新時期出版社干部人事檔案數(shù)字化工作探析

卜麗娟

【摘? 要】近幾年，計算機技術(shù)實現(xiàn)了蓬勃發(fā)展，出版社人事檔案管理方式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，突破了傳統(tǒng)管理方式禁錮，顯而易見的是出版社人事檔案管理水平有了質(zhì)的提升。伴隨數(shù)字時代的到來，出版社人事檔案管理工作還需順應(yīng)科技發(fā)展趨勢、社會發(fā)展需求，進一步將管理工作與數(shù)字化技術(shù)相融合，只有這樣才能提高工作效率、提升工作質(zhì)量。論文將探析的焦點放在出版社干部人事檔案數(shù)字化工作上，旨在加深了解與認知。

【關(guān)鍵詞】新時期;出版社;干部;人事檔案;數(shù)字化

【Abstract】 In recent years， the computer technology has achieved vigorous development， and the personnel files management mode of publishing house has also changed dramatically， which has broken through the confinement of traditional management. And it is obvious that the personnel files management level of the publishing house has been improved qualitatively. With the advent of the digital era， the personnel files management of publishing house should conform to the development trend of science and technology and the needs of social development， and further integrate the management with digital technology， only in this way can the work efficiency and quality be improved. This paper mainly explores the digitalization of the personnel files of the publishing house， so as to deepen the understanding and cognition.

【Keywords】 new era; publishing house; cadre; personnel files; digitalization

1 引言

在數(shù)字化新時期，出版社的人事檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，需要出版社及時結(jié)合現(xiàn)狀調(diào)整人事檔案管理方式。其中的干部人事檔案數(shù)字化管理受到了越來越多人的關(guān)注，將干部人事檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然趨勢。鑒于此，出版社應(yīng)制定并實施加強數(shù)字化技術(shù)在干部人事檔案管理中應(yīng)用的各項舉措，從而提高自身工作的有效性和實效性。

2 干部人事檔案數(shù)字化概述

2.1 干部檔案數(shù)字化概述

干部檔案數(shù)字化指的是將干部材料進行收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等，實現(xiàn)數(shù)字化管理，是一種伴隨科技發(fā)展而衍生出的一種檔案管理新形態(tài)，已實現(xiàn)將各類檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息。它以互聯(lián)網(wǎng)為依托、數(shù)字化技術(shù)為工具，以計算機為本體構(gòu)建了一個有序的檔案信息庫，真正告別了紙張翻閱檔案的傳統(tǒng)方式，實現(xiàn)了資源充分利用與共享，對于出版社而言，工作效率大大提升[1]。

2.2 干部人事檔案數(shù)字化工作落實的必要性

出版社干部人事檔案包含相關(guān)部門工作人員思想?yún)R報、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績等相關(guān)重要內(nèi)容，屬于出版社的機密內(nèi)容，對于出版社中的干部崗位調(diào)動來說起著重要的作用。因而，需要人事檔案管理工作人員妥善保管。以往的檔案管理方式，容易發(fā)生檔案資料損壞、丟失等問題，且使用效率低，不利于出版社各項工作高效實施，一定程度上而言，造成了檔案資源的浪費。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用，雖然出版社干部人事檔案管理模式與方式有了較大改善，但是在數(shù)字化時代，顯然不能滿足新時期需求與要求，需要出版社加強重視干部人事檔案管理的升級工作，及時吸納和應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，以求盡早實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，從而跟上社會發(fā)展步伐實現(xiàn)長遠發(fā)展。

3 干部人事檔案數(shù)字化工作開展的積極意義

首先，干部人事檔案數(shù)字化工作的開展，有效地整合與歸納了個人信息。所有干部的信息將系統(tǒng)的歸納到個人名下，使得干部信息更加健全與完整。除了文字信息，包含的一些音頻錄像信息也可歸納其中，告別了紙張人事檔案管理的時代，達到了以往人事檔案管理所不能企及的高度。數(shù)字化時代的到來，使得干部人事檔案信息易輸入、易修改，檔案查找與分類也更為便捷、準確，利于相關(guān)工作的開展。其次，干部人事檔案數(shù)字工作的開展，有效提升了個人檔案使用效率。以往的紙張化管理手段，不利于個人信息被及時找出、應(yīng)用與更新，使用個人檔案往往需要花費較多的時間去搜尋，大大降低了個人檔案使用效率。這個過程中，還需人事檔案管理人員不斷核查編號、單位等信息，且需要在文件柜或不同箱子中進行查找與核對，不能排除同名同姓的偶然事件發(fā)生，個人檔案抽取和使用往往伴隨著失誤及低效。而數(shù)字化管理則很好的克服了這些難題，個人信息會同步更新，既節(jié)約時間又提高了準確性，大大提升了個人檔案使用效率。最后，干部人事檔案數(shù)字工作的開展，有效將個人檔案保護持久化。數(shù)字化模式的個人信息，不僅不用在防潮、防火、防蟲等問題上過多擔憂，還可間接減少人力、物力、財力的支出，甚至還可將個人檔案保護持久化，只需定期的查驗和檢測，方可確保資料不外泄、不丟失[2]。

