現代辦公技術對檔案管理的影響與方法

謝媛青

摘要：隨著經濟和科技不斷迅速的發展，現階段我國已經步入信息化時代，對我國現代辦公技術有著十分重要的影響，它成為了檔案管理工作的常態，使其由原來的紙質形式轉變成為了電子文件，它雖然為現代辦公技術中檔案的管理有著一定的作用，但是，它也為傳統的檔案管理帶來了新的挑戰，對此，需要針對現代辦公技術對檔案管理工作的影響和對策展開進一步的分析。

關鍵詞：現代辦公技術;檔案管理;影響;方法;對策

現代辦公技術下的檔案管理工作，主要是指計算機和計算機系統的檔案管理工作，相比于傳統的檔案管理而言，現代辦公技術下的檔案管理具有眾多的優點，它能夠將文件和檔案在計算機等相關的設備上進行傳輸和分享等等，突破了空間的局限性，也為人們的日常辦公帶來了一定的便利條件。

1.現代辦公技術對檔案管理的影響

1.1改變了傳統的檔案管理方法

現代辦公技術下的檔案管理，它使傳統的紙質文件逐漸轉變成為電子文件，這就是對檔案管理形式的一大創新。相比于傳統的紙質文件而言，電子檔案它是以載有軟件、光盤的形式為主，它能夠在計算機上完成一些起草、修改、審核和簽發，并能夠通過計算機將檔案資料進行分類以及展開多角度的組合等等，這種電子檔案管理形式，為現階段的檔案管理領域提供一定的發展空間[1]。

1.2改變了檔案管理工作者的要求

在現代辦公技術的背景下，對檔案管理工作者的管理方式和專業知識都提出了一定的要求，它不僅需要檔案管理者具備一個現代化素質，而且它還需要檔案管理者掌握一定的知識，例如：對辦公技術、電子文件整理技術、信息保護技術以及計算機病毒防止技術等等。

2.加強現代辦公技術對檔案管理的方法和策略

2.1做好電子文件的歸檔和保存工作

要想做好對電子文件的歸檔和保存工作，首先，就需要相關的檔案管理人員加強對檔案記錄和查證記錄的管理，使檔案管理人員意識到電子文件的歸檔和保存工作的重要性，通過有效的方式和途徑，盡量避免檔案在管理過程中出現丟失和被篡改的現象發生，在此基礎上，要確保檔案的完整性和整潔性。其次，需要檔案管理人員做好與原件區別的工作，正確對原件進行管理的保護，它能夠在一定情況下，對文件通過技術處理起到一個安全保障的作用。例如：為了加強對電子文件的歸檔和保存工作，可以在計算機上對歸檔的檔案資料設置成“只讀”的形式，這樣既可以讓相關的人員閱讀到檔案資料的內容，也有效的避免和減少了因檔案資料隨意被人們篡改事件的發生，確保了檔案資料內容的準確性，為檔案資料提供了安全性的保障。最后，需要相關的檔案管理人員做好對檔案的歸檔和保存工作。除此之外，氣候和天氣等因素會對計算機造成一定的影響，要求檔案管理人員隨時觀察計算機房溫度以及濕度的變化，避免和減少對計算機硬件和軟件的損壞，使計算機能夠正常運行，使檔案管理工作能夠順利的進行[2]。

2.2提高檔案管理工作者的現代化素質

檔案管理工作者的現代化素質對檔案的管理有著十分重要的影響，它對電子檔案管理工作是否能順利的進行和開展之間有著密切的聯系，對此，要不斷的提高檔案管理工作者的現代化素養，不僅需要檔案管理工作人員需要具備良好的政治素質，而且在此基礎上，還需要掌握專業的知識，以及具備相關的技術，像：收集資料和整理資料，以及對相關信息進行現代化的處理等等[3]。例如：可以定期的組織檔案管理工作人員一起進行相關的培訓活動，通過多方面、多途徑和多層次展開對相關人員的技能培訓，這樣不僅能夠使檔案管理人員加強自身的現代化素養，而且還能夠掌握更多、更先進的檔案管理理念，使檔案管理工作者能夠緊跟時代發展的腳步，從而促進檔案管理領域的整體發展。

2.3電子文件與紙質文件進行雙套管理

雖然現階段電子文件發展十分迅速，也為檔案管理工作提供了一定的便利，但是，當前電子文件無法全面的替代傳統的紙質文件，電子文件在制度管理和方法上仍然存在一定的漏洞，需要逐漸對檔案管理進行全面的提升，并不斷的完善檔案管理的制度。對此，需要將電子文件與紙質文件進行一個全套的管理，它能夠為檔案管理提供一定的安全保障，使兩者之間能夠一一對應，在這個過程中，需要檔案管理人員加強對傳統紙質檔案的管理，這樣一方面不僅可以在電子文件丟失的情況下，還能夠找出備用的紙質檔案，保證相關工作能夠順利的進行和開展。

結束語

綜上所述，新階段信息時代中，各行各業的發展、工作形式以及工作內容都受到了影響，尤其是在檔案管理工作中，無論是在工作方式上，還是在工作內容上都是以信息管理層面為基礎，對此，需要我們跟緊時代發展的腳步，不斷的完善現代辦公技術下的檔案管理，重視對相關技術人才的培養，并且加強對制度的管理，促使檔案管理能夠可持續發展。

參考文獻

[1]楊少云.淺論企業檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務.2016（11）

[2]柴惠賢.企業檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2016（08）[7]章莉.論企業檔案管理工作的重要性研究[J].辦公室業務.2016（19）

[3]肖艷.探析企業檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業務.2016（21）