淺談如何有效提升當代企業辦公室工作的服務內涵

曾暉

【摘要】一直以來，大家一談到辦公室工作就是辦文、辦事、辦會，很多人更是認為辦公室工作就是重復性、機械性的收發文件、信息上傳下達、組織對內對外會議，甚至包括后勤管理等層面。這樣一種慣性思維方面的認知偏差不僅容易讓很多人對辦公室工作人員的綜合素質定位有誤，而且在一定程度上削弱了辦公室工作職能的發揮。客觀來講，一般在辦公室從事服務工作的人員都有較強的綜合能力素質，辦公室工作也并不是重復性、機械性的工種。筆者認為，在當前我國經濟邁入高質量發展的新階段，企業辦公室工作理應順應時代發展的實際需要，不斷提升和延伸辦公室工作的服務內涵，圍繞企業安全生產、經營管理等重點任務開展好工作，承擔好服務發展、服務決策、服務落實的角色。

【關鍵詞】當代企業;辦公室工作;服務內涵;有效提升

一、前言

在我國社會主義市場經濟體制改革不斷深入的當下，很多計劃經濟時期具有行業領先優勢的企業市場競爭力呈現出逐步下降的趨勢，失去了政策的支撐和面對來自更廣闊的市場競爭的時候，難免有力不從心之感。而現代企業管理制度已經被我國眾多企業接納并開始了中國化的應用。在這樣一種時代背景下，企業辦公室工作如果還是僅僅局限于被動服務的層面上，必然會與企業經營與發展的實際需求不相匹配，工作人員的才華也不能得到最大限度地發揮，更不要說什么服務發展、服務決策了。鑒于此，筆者認為，當代企業辦公室工作必須以創新精神不斷提升服務內涵，才能更好地發揮好自身職能作用。筆者在長期實踐工作中歸納總結認為，在企業安全生產、經營管理面臨新形勢的歷史時期，辦公室工作有效提升服務內涵應當從如下幾個方面做起：

二、熱愛辦公室工作，甘當企業干部職工的勤務員

從整個辦公室職能定位看，辦公室居于企業樞紐位置，是參謀部，智囊團，是中樞機構，是核心部門，負責企業各項信息內容交互與上傳下達，面對的是上下、內外各個層面的服務對象，因此，首先必須樹立服務意識。

不可否認，辦公室的工作頭緒多，服務對象多，方方面面需要交流溝通的也多，哪一方面做得稍有不周，不是上級不滿意，就是員工有意見。同時，在競爭類企業中，行政類崗位薪酬收入低于安全生產、經營管理類崗位，而且在個人成長和上升空間上也存在差距。因此，在一些國有企業和大型企業中，很多優秀的年輕職工在有選擇的情況下，都不會首選辦公室崗位。面對這些情況，筆者認為，在現代企業管理制度對辦公室工作提出了更高要求的當下，一方面企業要重視辦公室隊伍建設，合理制定薪酬標準，拓寬辦公室人員成長空間，保持整體隊伍穩定。另一方面，辦公室人員要始終保持良好心態，既然從事了這項工作，就要安下心來并全身心地投入，在做好本職工作中展示自己能力并鍛煉成長。特別是在個人鍛煉方面，辦公室還有一個得天獨厚的條件，就是長期接觸企業高級管理者，可以近距離學習他們的分析研判能力、協調方法、溝通技巧以及文字綜合能力等。可以說，如果能夠以積極的心態對待辦公室工作，用心去學習提升，自身的全面素質會得到全方位的快速提升。因此，辦公室人員要珍惜崗位、把握契機，在工作中學習，在學習中提升，在提升中進步，真正使自身的全部聰明才智在辦公室崗位上得以充分發揮。

三、轉變工作作風，創新工作方法

企業辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯系。要做好辦公室工作，首先要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時，要善于思考，不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中。

其次，要有強烈的事業心和責任感，增強工作時效性。工作要腳踏實地真抓實干，力戒浮夸。尤其是在遇到工作任務較多的情況下，一定要冷靜思考、分清輕重緩急，一件一件落實并排出時間表。匯報工作要敢于講真話、報實情，不能報喜不報憂，投其所好。

再次，特別注意的是辦公室工作要以事業為重，不能過多地摻雜個人感情、憑個人意志辦事，做到對待上級與下級一樣，對待領導與一般員工一個樣。為職工辦實事、辦好事，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風。更不能利用手中權利謀私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏實實做事。

最后，辦公室工作要有嚴格規范的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎和保證。俗話說“無規矩不成方圓”，辦公室工作必須要明確每個崗位的工作職責、辦事程序、工作目標和工作要求。使辦公室工作納入制度化、規范化和科學化的管理軌道，以提高辦公室整體工作效率。

四、加強學習，提高自身素質

辦公室工作涉及面廣，特別是又擔負著為領導輔助決策的任務，日常不注意加強學習和不斷更新知識，就無法勝任工作。必須把學習擺在一個很重要的位置上，日常要注意政治、經濟理論學習，還要研究政策法規，學習有關業務知識以及熟練掌握辦公自動化。學習的途徑很多，除了理論學習外，還可以向身邊的領導和同事學，可以深入基層加強調查研究，從基層吸取營養，要使理論與實踐緊密地結合起來并加以靈活運用，才能取得學習的效果。

提高自身素質，除了加強學習外，還應當注意自身個人形象的塑造。在辦公室要有一個好的精神風貌、待人接物要大方禮讓，談吐要自然和諧，辦事要穩沉干練。因辦公室接觸的人來自各方面、各人性格脾氣、辦事作風不盡相同，情況比較復雜，要靈活而又妥善地處理好各方面關系和工作，尤其是面臨突發性事件，沒有一個良好的心理素質就無法冷靜地處理問題、做好工作。因此要注意加強心理素質的訓練，不斷提高處理突發事件的應變能力。遇事要“ 三思而后行”，處理問題要果斷、迅速，不要優柔寡斷、拖泥帶水，以致延誤工作。

五、結論及建議

綜上所述，辦公室作為當代企業的重要機構，對內承擔著企業各項工作上傳下達的作用，要通過從這里發出的一系列文件，組織的一系列主體事項體現相關人員的工作水平，對外承接著展示企業形象，代表企業組織溝通協調等工作的責任，必須在新的歷史時期主動且具有創新性地提升自身工作的服務內涵，才能更好地順應時代發展的腳步，成為企業經營管理工作的好幫手。