淺議農業科研院所疫情防控檔案的收集工作

鄭志琴 王文娟 王尚德 周娟 李曉東

摘 要：在抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中產生的疫情防控檔案是農業科研院所抗擊疫情的真實記錄，對此開展及時的收集和利用工作就顯得十分重要。筆者結合農業科研院所實際，就疫情防控檔案收集工作進行探討。

關鍵詞：新冠肺炎;疫情防控;檔案收集;檔案利用

2019年12月發生的新冠肺炎疫情，對我國人民群眾的生命財產安全造成了重大損害，開展好疫情防控工作是對各地區、各部門管理水平和突發事件應急處理能力的一次嚴峻考驗。“人勤春來早，春耕備耕忙”，農業科研院所立足于保障糧食安全和農產品供給，在積極做好疫情防控的同時，全力協助推進農業復工復產工作，助力打贏疫情防控阻擊戰。作為檔案工作者，應以高度的政治責任感和強烈的歷史使命感，積極開展疫情防控收集建檔工作。

1.收集疫情防控檔案的意義

疫情防控檔案指“防控突發重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態的原始記錄”[1]，代表性檔案如2003年“非典”防控檔案[2]、2009年“甲型H1N1流感”防控檔案等。在這場疫情救援中，檔案發揮了不可磨滅的作用。據悉，武漢火神山醫院僅用了10天就順利建成并投入使用，除了建設者的辛勤付出，也離不開檔案的重要作用。應急項目設計團隊參考抗擊“非典”時小湯山醫院設計圖紙，不到24小時就繪制出了武漢火神山醫院設計圖[3]。農業科研院所在疫情防控的工作中形成了大量的檔案，是最重要、最直接的工作記錄和歷史見證，檔案部門應履行好疫情防控檔案管理者的職責，與科研部門協同保障疫情防控全過程記錄的真實性、完整性。在農業生產中，時常要應對干旱、雨澇、冰雹、凍害等自然災害，對疫情防控檔案應收盡收，深挖檔案資源，定能起到以史為鑒，為今后農業科研院所應對突發事件積累寶貴資源，為保證農業安全生產、減少農業損失做出重要貢獻。

2. 疫情防控檔案的收集

2.1 增強意識，主動收集。

在疫情防控期間，農業科研院所將大部分精力投入到疫情防控以及復工復產當中，往往對疫情防控檔案收集歸檔缺少重視，容易造成疫情防控檔案數量不足、質量較差。因此，檔案工作者要增強責任感和使命感，主動收集疫情防控檔案。依據國家檔案局緊急發布的《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，結合單位實際，及時制定并發布疫情防控檔案收集工作通知，明確職責和收集范圍，盡可能地進行全面收集歸檔，避免重要內容的遺漏。檔案部門不能僅限于被動接收相關部門移交的檔案材料，要主動收集并且加大征集力度，創新收集、征集手段。

2.2 防控機構，聯合收集。

為應對疫情，各單位相繼成立疫情防控工作領導小組辦公室或者疫情防控指揮部等疫情防控工作機構，承擔本單位疫情防控工作的組織領導和協調工作。作為疫情防控的“大腦中樞”，疫情防控工作機構是疫情防控檔案最重要的形成機構和收集來源，因此檔案部門要聯合疫情防控工作機構，在疫情防控工作結束后，向檔案部門移交疫情防控檔案，因此疫情防控工作機構形成的疫情防控檔案要應收盡收、應歸盡歸。應著重收集本單位成立疫情防控領導小組的文件、防控工作方案、落實防控措施形成的記錄;防疫期間生產、管理的方案;組織本單位人員參與屬地疫情防控工作、開展各類志愿服務活動的相關材料;復工復產方案、工作指引、倡議書、宣傳報道材料等。

2.3 方式多樣，全面收集。

目前農業科研院所疫情防控檔案收集工作面臨幾點困難：一是檔案形成主體眾多，包括行政、科研、宣傳、后勤等部門;二是檔案形成渠道分散，包括微博、微信、網站、APP等社交媒體;三是檔案載體多樣，包括紙質、證件、袖章、志愿服務隊旗幟、感謝信、出入證等。因此，檔案工作者要主動堅持多主體、多渠道、多手段原則，確保各類型檔案齊全完整。在收集疫情防控機構檔案的同時，注重收集科研部門檔案;在采用傳統收集方法的同時，注重利用數據獲取、數據分析等技術捕獲網絡信息中有保存價值的內容;在收集紙質檔案的同時，注重收集聲像檔案、網頁檔案和實物檔案。例如，疫情期間為保證農業復工復產，各農業科研院所紛紛將線下指導轉到了線上平臺，以筆者單位為例，疫情期間在網站和微信公眾號上開展了“戰疫情、保春耕、促生產”京科惠農大講堂活動，邀請果樹、蔬菜、畜牧等農業專家在線講解農業技術，解答農戶農業生產問題，這些都是寶貴的檔案資料，應當做到應收盡收。

3. 疫情防控檔案的利用

3.1保證質量，規范管理。

對于收集的疫情防控檔案，檔案工作人員應認真細致的篩選和整理，精益求精，及時歸檔。按照文件之間的規律和有機聯系，區分價值，科學編目整理，建立本地區疫情防控工作大事記。同時加強檔案日常檢查，嚴格借閱手續，確保檔案實體和信息的絕對安全。

3.2深挖資料，作為宣傳與科普資料。

疫情防控檔案要及時整理深挖，可以作為農業宣傳和科普的資料。例如，疫情期間農業科研工作者積極防控的同時，在人員緊缺的情況下，仍然不忘初心，堅持科研活動，為農業復工復產提供技術支持，以及參加疫情期間志愿活動的先進事跡，整理相關檔案資料，積極做好宣傳，不僅有利于提高農業科技工作者的形象，也為開展農業推廣工作打下良好基礎。另外，網絡授課相關資料可以制作成光盤，作為科技服務資料發給農戶，方便農戶隨時學習。

總之，在抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中，提高檔案工作者的責任感和使命感，主動的、全面的收集疫情防控檔案，齊全完整的保存農業科研院所抗擊疫情的真實記錄，并及時開展檔案利用工作，具有十分重要的意義，也為今后農業科研院所應對突發事件提供借鑒。

參考文獻：

[1] 徐擁軍， 姚靜， 陳怡. 加強防疫檔案管理 服務防疫工作大局. 中國檔案，2020（2）：32-33.

[2] 莫陌. 全國防治非典指揮部辦公室調研組到北京市檢查指導檔案工作[J]. 北京檔案，2003（08）：5.

[3] 小湯山醫院設計師：沒想到圖紙再用望新醫院更好. [EB/OL].

作者簡介：

鄭志琴（1985年6月）;女;漢族，山西省臨汾市，碩士，科員，檔案管理員，主要研究方向為檔案管理。

通訊作者簡介：王文娟（1981年12月），女，蒙古族，內蒙古烏蘭察布市，碩士，副研究員，主要研究方向為科研管理。