新時代加快干部人事檔案信息化建設研究探討

徐春葆

摘 要：干部人事檔案主要記載干部工作教育經(jīng)歷、思想建設、專業(yè)能力和所取得的成績等內(nèi)容，這是干部識別選拔過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)，幫助組織準確、完整、快速地了解一個人的經(jīng)歷和成績，為人事工作提供最原始的檔案資料和重要依據(jù)。在當下信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展普及的大背景下，利用先進技術改善傳統(tǒng)的檔案管理方式也就變得迫切起來。為此，文章針對新時代加快干部人事檔案信息化建設進行了相關的研究，以供參考。

關鍵詞：干部人事檔案;信息化建設;問題;對策

隨著網(wǎng)絡時代的到來，對干部人事檔案管理工作提出了新的要求，而信息化正不斷影響干部人事檔案管理工作。在新的要求、新的技術背景下，如何做好干部人事檔案信息化建設已經(jīng)成為人事檔案工作的重點內(nèi)容。

1 干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1 保護原始檔案

傳統(tǒng)干部人事檔案以紙質(zhì)形式進行保存，容易出現(xiàn)丟失和損毀的情況。信息化管理，一方面能夠有效預防檔案信息丟失。紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)出檔案的歷史特征和原始性，雖然信息化數(shù)字檔案更易于進行信息管理，但不可完全代替原始紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的積累過程更加復雜，往往要經(jīng)過多年收集、整理，通過積累并保有原始證據(jù)、珍貴資料的原貌，逐步形成獨立完整的個人人事檔案，必須認真加以保護，在某種程度上甚至應該限制查閱。將紙質(zhì)干部檔案進行信息化管理，更加便于檔案管理人員進行分類整理及查閱。紙質(zhì)檔案每年都需定期整理和增補，如未按標準化流程進行管理，容易發(fā)生材料遺失，而信息化檔案管理則將紙質(zhì)檔案信息以數(shù)字形式進行備份，從而有效預防檔案信息丟失。另一方面，避免在檔案查閱過程中人事檔案出現(xiàn)損毀。人事檔案的時間跨度較長，均在50年以上，會出現(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)老化、字跡褪色等自然損壞;尤其是在查閱整理過程中容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案毀壞，而信息化管理能夠降低對紙質(zhì)檔案的損壞程度。

1.2 保障檔案的真實性

新形勢下出現(xiàn)的干部人事檔案信息化管理模式則能非常有效地避免干部人事檔案造假問題。在信息化管理過程中，將個人相關檔案信息以數(shù)字化形式存儲并備份在不同服務器中再設定信息加密保護，無特殊授權即無法修改信息資料，從而為人事檔案的真實有效性設置保障關卡。

1.3 提高檔案管理效率

干部人事檔案信息化的本質(zhì)是將紙質(zhì)信息轉化為數(shù)字信息資源，進行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事檔案信息檢索和查詢工作程序被簡化，方便了信息整理與增補工作流程;同時，個人檔案信息查詢檢索受時空和距離因素的影響程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部檔案信息形成數(shù)據(jù)庫，信息編輯處理由原來的無序改為標準流程化;干部檔案信息管理由分散管理轉為集約化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量處理信息、信息處理準確等優(yōu)勢。

2 新時代干部人事檔案信息化建設存在的主要問題

信息化的應用和推廣為檔案管理提供了更高效便利的應用方式，但看到成績的同時也不能忽視暴露的一些問題，例如：

2.1 管理手段單一，信息化建設效率不高

干部人事檔案的管理在單位的日常管理實踐過程中未被重視，大多沿襲傳統(tǒng)管理模式，比較單一缺少創(chuàng)新，難以保證信息的準確性。除此之外，雖然許多單位在發(fā)展過程中引入了信息化管理技術和平臺，但是在應用過程中形式大于實質(zhì)，難以發(fā)揮新技術的實用性和便利性，相關人員對信息管理平臺生疏等諸多問題使得檔案信息化建設無法正常地開展下去。

