中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式研究

馬駿

摘 要：學(xué)校的檔案承載著學(xué)校的歷史發(fā)展，是學(xué)校重要的信息資源和教育資源，是實現(xiàn)學(xué)校科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。近年來，隨著教育的不斷深化和改革，中學(xué)檔案管理工作也逐步受到重視，特別是信息化在檔案管理中的運用。本文主要針對現(xiàn)階段中學(xué)生檔案管理工作中的問題進行分析，并就如何提高中學(xué)檔案管理工作的效率提出了自己淺顯的觀點，以期與更多的教育工作者，共同探討中學(xué)檔案管理的措施，提高中學(xué)檔案管理水平，促進教學(xué)質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理;工作問題;工作效率;提升方式

伴隨信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理的工作方式已經(jīng)不再適應(yīng)時代的發(fā)展。中學(xué)檔案管理的工作方式必須得以創(chuàng)新，運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化手段，幫助中學(xué)檔案管理工作者更快地實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，提高當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的工作水平和工作效率。

一、中學(xué)檔案管理工作問題和現(xiàn)狀

近年來，隨著教育的不斷改革，學(xué)校開始逐步重視中學(xué)檔案管理工作，但是依然存在諸多問題，使得中學(xué)檔案管理工作的效率比較低下，不僅影響了中學(xué)的教學(xué)質(zhì)量，同時也阻礙了學(xué)校的發(fā)展。問題歸納為如下幾點。

（一）資金和人力的投入不足

檔案管理工作關(guān)系到學(xué)校的整體管理，雖然我校已經(jīng)十分重視檔案管理，但是因為資金和人力的不足，導(dǎo)致檔案收集存在一定難度。從目前的來看，學(xué)校的檔案管理制度多為職責(zé)和流程框架等相關(guān)內(nèi)容，缺少明確的職責(zé)劃分，并且缺少反饋機制，當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)檢查工作時才能發(fā)現(xiàn)問題，這樣就導(dǎo)致檔案管理的效率降低。學(xué)校的檔案分類較多，如文書檔案、教學(xué)和教師業(yè)績檔案、基建檔案、會計檔案以及聲像、實物檔案，設(shè)計學(xué)校的方方面面，由于人力不足，檔案管理人員工作量大，就容易出現(xiàn)疏漏，若遇到哪一個環(huán)節(jié)或者人員松懈，就會導(dǎo)致檔案管理工作無法有序開展，直接影響學(xué)校的管理和發(fā)展。

（二）檔案管理人才的培訓(xùn)欠缺

檔案管理作為管理的一個專業(yè)模塊，想要做好檔案管理工作，必須聘請專業(yè)的檔案管理人才，才能使得檔案管理工作順利開展。但在實際的中學(xué)教學(xué)過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平需要得到進一步提升。尤其是伴隨著智能化的推廣，如果檔案管理人員因循守舊，固步自封，那么檔案管理工作就難以實現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化，哪怕有專業(yè)的檔案管理人員，也難以發(fā)揮檔案管理的最大效用。因此，對現(xiàn)有的人才進行規(guī)范化的培訓(xùn)十分必要。雖然檔案管理是由專人負責(zé)，但是因為學(xué)校老師對此不甚了解，在工作中容易遺漏信息，對其進行培訓(xùn)，他們在日常工作中就可以做好檔案信息的收集工作，方便檔案管理人員整理，確保信息的真實和完整。

（三）規(guī)章制度流于形式，重藏輕用

中學(xué)檔案管理對于學(xué)校的發(fā)展以及學(xué)校的教學(xué)管理有著重要的作用，它對于學(xué)校的發(fā)展，從建立、形成、發(fā)展過程中的變化等能如實的進行記錄，是學(xué)校的重要資源，最為寶貴的財富之一。學(xué)校的檔案一部分很好地記錄了學(xué)校的教育經(jīng)驗以及教育成果，體現(xiàn)了學(xué)校當(dāng)時的教學(xué)水平。但是縱觀中學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，中學(xué)檔案管理沒有建立完善的規(guī)章制度，即使有相關(guān)制度，也多半流于形式，檔案室的管理十分混亂，沒有進行科學(xué)的管理分類。對于檔案的價值以及開發(fā)利用功能不夠重視，普遍存在重藏輕用的情況，未能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)以及教育職能，沒有起到檔案管理真正的作用。

（四）現(xiàn)代化程度有待提高

社會在發(fā)展，時代在進步，中學(xué)的教育也跟上了時代的發(fā)展，現(xiàn)代化的教育方式普遍應(yīng)用在中學(xué)的教育上。然而中學(xué)檔案管理卻十分的落伍，沒有跟上現(xiàn)代化的發(fā)展要求。無論是從檔案管理室的陳設(shè)、檔案管理的設(shè)備還是檔案管理的手段依舊像一個“裹腳老太太”，沒有順應(yīng)時代的發(fā)展。

二、提升中學(xué)檔案管理工作效率的有效措施

（一）增加檔案管理的資金和人力投入

學(xué)校檔案管理中要對其分類進行有序歸檔，就需要人力與資金的注入。招聘檔案管理專業(yè)人員，根據(jù)學(xué)校檔案分類進行專類專人負責(zé)，如文書檔案，可以讓了解辦公室、教導(dǎo)處等工作的人員擔(dān)任，并進行上崗培訓(xùn)，可以每月匯總一次，并進行標(biāo)序，然后以文字方式反饋給直屬領(lǐng)導(dǎo)，于次年6月底歸檔。配備檔案管理組長，制定相關(guān)制度與流程，如檔案分類方案和編號辦法等，并定期對組員進行培訓(xùn)。根據(jù)檔案工作的分類和教務(wù)進行對接，如上課的聲像資料、學(xué)校活動的影像資料等，對參與這些項目的老師或者學(xué)校工作人員進行檔案管理培訓(xùn)，為檔案管理人員的收集工作奠定基礎(chǔ)。

（二）完善相關(guān)管理制度，科學(xué)管理，提高檔案資料的利用價值

學(xué)校檔案管理必須建立和完善相關(guān)制度，以便工作人員工作時有章可循、有法可依。學(xué)校應(yīng)引進相關(guān)的專業(yè)人才制定科學(xué)的制度，針對檔案管理的各個環(huán)節(jié)和流程制定行之有效的管理措施。如檔案案卷形成的全過程、檔案的有序管理以及檔案的檢索功能等。在這個過程中，學(xué)校要引進先進的技術(shù)和設(shè)備，運用現(xiàn)代化計算機技術(shù)以及信息化手段輔助檔案管理，以達到科學(xué)管理的目的。完善的制度，專業(yè)的人才有助于學(xué)校開發(fā)檔案的利用價值，學(xué)校只有在檔案管理中“嘗到甜頭”，意識到檔案管理工作的重要意義，才會更加重視檔案管理工作。關(guān)于檔案管理的利用價值可以從幾個方面進行入手，首先，是為學(xué)校當(dāng)前的一線教育以及科研工作服務(wù)，通過檔案中資源和重要資料的運用，幫助一線教育提高教學(xué)質(zhì)量，促進學(xué)校科研工作。其次，是為社會服務(wù)，利用檔案管理工作，向社會展示學(xué)校的風(fēng)采風(fēng)貌，提升學(xué)校的知名度。

只有明確好中學(xué)檔案管理的作用，并針對檔案管理的現(xiàn)狀以及問題進行分析，有效解決問題，才能更好地提升中學(xué)檔案管理工作水平，提升工作效率。

參考文獻

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