了之后。保存計劃包括的主要功能有對檔案系統中的存儲內容進行評估，隨環境變化而移植當前的檔案館藏;對檔案系統的標準和政策進行建議;監測技術環境和目標用戶的服務需求及知識背景的變化。

6.服務存取實體。這一實體提供的服務和功能是支持利用者，使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存儲在OAIS中的信息，讓利用者可以請求并接收信息產品。包括與利用者進行通訊以接收請求，對于某些特別保護的信息進行管理控制以限制其訪問，生成分發信息包DIP，結果集，報告等，并且將這些響應傳送給利用者。

數字檔案綜合管理系統在企業中的應用是建設企業現代化發展模式的重要標志，數字檔案管理系統能夠有效的提升企業信息檔案管理的質量和效率，通過在線閱覽、信息借閱等方式，幫助企業管理者能夠根據具體的發展情況進行決策，也幫助了企業員工更好的掌握工作技能知識，實現自我知識水平和工作能力的提升，從而為企業帶來更多的經濟效益。企業要注重數字檔案綜合管理系統的技術設計，使這種新型的科學管理技術能夠真正發揮它的價值，為企業服務，保證企業檔案信息的長久存儲和高效利用，促進企業的科學化、現代化發展。

參考文獻：

[1]陳華倩.電網企業集中式數字檔案管理平臺設計與應用.電力信息，2018（03），211—212.

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