2.2 資金投入不足、重視程度不高

干部人事檔案信息化建設不僅需要專業(yè)管理軟件的支持，還需要良好的硬件設備提供保障，因此在前期對資金投入提出了更高要求。但在實踐過程中，大多數(shù)單位在人事檔案管理方面的預算投入遠遠達不到要求，使得檔案管理信息化受到軟硬件的制約。另外，對干部人事檔案工作的重視程度普遍不足已經(jīng)成為常態(tài)，由于人事檔案管理工作并不與工作效率業(yè)績等直接相關，限制了單位對其的重視程度，這也導致了推廣信息化檔案管理的阻力重重。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

干部人事檔案信息化對于檔案管理人員有著較高的文化素質(zhì)和實際操作能力的要求，硬件軟件的使用培訓和操作指導都必不可少。目前，很多檔案部門都缺乏高技術型人才，自身的檔案管理水平有限。

3 新時代干部人事檔案信息化建設的對策

3.1 轉變管理觀念，提高思想認識

只有單位上下都認識到干部人事檔案信息化管理是一項必要的、影響長遠的工作，對于單位發(fā)展和建設有長期的重要意義，這才能使信息化檔案管理有落地壯大的基礎。因此單位在開展干部人事檔案信息化的工作之前要將這項工作的重要性、必要性、緊迫性包括現(xiàn)實及長遠利益都宣傳到位，將其作為單位發(fā)展工作中的重要一環(huán)，尤其是提升檔案管理人員的觀念認識，使開展工作能積極配合。

3.2 加大資金投入，改善基礎設施

進行干部人事檔案管理的信息化建設需要大量的前期投入，例如軟硬件的投放、操作人員的技能培訓、設備技術的更新等，這就要求單位從源頭重視干部人事檔案管理的信息化建設，加大對于檔案信息化建設的資金投入，改善技術應用的基礎條件，提高相關人員的技能水平，加強信息技術支持和保障，促進干部人事檔案管理工作的信息化和科學化建設。

3.3 強化隊伍建設，提升隊伍素質(zhì)

干部人事檔案管理的信息化建設過程中軟硬件的投入雖然重要，但更關鍵的在于操作這套系統(tǒng)的工作人員，他們才是實現(xiàn)檔案信息化的靈魂和重要環(huán)節(jié)，因此加強相關人員的專業(yè)業(yè)務素質(zhì)、培養(yǎng)既懂電子檔案，又懂電子政務的新的復合型人才成為重中之重。

3.4 保障人事檔案的信息安全

與一般人事檔案信息相比，干部人事檔案信息關系著干部培養(yǎng)、選拔、考察、任用的公平與公正，要堅決避免該過程出現(xiàn)信息偏差。因此，加強信息安全維護尤為重要。一方面，可通過建立信息安全維護系統(tǒng)，加強對相關軟件運行的安全保護，防止信息數(shù)據(jù)丟失;加強對硬件設備保護，通過主數(shù)據(jù)庫和備用數(shù)據(jù)庫方式實現(xiàn)信息備份;通過加密技術、病毒攔截技術、安全網(wǎng)絡防火墻技術提高系統(tǒng)軟件的安全性能，有效預防對相關信息進行篡改的犯罪行為。另一方面，通過標準化的操作與執(zhí)行制度，避免人為信息安全事故。不同層級的干部人事檔案信息管理人員進行授權，嚴格限制管理人員的操作與執(zhí)行權限，并建立嚴格的監(jiān)管制度。

4 結語

總之，干部人事檔案是全面考察與評價干部的重要依據(jù)，能夠實現(xiàn)信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事檔案信息數(shù)字化實現(xiàn)了信息查閱與共享，有效避免了紙質(zhì)人事檔案丟失與損壞;使干部人事管理更為系統(tǒng)化和科學化，有利于形成規(guī)范化的干部人事管理制度。

參考文獻

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