試論如何提高檔案管理工作的有效性

摘要：檔案與企事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，因此，必須予以高度重視，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理化的管理，使其作用得到最大化的發(fā)揮，推動(dòng)企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文針對(duì)檔案管理工作的重要性、存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 有效性

一、檔案管理工作的重要性

首先，檔案讓調(diào)查有據(jù)可依。檔案與其他的文獻(xiàn)有所不同，其存在著法律效力，檔案的特點(diǎn)使得其所記錄的內(nèi)容更加具有客觀性和說(shuō)服力，在進(jìn)行相關(guān)調(diào)查時(shí)，檔案可以作為有效的依據(jù)。其次，檔案可作為參考之用。檔案記錄了企事業(yè)單位的各種資料信息，例如照片、紙質(zhì)文件以及光盤(pán)等等，可靠性極強(qiáng)，真實(shí)客觀地反映了企事業(yè)單位的歷史信息，工作人員只需要到檔案室去調(diào)閱相關(guān)檔案就能夠知道相關(guān)信息。另外，檔案里面記錄的企事業(yè)單位一系列發(fā)展過(guò)程的信息，可以為企事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展方向提供完整的、真實(shí)的參考資料，對(duì)于科學(xué)合理地進(jìn)行前景規(guī)劃十分有利。因此，在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的形勢(shì)下，企事業(yè)單位必須改變以往的檔案管理觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

二、檔案管理工作中面臨的問(wèn)題

（一）管理制度不夠健全

部分企事業(yè)單位未能創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，這是由于管理人員通常對(duì)效益的提高較為關(guān)心，而對(duì)檔案管理卻不夠重視。有些檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)不過(guò)關(guān)，不能嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。單位檔案管理體制的不完備，相關(guān)檔案管理人員的執(zhí)行能力弱，出現(xiàn)無(wú)關(guān)信息陡然增加、重要信息不慎遺失等現(xiàn)象。

（二）管理方式過(guò)于落后

有些企事業(yè)單位的檔案信息管理與時(shí)代發(fā)展嚴(yán)重脫軌，在管理上未能實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化等。他們還在沿用傳統(tǒng)的手工收集方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這就使得檔案管理人員的工作難度增加了許多，也很可能會(huì)發(fā)生紙質(zhì)檔案信息遺失的現(xiàn)象，檔案管理效率低下。

（三）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠?yàn)槠涮峁┯行У闹巍２贿^(guò)，從當(dāng)前檔案信息管理現(xiàn)狀看出，其未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這使得網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，影響了檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中，系統(tǒng)在整體上缺乏協(xié)調(diào)性，致使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，各部門(mén)之間未能形成良好的協(xié)作關(guān)系。在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理過(guò)程中，還存在疏漏的地方，致使信息缺乏準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。

（四）部分工作人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

從事檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)能力的高低，對(duì)于檔案管理水平的提高至關(guān)重要。檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不夠，主要表現(xiàn)在管理人員能力不足、責(zé)任意識(shí)淡薄等等，這些都不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、提高檔案管理工作有效性的策略

（一）制定科學(xué)合理的管理制度

檔案管理工作要想順利發(fā)展必須有完善的管理制度。為了使檔案的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，企事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作應(yīng)高度重視，并積極努力地進(jìn)行探索，創(chuàng)建適合企業(yè)發(fā)展前景的規(guī)章制度。要進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作的具體實(shí)施過(guò)程進(jìn)行有效的規(guī)范，不斷完善考核激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性，促使其認(rèn)真完成工作。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展是大勢(shì)所趨，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，有利于提升檔案管理的工作質(zhì)量和效率。企事業(yè)單位可以通過(guò)創(chuàng)建和完善信息集成系統(tǒng)，對(duì)軟硬件進(jìn)一步加強(qiáng)，并借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代化科技手段，使檔案管理水平不斷提高。還可以通過(guò)創(chuàng)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)信息檢索功能以及創(chuàng)建員工在線服務(wù)功能等，使檔案信息的利用率得到更好的發(fā)揮，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。

（三）創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，開(kāi)展形式多樣的培訓(xùn)、繼續(xù)教育等，使工作人員的專業(yè)技能得到有效提升。組織開(kāi)展全面、系統(tǒng)化的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，進(jìn)一步豐富檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，使其掌握與檔案管理有關(guān)的全新的知識(shí)、理論。加強(qiáng)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件方面的培訓(xùn)，讓檔案管理人員做到熟練掌握和運(yùn)用。

（四）創(chuàng)建獎(jiǎng)懲及考核機(jī)制

由于檔案具有一定的保密性和安全性，因此必須制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲考核機(jī)制。檔案管理工作極為重要，應(yīng)充分做好安全方面的措施，將積累檔案信息材料的工作劃歸到管理人員的責(zé)任制中，并定期進(jìn)行考核，做到獎(jiǎng)懲分明。另外，在檔案管理工作中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒要重點(diǎn)進(jìn)行防范，避免檔案信息被惡意竊取。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的信息化發(fā)展，檔案管理的重要性越發(fā)突顯出來(lái)。因此，企事業(yè)單位必須結(jié)合自身的具體情況，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理理念，運(yùn)用先進(jìn)的管理方式，促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。

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（作者簡(jiǎn)介：孫永梅，女，本科，吉林省體育局田徑自行車運(yùn)動(dòng)管理中心，館員，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）