淺談新形勢下的國企接待工作

李永杰

【摘要】企業接待工作是指企業在公務活動中對來訪人員進行接待、迎送、聯系、咨詢等管理活動。隨著社會經濟的快速發展，商業，技術，經驗，企業間信息交換越來越頻繁，接待工作在企業中的地位越來越重要，它不僅是企業的“窗口”和“門面”，并實現多領域、多層次、綜合性企業外部合作與溝通的“橋梁”和“聯系”。

【關鍵詞】新形勢;國企;接待工作

一、制定接待計劃

面對接待工作，我們要提前做好一定的安排和計劃，避免一些突發事件的發生，從而影響接待工作。首先，根據來賓的人數，職務，性別等相關的情況制定相關接待計劃，比如我們可以根據來訪人員對應的職務來確定接待工作的規格，例如相關陪同人員的選擇，來賓領導所對應的企業領導來進行接待。另外，就是來賓住宿和就餐的安排，考慮來賓的飲食習慣和自身企業的承受能力來選擇適合的場合，做出相關的計劃。最后，要合理安排日程，對每天的活動和工作安排做一個適當的規劃，讓來賓工作和勞逸相結合，能夠擁有一場比較滿意的來訪體驗。在接待計劃的制定和安排中，要涉及迎接，陪同，送行等全過程接待服務，進行精心的策劃和設計，關于每一項的接待工作，必須要進行方案的策劃與制定，這是我們企業做好接待工作的一個前提。

二、做好接待準備

（一）了解來訪客人具體情況

首先公務接待人員需要對來訪客人的實際情況進行詳細的了解，需要能夠準確的了解來訪客人的性別、年齡、來源地、民族、身體狀況、飲食禁忌等詳細信息。對于來訪客人的情況進行綜合考量，根據來訪客人的實際情況，進行周全的安排，需要充分考量客人的生活習慣。例如南方和北方在飲食上存在很大差異，接待來自不同地區的客人需要安排適合客人口味的菜品，安排就餐時，需要在菜品上凸顯地方特色，如重慶人喜食辣，在接待重慶來訪客人的時候，可以多準備偏辣菜品。在住宿環境上，需要從光線、濕度、噪音程度等多方面進行考量，對于不滿意自己住宿環境的來訪客人需要及時進行更換，盡量做到細致周到。這些小細節處理起來雖然繁瑣麻煩，也容易被忽視，但是小細節帶給來訪客人的影響十分巨大，細小的差錯，極容易帶給來訪客人對企業的不好印象，甚至影響到來訪任務的進行。因此每一次公務接待工作都需要以人為本，需要更加重視細小之處，需要將細節做到精確，將微不足道的小事當成一件大事去完成。公務接待人員需要盡心盡力去工作，用自己的耐心和細心去對待每一個工作細節。

（二）加強企業內部之間的合作

在企業中，如果遇到比較大型的公務接待，需要企業內的全體員工共同合作，需要企業中各個部門進行通力合作。因此企業內部需要營造團結合作的共事氛圍，讓全體員工都能樹立集體意識和企業形象意識，提高企業凝聚力，互幫互助，團結合作。在公務接待工作開始之前，需要對接待流程進行推演，避免對接待流程中細節的疏忽，避免接待工作出現紕漏，需要將接待工作中各個環節交給專人負責。

（三）全面反思工作

在接待工作完成之后，我們要根據反饋和工作中遇到的種種情況，及時的進行反思和總結，這樣才有利于不斷的改進工作，提高我們企業的接待水平，而不是過去的錯誤一直在重復和進行，工作沒有提高。關于工作的反思和總結一定要深刻和認真，而不能只是從表面分析問題，并且要接受和改正工作中的失誤，在今后的工作中采取更好的方法和策略，提高接待的質量和效率。例如，在接待工作的完成之后，企業可以進行接待工作總結，接待記錄的填寫，召開總結大會，要員工撰寫書面的總結材料等，這些都有利于我們接待工作水平的提高。

三、如何在新形勢下做好國有企業的接待工作

新形勢下，做好國企接待工作要從建章立制、精細管理和過程監督三個方面做工作。建章立制是事前管理，有了規章制度開展接待工作的業務部門就有章可依;精心管理是事中管理，要求制定接待方案，確保面面俱到;過程監督是事后管理，要在接待工作完成后，對接待工作進行事后檢查，確保制度得到有效執行，對違規的接待進行責任追究，確保規章制度的威懾力。

（一）建章立制，確保新形勢下國企接待工作有章可循

根據接待工作實際需求，國企接待工作應建立制度分為事前審批制度、具體接待工作中執行的規定以及事后的監督制度。（1）建立接待審批制度，杜絕工作中違規的接待任務事項。事前的監管機制的建立能有效地避免違規的接待，所以國企的接待工作的規章制度，應有或者包含接待審批制度。該制度對是否開展接待工作、如何開展接待工作進行約束，確保在接待開展前要得到主要國企領導的批準同意，并留有相關的電子記錄或者紙質記錄，確保備查。（2）建立接待管理規定，明確接待各環節的具體指標要求。接待管理規定是接待制度的主體內容，一般分為總則、總體要求、級別分類及要求、食宿行安排及要求、費用管理及要求、宣傳保密管理及要求和附則。此項制度從接待工作的各個環節和各項內容對接待工作進行規定，確保國企的接待工作符合中央和地方的政策，有效地保障國企接待工作合法合規的開展。（3）建立事后監管機制，形成接待回頭看的過程監督機制。制度的制定是為了確保制度得到有效的執行，要確保國企接待制度的有效執行，必須有相應的監管機制。制定國企接待工作的監管機制，確保有相應的責任部門，對國企開展的接待工作進行定期和不定期的檢查，對違規的接待進行相應的處罰，形成制度的威懾力，確保國企各項接待工作的各項制度得到有效的執行。

（二）精細管理，確保接待過程中各工作環節無懈可擊

接待工作是為國企經營生產活動服務的，要做好這項服務工作，一定要有精益求精的工作精神，力求做好接待工作中的每一個細節。通過制定接待方案明確接待工作中的內容和職責，根據業務部門與來賓的溝通，確定接待的內容，制定接待方案，在接待方案中明確每項工作內容的責任部門、責任人和責任領導，并對工作內容的具體要求進行細化，確保責任明確、指標明確。通過做好接待工作的細節提升來賓的滿意度。接待工作中的細節問題，往往是提升接待工作滿意度的關鍵，如夏天和冬天的室內溫度;如來賓的民族和對菜品的口味以及葷素要求;如外賓對各種顏色的忌諱;如接待用車中備有飲用熱水等等細節問題是接待工作中應該關注的問題。通過接待人員的培訓提高接待工作水平，接待工作中涉及諸多方面的內容和細節，需要有精益求精的工作精神，才能確保完美地完成，這就需要通過對接待工作人員進行接待業務的培訓，提高接待人員的業務水平。