淺談高校人力資源檔案信息化管理系統的建設途徑

摘 要：在本文中，筆者首先對實施人力資源檔案信息化管理系統的重要性進行了分析，接著基于該系統的實施效果與研究現狀，分析了高校人力資源管理中檔案信息化管理系統的重要作用。在人力資源檔案管理中，信息化的建設至關重要，要想促進整個社會的健康發展，必須要使檔案的管理實現信息化。現階段，人力資源檔案管理工作還存在諸多的問題，因此我們需要及時的將這些問題找出來，并制定相應的解決方案，不斷提高人力資源檔案管理工作的信息化水平及其有效性，從而使信息資源實現共享。

關鍵詞：人力資源管理;檔案信息化;高等院校;建設

高校人力資源管理主要指的是通過科學的原理與方法，并結合人才成長的規律以及學校既定的目標來規劃與組織人力資源，妥善協調人際關系與人事關系，做好與教職工相關工作，如聘任錄用、薪資待遇等，進而使高校人力資源利用的效率得到提升、效益得到增加。檔案信息管理作為人力資源管理中必不可少的一個環節，目前已經得到了各大高校的普遍關注。依托自身的優勢，高校人力資源部門需要不斷加快對于人力檔案信息與人力資源的開發及利用。然而對于高校人事檔案工作者來說，當前急需解決的問題就是怎樣加快人力資源檔案信息的運轉，并將其潛在價值充分挖掘出來，從而促進我國高等教育更好更快的發展。

1 高校人力資源檔案信息化管理系統實施的重要性

第一，提升工作效率。對于信息化管理而言，其最大的優勢在于使管理效率得到了提升，信息化的管理方式將計算機網絡系統與數據系統融入了其中，可以依托完善的數據支持技術來管理同類數據。在數據化系統日益完善的情況下，傳統的以人工操作為主的計算與分類工作逐步被取代。依托高效、便捷的智能運算，不僅有助于計算速度的提升，而且能夠將分類出錯的概率降到最低。

通常來說，高校一般會在日常人事管理工作中設置諸多的內容，加之人力資源管理信息比較復雜，因此在進行管理時，往往需要投入大量的時間與精力，導致管理效率越來越低。而借助信息化的人力資源管理，能夠使人力資源管理存在的問題得到有效解決，并依托信息化的技術使人力資源管理者能夠更好的收集相關信息，在提高了信息準確性的同時，縮短了管理的時間，進而使人力資源管理的效率得到了全面提升。

第二，增強高校凝聚力。人力資源管理的信息化建設是指基于對信息技術的應用，充分整合企業各部門的工作人員，并有效提升人力資源分配的合理性，加強企業員工之間的合作，創新工作模式，并引導他們樹立良好的團隊意識，使其積極主動的投入到本職工作當中，進而實現人力資源的信息化發展。

檔案信息管理是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，因此各大高校均需要意識到此項工作的重要性，人力資源部門應借助自身的優勢，積極的對人力檔案信息與人才資源進行開發利用。但對于高校人事檔案工作人員來說，當前急需解決的問題就是怎樣提高人力資源檔案信息的運轉效率，將其潛在價值充分挖掘出來，從而促進我國高等教育以及高校人事工作的健康發展。

第三，開展數字化建設，實現資源共享。現如今，隨著時代的不斷發展，數字化建設已經成為了一種趨勢，其建設狀況能夠直接影響到人力資源信息檔案的建設狀況。在數字化時代下，各項檔案資源能夠得到更加有效的管理。除了與時代化息息相關之外，數字化與我們的日常統籌工作密不可分。不斷加快數字化建設，能夠將電子信息技術、網絡數據庫技術與管理制度有機的融入到資源管理當中，進而使人力資源檔案管理工作變得更加規范有效。

2 高校人力資源檔案信息化管理系統的研究與實施

高校人力資源檔案信息化管理系統主要包括以下兩種研發方式：（1）完全自主研發。對于這種研發方式來說，其優勢在于開發人員比較了解本單位的情況，因而使得前期溝通與采集分析需求的時間得到了節省，并為系統的后期服務提供了可靠的保障。但這種方式同樣存在一大缺陷，即高校必須具備專業的軟件研發團隊，另外正因為是同一單位的人，沒有買賣雙方的合同約束，開發和實施的周期可能會比較長;（2）從軟件公司購置相應的軟件，并根據既定的工作內容與流程來修改，接著再投入到使用當中。該方法的優勢在于買賣雙方可以通過前期溝通，在合同內列入相關事項，確保進度，而且軟件公司的軟件一般都擁有完善的功能。但這種方法的缺點在于后期服務費用較高，延續性風險較大。筆者基于本單位的具體情況，開發并實施了人力資源檔案信息化管理系統。

第一，努力實現軟件功能設計科學合理。軟件功能必須滿足人力資源檔案信息管理多樣化的功能需求，如人事管理功能、合同管理功能、績效考核功能等，與此同時，還需要具備較高的性能。

