事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析

王紅艷

摘 要：隨著互聯網產業的崛起，大數據和云計算等現代化的電子商務方式開始在日常辦公中興起，現今事業單位針對檔案管理都在進行數字化、信息化的革新，規范化、科學化的管理模式逐漸要求事業單位引入技術進行自主變革，才能促使事業單位提高自身工作效率，實現檔案信息化工作的共享，提升服務質量和辦事效率，推動事業單位膽敢管理的專業化。本文就事業單位檔案管理信息化建設進程中所遇到的問題進行討論，探討能夠優化方案管理的新格局。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題與解決方案

對于事業單位檔案管理來說，其中除檔案本身的收納之外還需要進行合理化分類，由于在檔案管理工作中相關工作人員的素養普遍不高且沒有明確的工作目標，因此導致檔案管理效率低下，無法有效提升服務效率和質量，從而導致檔案管理工作無法取得更高的成效。為了適應現代化的管理模式，就必須在技術支持的基礎上加強工作人員的培養，建立明確的標準和規范，從而推進信息化技術融入事業單位檔案管理工作之中，實現事業單位內部檔案管理信息化建設的目標。

1 事業單位檔案管理實施信息化的重要意義

1）有助于提升事業單位相關膽敢的使用效率。社會經濟、文化、民生不斷發展，事業單位要處理的社會相關事務也就更多了，很多事物都需要建立檔案被保存下來，日積月累案牘也越來越多，僅憑人工的協助已經不能夠面對冗雜的檔案管理環境，針對這種情況就可以引入信息化技術，提升事業單位中檔案的采集、收納、分類和導出能力，不僅能夠提升檔案本身的使用年限，還能保障在有限的空間內進行數據最大化的存儲和利用。傳統的紙質檔案非常容易破損，且不容易長期存放，如果出現事故就容易產生損毀，如果使用信息化技術則可以有效降低管理成本和存放空間成本，不僅能夠降低檔案管理中的相關投入，還能有效降低檔案丟失或者損毀的風險，實現檔案保存期限的延伸。尤其是計劃生育或者婦幼保健類的相關信息，這類信息關乎個人的一生，需要長時間的保存，并且需要隨時調取，利用信息化技術就能夠占用最小的公共空間進行最大限度的信息保存。

2）有助于提升事業單位的服務效率和質量。在紙質檔案管理時期，事業單位需要很多人力、物力和財力進行檔案管理工作，如果需要查詢某一項相關的檔案內容就需要借助目錄進行繁瑣核對查詢，而且由于大部分檔案管理工作使用的方式是人工審核，因此如果信息存在重復或者誤記就會造成檔案的遺失，導致記錄不夠準確。但是信息化的檔案管理方式就能有效提升檔案建立和查詢的效率，在檔案建立過程中可以直接進行標準化的錄入工作，信息采集能夠實現標準化、一體化，按照固定的模板進行數據收集最大限度地保證數據收集的完整性和切實的針對性。如果需要進行相關數據的查詢，也不需要興師動眾翻閱，而是簡單地通過數據的鍵入進行有效搜索和查詢，不但更加便于操作，還能大幅度節約使用者搜尋信息的時間。尤其在現今的技術條件下，信息化技術還能提供多平臺的信息共享，只要獲得同步授權就能夠調出數據，從而保障檔案快速交互使用，當需要紙質文件證明時也可以直接復印出相關資料，直接進行交互，節省成本的同時也節約了管理者和被服務人員的時間成本[1]。

2 事業單位檔案信息化管理面臨的問題

1）缺乏資金支持。現今事業單位檔案管理的信息化處理還處于初級階段，不少事業單位還沒有進行相關的系統設備投入，資金卡在瓶頸處，導致檔案信息化管理無法有效落實，降低了事業單位信息化管理的步伐，只有保障了資金來源，建立了相關系統，保證穩定的投入和支持，能夠促使事業單位檔案信息管理穩步發展。