4 新時期出版社干部人事檔案數(shù)字化工作具體內(nèi)容

在數(shù)字化背景的新時期，出版社還應(yīng)再接再厲，將干部人事檔案管理工作進一步朝著數(shù)字化方向推進，不斷落實各項利于干部人事檔案數(shù)字化的舉措和行動，從而順利完成人事檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型，為今后提高工作效率與加快發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

4.1 采集準確完整的干部人事檔案信息，轉(zhuǎn)變數(shù)字化信息存儲

落實干部人事檔案數(shù)字化工作的第一步是搜集準確與完整的干部人事檔案材料，這一步非常關(guān)鍵。在搜集中，需要囊括干部多個環(huán)節(jié)信息，如履歷表、考核、學歷、工作經(jīng)驗、入黨材料、業(yè)績等，切實將每個干部的獨立檔案搜集全面與準確，出版社人事檔案管理負責人需要添加更多人手去搜集這些信息，然后在接收信息與整理信息時，要進一步對信息的真?zhèn)巫龅睫q證，剔除不符合存儲需求的材料，進一步確保干部人事檔案信息的真實性、規(guī)范性。

在干部人事檔案搜集完畢后，要合理安排人員對這些檔案進行掃描和錄入，切實將所有檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，將轉(zhuǎn)化后的數(shù)字化檔案信息進行存盤、電腦儲存，實現(xiàn)雙向備份，使得出版社干部人事檔案安全性系數(shù)加強，也避免日后由于檔案資料的丟失給出版社造成重大損失。此外，還需建立統(tǒng)一平臺，定期更新檔案信息，對部分內(nèi)容進行公開、實現(xiàn)共享，協(xié)助各部門更快、更順利開展與落實工作，最大化地提高出版社工作效率。

4.2 培養(yǎng)檔案管理人員數(shù)字化意識，落實相關(guān)技能培訓

檔案管理人員是落實人事檔案數(shù)字化工作的實施者，是關(guān)乎干部人事檔案數(shù)字化工作模式轉(zhuǎn)變成功與否的關(guān)鍵人群，需要出版社重點看待并對待檔案管理人員數(shù)字化意識的培養(yǎng)。為了進一步培養(yǎng)與提升檔案管理人員的數(shù)字化意識，需要出版社加大數(shù)字化檔案管理相關(guān)宣傳，并積極營造數(shù)字化檔案管理氛圍，切實讓檔案管理人員意識到這是數(shù)字化的時代，從而加強責任感與使命感，利于檔案管理人員在管理工作中迅速培養(yǎng)數(shù)字化意識。為了加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，出版社還應(yīng)落實對檔案管理人員的相關(guān)技能培訓，使得他們能夠有效掌握運用計算機、數(shù)字化技術(shù)等相關(guān)技能，從而更快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理工作環(huán)境并加快其建設(shè)與發(fā)展，利于出版社干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展進程加快。與此同時，還應(yīng)為加強培訓成效匹配相應(yīng)的考核，加強對人員培訓的了解與認知，方能進一步糾正培訓方式、提高培訓效果，利于檔案管理人員盡早掌握必要技能[3]。

4.3 完善檔案數(shù)字化工作制度，發(fā)揮監(jiān)督職能與作用

伴隨干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，出版社也應(yīng)第一時間更新與完善檔案數(shù)字化工作制度，切實指導(dǎo)檔案管理人員科學、合理地開展工作。在檔案數(shù)字化工作制度完善過程中，還應(yīng)強調(diào)與突出監(jiān)督部門的職能與作用，并給予他們一定權(quán)利，切實保障檔案真實性，切實約束與加強檔案管理人員的言行管理。為了加強對于檔案質(zhì)量與安全把控，監(jiān)督部門還應(yīng)積極實施獎懲制度，發(fā)揮集體力量，做到人人監(jiān)督，對舉報有功的工作人員進行不公開表彰與經(jīng)濟獎勵;對于被發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題要及時追究責任人，并評估對出版社造成后果的嚴重程度去落實相應(yīng)處罰，切實將檔案問題與管理風險扼殺在萌芽狀態(tài)，維護與促進出版社良性運轉(zhuǎn)。

5 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案管理是出版社人事管理中的一個重要分支，管理成效的好與壞直接關(guān)乎出版社干部的崗位晉升，這對于出版社或是出版社干部而言都是至關(guān)重要的。新時期，出版社還應(yīng)積極順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，將干部人事檔案管理工作與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，從而實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，利于檔案的儲存與應(yīng)用，一定程度上也提升了檔案的真實性、安全性，這對于出版社長遠發(fā)展有著較多益處。只有這樣，出版社才能實現(xiàn)人事檔案管理轉(zhuǎn)型和升級，實現(xiàn)良性、長遠發(fā)展將更具可能。

【參考文獻】

【1】王曉雪.從干部人事檔案專項審核視角論新時期干部人事檔案管理[J].蘭臺內(nèi)外，2020（09）：64-65.

【2】楊興志，畢建軍.新時期干部人事檔案數(shù)字化工作初探[J].城建檔案，2020（02）：25-26.

【3】戶轉(zhuǎn)紅.新時期干部人事檔案專項審核工作中存在的問題及其對策分析[J].納稅，2019，13（30）：277+279.