基層工作人員檔案管理意識的培養

邱朝霞

摘 要：隨著我國日益強大，經濟和民生等管理領域都在飛速提升。就目前來看，我國基層工作人員檔案基數逐漸增多導致我國基層檔案管理的壓力越來越巨大。當前基層工作人員檔案管理意識在工作內容、手段、方式、方法上并不是非常順暢，這也對的現代檔案管理體系的發展造成了一定的影響，從而制約了基層檔案管理工作。因此，我們必須對基層工作人員檔案管理意識的培養進行系統研究，提出對策捋順檔案管理工作。

關鍵詞：基層;檔案;工作人員;管理意識

1 基層工作人員檔案管理意識存在的問題

1.1 檔案保存意識差

基層工作人員進行檔案工作時不具備檔案保存意識，有時上級會讓下級部門準備各種材料，但這些材料很少在部門內多留一份作為檔案保存，所以很多時候，當工作需要這些材料時，只有去上級部門查詢，這不僅使工作難以順利進行也很費時;或者只能依靠記憶來尋找這些檔案信息，這也會耽誤時間，并可能導致錯誤。雖然有些部門知道再次保存使用過的數據，但對這些檔案管理不好。檔案管理混亂，雜亂無章，沒有按時間或類型順序分類。所以當我們需要這些材料時，我們需要它們。當有資料時，只能漫無目的地搜索，這不僅浪費了工作時間，而且增加了額外的工作，造成不必要的麻煩。

1.2 檔案管理專業意識差

有時，當檔案量較大時，會從高校招收一些兼職大學生，對其進行整理。作為檔案管理者，他們必須了解人事檔案的重要性。但在檔案管理中，檔案相關管理人員每天都面臨著大量的檔案資料。工作過程是單一的，枯燥的，或多或少會有武斷和應付的工作情緒，從而導致檔案資料的轉移等。在檔案的保管過程中，存在著一些損壞甚至丟失的情況。做好兼職人員的崗前培訓工作。就個人而言，檔案管理的人員比一般管理人員更需要專業性。但是，也有一些情況是人員配備不足，找一些兼職人員代替，因為兼職人員的專業技能和業務水平都比較差，不可避免地缺乏對檔案管理的認識，甚至認為檔案是幾張廢紙而不重要，這就導致了檔案管理過程中的檔案丟失經常發生。檔案管理人員的管理專業性不高，缺少復合型人才，除了對傳統檔案管理知識足夠專業，還應具有計算機技術、信息技術等知識、技能。從事檔案管理的人員，應當比從事一般人事檔案管理的人員更加專業，主要原因是檔案管理需要適應市場需求。

1.3 基層工作人員檔案管理水平有限

目前，基層工作人員檔案管理水平有限，基層檔案管理還沒有充分發揮檔案管理信息傳播主渠道的作用。檔案的提供方式單一，缺乏基礎性工作。此外，鑒于目前管理分散無序、缺乏系統化的檔案信息管理的現狀，導致社會服務效率低，檔案管理的負擔繁重。目前，檔案管理部門現代化水平不高，管理不科學、不規范，導致檔案混亂、缺失、意見很多，其硬件設施基本達到了要求的水平，但軟件方面仍存在不足。然而，與人才市場相比，勞動力市場在這方面存在著巨大的差距，經驗不足，檔案信息管理落后，如果基層工作人員檔案管理水平不高，它必然無法適應快速檔案管理發展趨勢。