軟件功能應具備良好的測試性能。研發出的軟件系統必須能夠應用到本單位當中。對于系統軟件而言，要想在日后得到更好的應用，必須使本單位的人力資源檔案信息管理工作的需求得到滿足。

第二，實施過程。總體規劃。在實施項目之前需要綜合分析軟件的功能以及所在部門的工作內容，并對進度安排是否合理、預期目標是否達成進行分析，接著與本部門的具體情況相結合，對系統中的功能權限、工作流程等進行科學的規劃。

數據導入。在整理、錄入以及核對完所有在職員工的人事數據之后，需要在數據庫內導入這些數據，并確保能夠滿足新系統的要求。

人員培訓。通過及時、持續的培訓本部門人員，能夠使他們對軟件的功能與使用方法有一個全面的了解，從而將軟件的作用充分發揮出來。

新舊系統的更迭。在運行新系統期間，為確保數據的延續性與準確性，需要同時使用新舊兩套系統，如此一來，既使得新系統當中的數據得到了檢驗，又實現了新系統與舊系統的更迭。

第三，系統的運行和管理。制定管理制度。通過建立管理制度，能夠確定各崗位的功能、數據權限以及維護數據的具體時間、范圍與方式等，從而使得數據能夠更加準確的變動;使管理員的職責得到了明確，能夠及時的督查各崗位維護其數據，從而使管理制度真正落到了實處。

及時發現并解決問題。在運行期間，受內外部各種因素的影響，系統往往會出現諸多的漏洞，因此要想確保系統持續穩定的發展，必須及時的發現并解決這些問題。

運行狀況的記錄。對于人事信息數據而言，由于它并非固定不變，因此必須做好日常維護信息的記錄，如此一來，當系統發生故障時，能夠及時獲得相應的參考數據。

系統的安全和備份。要保證服務器安全的網絡環境，定期備份數據，從而確保系統始終處于正常的運行狀態。

3 高校人力資源檔案信息化管理系統實施效果

通過實施新的系統，能夠有效改善舊系統中存在的問題，如安全性與保密性不好、統計分析難度大等，新系統主要具備以下幾個優點：

第一，實現了內部和外部的數據共享。在服務器與多個客戶端的聯合作業下，人事處實現了與學校信息中心檔案信息的共享。

第二，實現了人員分類管理。依托合同管理模塊，使人事代理合同、勞動合同及其人員得到了有效管理;借助人事管理模塊，使各類工作人員得到了妥善管理。

第三，實現了分權限管理。將不同的功能與數據權限賦予相關工作崗位的人員，明確其職責，共享檔案信息，有效解決了重復勞動的問題。

第四，實現了工作流管理。基于分權限的管理方式，結合具體的工作流程對各項業務的錄入人員與審核人員進行了設定，確保各項數據能夠得到準確的修改。同時借助即時消息反饋的功能，可以顯示出各種相應的提示信息，如“通過”、“駁回”等，從而促進了無紙化辦公目標的實現。

第五，實現了過程管理。舊的數據管理模式僅以當前信息的管理為主，無法完整的記錄各類歷史數據，如工作履歷、學歷、培訓情況等。借助新型的人力資源信息系統，實現了對涉及教職工職業生涯所有數據的實時管理，促使平面化的人事檔案信息轉變成了立體化的信息，進而使人力資源得到了更加有效的管理。

4 高校建設人力資源檔案信息化管理系統的思考

第一，領導重視是核心，團結協作是前提。要想使各崗位的職責得到明確，不斷提高施工的質量，必須引導領導意識到此項工作的重要性。協作是實施管理的前提條件，因此，只有培養工作人員良好的協作意識，及時的將問題找出來并予以解決，才能使系統得到改善，并將其優點充分發揮出來。

第二，實體檔案材料是依據。對于檔案信息而言，它必須以實體檔案為核心，對檔案及歷史給予充分的尊重。應根據實體檔案對數據庫的信息資料進行維護，以便將更加準確、可靠的數據信息提供給檔案信息化管理系統。

第三，日常的管理與維護是基礎。在信息管理工程中，其開端在于信息系統的建設完成，這是由于人力資源信息并非固定不變的，因此需要及時運行系統，更新數據信息。要想實現信息系統持久穩定的發展，并提升人力資源的管理水平，必須科學合理的進行管理與維護。

5 結語

綜上所述，在信息技術快速發展的情況下，采用信息化管理的行業越來越多，并且均取得了良好的成效。最近幾年，高校人事檔案信息量日益增多，導致傳統的人事檔案管理模式已經無法使人們的需求得到滿足，所以高校人力資源檔案管理人在需要在檔案管理期間加強對于信息技術的運用，使人力資源檔案管理實現信息化，從而將人才信息資源的使用價值充分發揮出來。

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作者簡介：鄢明芳（1967-），女，益陽南縣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案學。