2）事業單位缺乏專業的檔案管理信息化人才。事業單位工作人員普遍的年齡都比較大，對于新事物的接受能力有所欠缺，在面對檔案管理信息化系統建設時難免會出現業務能力或者技術水平不夠的問題。檔案信息化管理也沒有具體的培訓機制和錄取標準，無法有效招募相關專業人員進行專業化培訓，這就導致事業單位檔案管理人員受到極大的限制，無法切實落實檔案信息化管理章程，推遲了整體信息化管理的建設進度。另一方面，事業單位對于本身招募的檔案管理人員未進行相應的考核工作，不能提升檔案管理人員的管理水平，使得檔案信息化管理無法切實得到實施，不能激發檔案管理人員的工作積極性。既不能招募專業型人才，也不能培養現有人才，導致形成惡性循環，無法滿足信息化檔案自身使用的專業性[2]。

3）缺少穩定的管理平臺。事業單位本身的檔案管理信息化平臺還處于建設之中，沒有能夠發揮出信息化平臺本該擁有的效率，現行的平臺大部分是設立為企業服務，其安全性和容量達不到事業單位應用的標準，事業單位中的相關系統不能形成有效的信息交互和鏈接，阻礙了檔案信息化管理的進程。加之互聯網發展速度和更新迭代的速度，但是事業單位沒有抓緊更新機會，導致在檔案管理和抗風險能力方面沒有必要的準備。

3 事業單位檔案信息化管理的解決方案

1）加強檔案管理人員的培訓工作。事業單位如果想要快速提升檔案管理人員水平，首先要對原有的檔案管理人員進行定期的培訓與考核，將考核成績與自身的職稱和工資水平掛鉤，充分利用事業單位的號召力和培訓機制，全面提升檔案管理人才的專業素養，同時，為了更好地提供發展平臺，還可以專設一部分崗位便于檔案管理人才進行有效晉升，提升在職的檔案管理人員學習主動性，激勵檔案管理人員發揮自身學習水平，提升檔案管理信息化的建設速度。本身的招募渠道之外，事業單位還可以經由多種渠道向社會招募相應的檔案信息化管理人才，提升事業單位自身的科技實力，依靠先進的信息技術提升檔案管理的整體水平。

2）提升事業單位中檔案管理設備水平。針對檔案信息化管理對于設備的要求，審批專項資金進行電子系統與互聯網通信相關設備的建設，引進相應的軟件技術，將陳舊的設備和系統更新迭代，聯合社會單位升級信息管理技術，從而提升檔案管理的安全性和效率，保障機械硬件在使用過程中具有便捷性和持久性[3]。

3）建立完善的檔案信息化管理制度。事業單位要建立完整的檔案信息管理制度，為信息化的有效管理提供規章制度上的一句，根據自身情況制定出切實有效的管理制度，并且在建立制度后建立專門的監管部門，有效防治檔案管理信息化制度實施過程中產生的紕漏，及時修訂管理工作中可能出現的失誤，以一崗雙責制度明確檔案管理人員的職責，從而發揮團體力量，推進事業單位中檔案信息化管理進程[4]。

4）針對檔案管理信息化進行長期規劃。信息化建設是一個長期且內容冗雜的建設工程，不僅需要領導層的支持，還需要相應的資金支持和人員輔助，味蕾提升整體的檔案管理水平和效率，需要進行長期、穩定的時間投入，以便于高效地為人民群眾進行服務。

4 結束語

隨著互聯網的飛速發展，現今各行各業在辦公中都開始使用信息化技術，相關的智能化應用也開始體現在社會的方方面面，而其中影響較大就是事業單位的檔案管理工作，這也成為社會技術發展的必然結果，而對于檔案管理信息化對事業單位也具有規范化、科學化工作內容的意義，因此具有相當的重要性。

參考文獻

[1]徐海燕.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.

[2]柯曉燕.基于提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2019（3）.

[3]楊靜.事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究[J].中國管理信息化，2019（6）.

[4]楊元理.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考分析[J].明日風尚，2018（15）.