2 培養基層工作人員檔案管理意識的對策

2.1 對日常工作中檔案管理的重要性提高認識

目前，我國基層部門檔案管理存在一系列問題。這些問題的存在是基層員工對檔案管理和數據管理認識不足造成的。在日常工作中，會形成一些文件和資料。這些資料也是檔案的一種形式，在實踐中也具有參考和憑證的功能，對于基層部門和單位正常開展日常工作十分重要。日常工作中形成的各種文件、資料信息和工作記錄。如果保存不好，類似工作一旦需要借用和參考，就會缺失檔案信息，這將影響正常工作。例如，在進行醫療檔案管理工作中，通常是定期的掛號審查，這是對醫院質量、管理等方面的全面、有效的評價，這要求在日常工作中的資料必須完整、真實，同時也要保證資料的完整性。這些數據。尤其是完整性，如果信息不完整，將對醫院評審的順利進行產生一定的影響。另一方面，它將從源頭上影響歸檔的質量。基層部門每年都要歸檔。在這項工作中，檔案室應按照要求的歸檔要求和范圍整理歸檔。然而，由于許多基層員工沒有進行相關培訓，他們普遍缺乏檔案管理的意識和常識，這直接導致了檔案管理的質量和基層部門的檔案工作不是特別高。一般來說，如果部門或員工有很強的責任心，他們會按照檔案的要求進行歸檔和管理，責任心越強，他們會與檔案進行溝通，把更有價值的資料歸檔;如果基層部門或員工有很強的責任心，他們會根據檔案的要求進行歸檔和管理;如果缺乏工作經驗和相關的成就和責任。他們只能以適當的方式完成任務，有些甚至不能完成任務。更重要的是，一些基層部門缺乏專業知識，導致他們不知道哪些材料需要歸檔，哪些材料不需要歸檔，很容易造成有價值的材料丟失，也使員工做一些無用的工作，浪費時間和精力。

2.2 加強檔案管理人員的培養

1）政治意識培養。從傳統的檔案管理模式向檔案信息化管理模式的轉變和適應社會的過程。在這一過程中，模式變遷的演變過程必然伴隨著檔案管理者政治意識的提高。檔案屬于國家所有，應當依照國家有關法律、政策進行管理，所以加強檔案管理人員的培養首先要加強政治意識培養。作為檔案工作人員，在政治思想上要與國家政策高度統一，在工作中要有較強的政策性。因此，要培養檔案管理人員及時接收和學習黨和國家提出的政策信息的積極性，對于需要保密的檔案信息，作為檔案管理員，必須具有高度的保密性和責任感，這也是保障流動人員檔案管理信息發展安全的前提。

2）業務意識培養。檔案管理崗位具有流動性強、兼職人員多的特點。如何達到統一一致的檔案管理制度，只有在內部進行統一的業務意識培養，才能更快地取得成效。現代科技檔案工作者需要精通檔案的收集、整理、鑒定和保存，對學科或技術方案、技術路線有詳細的了解各種技術文件的內在聯系和因果關系，具有較強的實踐能力。除了基礎知識、基本原理等理論的培訓外，還應在培訓課程中增加收集、歸檔、分類、識別、分類、檢索等實踐環節的意識培訓，使檔案管理人員具有較高的專業素質，原則上在招收檔案管理人員時，應要求其持證上崗，或通過內部培訓，取得統一的檔案管理證書，防止檔案管理人員素質參差不齊的現象。

3）信息意識培養。從現代化的角度來看，在檔案管理工作中急需一些既有豐富的檔案管理知識、經驗又具有網絡信息處理能力、網絡通訊等信息化技術的復合型人才的加入。建立人事檔案網絡服務，熟悉電子文件和光盤的形成、保護和利用，促進檔案數據庫的發展。在信息管理系統模式下，建立檔案數據庫和檔案資源共享平臺，統一收入和整理檔案，實現檔案的集中管控。當前，隨著信息技術的飛速發展，為了使檔案管理工作不再繁重和繁瑣，提高檔案管理人員的綜合素質和能力，加強信息意識培養是保證檔案管理現代化的關鍵。

3 結語

當前，經濟全球化程度越來越高，基層檔案管理的效率和質量壓力也越來越大。檔案管理是基層部門管理的核心，只有通過改進才能實現，從源頭上解決基層檔案管理問題。因此，必須重視基層工作人員檔案管理意識的培養，所以高層必須要重視政治、信息、業務這三方面的意識培養，為提高基層檔案管理工作人員整體素質指明了方向。

參考文獻

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