以檔案管理促就業(yè)服務(wù)的探索

摘要：檔案工作在大學(xué)生就業(yè)過程中具有重要的推動(dòng)作用，要充分發(fā)揮以檔案管理促就業(yè)服務(wù)的作用，就要以就業(yè)為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理職能，創(chuàng)建檔案管理模式，打造檔案特色。

關(guān)鍵詞：高校 就業(yè) 檔案

大學(xué)生就業(yè)工作是高等教育的重要工作之一，也是教育行政部門的中心工作。要完成好這項(xiàng)工作需要各方面、各部門發(fā)揮其應(yīng)有的作用，其中，檔案工作在促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)方面也具有重要的作用。隨著高等教育的“并軌”，大眾教育逐漸取代了精英教育，大學(xué)生數(shù)量越來越多，檔案數(shù)量也相應(yīng)增加。在大學(xué)生就業(yè)過程中，檔案是不可或缺的一項(xiàng)重要內(nèi)容。作為檔案管理工作者，只有提高對(duì)高校的學(xué)生檔案重要性的認(rèn)識(shí)，才能以優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)工作，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)工作。

一、以就業(yè)為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理職能

高校的大學(xué)生檔案收錄資料主要包括學(xué)生的學(xué)籍、成績單與黨員或團(tuán)員材料等，這樣的檔案模式是長期延續(xù)下來的，當(dāng)然有其合理性。但是，如果從有利于大學(xué)生就業(yè)這個(gè)角度看，這種檔案形式就顯得片面、單一了。為了發(fā)揮檔案對(duì)就業(yè)的促進(jìn)作用，檔案管理人員應(yīng)該更新觀念，把檔案建設(shè)與管理中學(xué)生的主體地位凸顯出來，檔案管理教師與學(xué)校等部門要強(qiáng)化服務(wù)職能，圍繞學(xué)生的就業(yè)做好服務(wù)。無論是高校的檔案管理人員，還是教育行政部門的檔案管理工作者都要及時(shí)地轉(zhuǎn)變工作職能，把以強(qiáng)化檔案服務(wù)促進(jìn)就業(yè)作為中心工作，以檔案管理創(chuàng)新帶動(dòng)大學(xué)生就業(yè)工作。要把“服務(wù)就業(yè)”作為工作的指南，確保檔案中充分展現(xiàn)學(xué)生的知識(shí)、能力、成績等，同時(shí)保證檔案的嚴(yán)肅性與機(jī)密性。還要教育學(xué)生，使他們知道檔案對(duì)他們未來就業(yè)甚至整個(gè)職業(yè)生涯的重要性，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，讓他們用實(shí)際行動(dòng)“建設(shè)”自己的檔案。

二、以就業(yè)為導(dǎo)向創(chuàng)建檔案管理模式

為了讓檔案工作更好地服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，就要避免以往工作存在的弊端。首要注意的就是檔案的“一言堂”問題，即長期以來檔案工作中的“報(bào)喜不報(bào)憂”現(xiàn)象。只要學(xué)生沒有違紀(jì)現(xiàn)象，那么，檔案工作就按固定的程序固定的語言進(jìn)行“空白”的“填寫”，由于這種檔案缺乏生動(dòng)的個(gè)性，所以用人單位一般也不會(huì)重視。這種檔案很難從中了解到學(xué)生的在校表現(xiàn)，對(duì)其個(gè)性、特長等情況的記錄也不夠明晰。這樣既無法幫助用人單位更好地了解學(xué)生，從而促進(jìn)就業(yè)，也無法使檔案發(fā)揮對(duì)學(xué)生的激勵(lì)作用。因此要注意改變單一、保守的傳統(tǒng)檔案模式。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和國民經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，整個(gè)社會(huì)都發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。高校檔案管理與教育行政部門的檔案管理要在保持檔案真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性的基礎(chǔ)上，凸顯檔案的靈活性。要記錄學(xué)生的表現(xiàn)。并以此逐漸地形成規(guī)范性與靈活性并重的檔案管理模式。

為了使檔案工作更好地促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)工作，除了要注意上述問題外，還要對(duì)大學(xué)生檔案材料構(gòu)成做出調(diào)整與充實(shí)。要保留對(duì)大學(xué)生基本信息的錄入和原來檔案中的合理成分，在此基礎(chǔ)上增加能反映學(xué)生在校表現(xiàn)的歸檔材料。可以以學(xué)期為單位，把學(xué)生在學(xué)期內(nèi)的表現(xiàn)細(xì)化記錄并歸檔。對(duì)于原有的檔案內(nèi)容與新增的檔案內(nèi)容的關(guān)系要進(jìn)行梳理。原有檔案在內(nèi)容上涵蓋了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、品德狀況、人際狀況、能力狀況等，這一內(nèi)容可以作為檔案的骨架而存在。歸檔時(shí)，在此內(nèi)容框架內(nèi)，以學(xué)期為單位進(jìn)行填充。這樣，在每個(gè)學(xué)期，學(xué)生的學(xué)習(xí)、品德、交往能力等方面就被生動(dòng)地記錄下來，既有利于激勵(lì)學(xué)生不斷地挑戰(zhàn)自我，不斷地成長、進(jìn)步，提高自己的能力與水平，也有利于在未來的就業(yè)中，讓用人單位能對(duì)學(xué)生的表現(xiàn)一目了然，增加學(xué)生的就業(yè)成功機(jī)會(huì)。

三、以就業(yè)為導(dǎo)向打造檔案特色

要展現(xiàn)學(xué)生特色以彰顯檔案工作的特色，這樣有利于增強(qiáng)檔案的吸引力，并更好地展現(xiàn)學(xué)生的風(fēng)采，從而提高大學(xué)生的就業(yè)成功率。大學(xué)生的檔案要盡可能地把學(xué)生的個(gè)性與獨(dú)有價(jià)值體現(xiàn)出來，這有利于用人單位的抉擇，會(huì)為大學(xué)生的職業(yè)生涯打下良好的基礎(chǔ)。在每年的畢業(yè)就業(yè)季，求職的大學(xué)生數(shù)量驚人，投遞的檔案也不計(jì)其數(shù)。試想一下，面對(duì)大量的檔案，如果這些都千人一面，用人單位會(huì)認(rèn)真地審閱嗎？在這種情況下，檔案工作就要研究怎樣突出個(gè)人特色，要通過展現(xiàn)學(xué)生特色來凸顯檔案特色。這樣，在眾多的令人眼花繚亂的檔案中，這種不同的表現(xiàn)會(huì)使一些檔案讓用人單位眼前一亮，進(jìn)而詳細(xì)地了解檔案內(nèi)容，增加學(xué)生就業(yè)成功的可能性。為達(dá)此目的，第一，要使檔案工作具有明確的分類機(jī)制，即針對(duì)不同的學(xué)生采用不同的框架式分類，在此基礎(chǔ)上根據(jù)學(xué)生情況突出學(xué)生特色和學(xué)生檔案特色。第二，可以增加學(xué)生特色分析這個(gè)項(xiàng)目，在檔案中讓人一目了然地了解學(xué)生的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，然后在具體的欄目中給予數(shù)據(jù)支持。第三，充分利用好畢業(yè)表上學(xué)生的“特長”欄，要利用好這個(gè)欄目，充分展現(xiàn)學(xué)生的特長，突出學(xué)生的知識(shí)優(yōu)勢(shì)、能力優(yōu)勢(shì)與興趣愛好，體現(xiàn)學(xué)生的特色。

（作者簡介：劉陽，男，本科，吉林省高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，研究方向：大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）