淺析國有企業檔案信息化建設路徑

錢曉陽

摘 要 在信息化時代的今天，信息技術在各個行業中無處不在，并且已經成為推進國有企業發展的重要方式。國有企業檔案信息化建設，就是要提高檔案工作者的管理水平，轉變管理思想，形成新的檔案管理理念;加強信息技術在國有企業檔案管理中的有效運用，促進國有企業檔案管理的規范化，為國有企業的持續發展提供準確、全面的信息資源。本文分析國有企業檔案管理信息化的意義，探討國有企業檔案管理信息化建設的現狀和建設途徑。

關鍵詞 國有企業 檔案管理 檔案信息化 建設路徑

一、前言

國有企業的檔案管理直接影響到國有企業的經濟效益，是國有企業管理的重要組成部分。[1]特別是國有企業管理信息化建設對國有企業改革具有不可替代的作用。因此，我們應更加重視國有企業檔案管理信息化建設，最大限度地利用信息化手段發揮檔案資源的作用，加大對國有企業檔案工作中人力、物力、財力的投入，增強核心競爭力，助力國有企業改革的成功。

二、國有企業檔案管理信息化建設的概念及意義

（一）國有企業檔案管理信息化建設的概念

國有企業檔案信息化是指國有企業運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。國有企業檔案信息化建設是指應用信息技術生產、管理、開發利用檔案的過程。目前，很多國有企業檔案管理模式已逐步由傳統的檔案實體存儲向先進的、現代化的數字信息存儲、傳遞和服務轉變。[2]

（二）國有企業檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑，檔案管理信息化能夠打破傳統檔案管理信息傳遞的瓶頸，促進信息資源的傳遞，加快信息資源的開發和利用，實現信息資源共享。檔案資源只有通過信息化，才能真正發揮檔案信息資源的利用價值。檔案管理信息化是保證檔案資源數據真實可靠，提高服務企業和社會的必然要求，對推動國有企業改革發展也具有十分重要的作用。

三、國有企業檔案管理信息化建設的現狀分析

（一）檔案管理的效率與質量有待提高

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。傳統的國有企業檔案管理已不能適應信息時代的要求。國有企業檔案工作者要不斷學習科學知識，加強檔案的信息化建設，全面掌握信息技術為檔案工作服務。加強國有企業檔案管理信息化建設，已成為擺在眾多國有企業檔案工作者面前的一個重要課題。傳統的國有企業檔案管理缺乏先進信息技術的支持，很多檔案管理者只作為單純的文件資料的保管員。長此以往，國有企業檔案資源得不到有效的利用和開發，國有企業領導者看不到國有企業檔案帶來的經濟效益和社會效益。國有企業檔案工作得不到應有的重視，使得國有企業檔案管理無法扮演它在國有企業管理中的重要角色。[3]國有企業唯有解放思想、大膽創新，積極主動地加大檔案管理信息化建設的力度，加強國有企業檔案的開發和利用，才能跟上時代的潮流，充分發揮出國有企業檔案在國有企業經營生產中的重要作用和經濟效益。

（二）檔案管理人才資源匱乏

做好國有企業檔案工作必須選對人。目前，普遍存在的問題是檔案管理工作在國有企業中還未得到應有的重視，檔案這門學科在各學科中仍屬于邊緣學科。國有企業檔案管理工作選人用人仍存在老齡化、相對低學歷化。關于國有企業檔案管理工作的人選，選擇系統學習檔案管理學的專業人才固然是好，但選擇對檔案事業有熱情、有擔當的人更重要。保障檔案信息安全是檔案工作者的重要責任，明確職責和任務，從源頭上對檔案管理人員和檔案信息化管理人員進行規范，保持應有的警惕，避免檔案和檔案信息的丟失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的安全與完整，是作為一個檔案管理者應有的職業操守。善于學習、積極思考、主動擔當、敢于創新的檔案管理人才是當今國有企業檔案管理工作中缺乏的。國有企業只有實現人才與崗位的充分吻合，優化人力資源的配置，才能最大限度地發揮其作用，從而提高工作的質量和效率。

四、國有企業檔案信息化的建設路徑

（一）建立檔案信息化管理系統

1.現代國有企業檔案工作需要提高檔案工作的質量和效率，檔案信息化管理無疑是最好的手段。很多國有企業在開展檔案管理工作時，普遍不具備建立信息化管理系統的技術，一般都是邀請行業外的軟件開發公司來設計檔案信息管理系統。然而，有一部分軟件開發公司在進行軟件設計之前根本不了解企業的綜合情況，包括國有企業的具體業務流程以及國有企業的行業特性等。這導致在開發軟件時沒有針對性，只是照搬普通的檔案信息系統，從而讓開發的軟件與國有企業不匹配，管理軟件不能用到實處，最終不能有效地進行檔案信息管理。這樣非常不利于國有企業檔案管理信息化的開展，甚至會阻礙國有企業檔案管理信息化的發展。[4]

2.檔案管理信息化還應建立完善的文件信息管理系統，實現藏紙質檔案信息化，通過掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，建立電子檔案管理系統。這個系統必須允許不同的文件格式存在，兼容企業正在使用的各類軟件（包括OA辦公軟件、財務管理軟件及人力資源管理軟件等），實現紙質文件與電子文件的匹配，電子檔案在各類軟件間的便捷導入。電子文檔的存儲還應雙重備份，防止文件資料丟失。同時，通過規范性的系統管理，可以使各部門的工作人員快速、準確地查閱文件資料，提高企業檔案利用效率，為企業的日常經營管理提供有力的保障。

（二）完善檔案信息化管理安全管控

目前，隨著各行各業數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，信息化的各種漏洞和潛在威脅也日益顯現出來。國有企業檔案中涉及很多企業的重要商業信息和商業秘密。要實現國有企業檔案信息化安全管控，除了建立健全管理制度外，還必須依靠先進的信息技術手段和各種軟硬件設備來支撐。國有企業管理者必須要高度重視信息化建設安全工作，建立健全網絡安全管理制度，加大信息化建設的投入，加強網絡安全技術防范措施，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設

檔案信息化建設涉及多學科知識，多專業配合，需要投入的不僅僅是物力和財力，更需要培養各行各業的檔案管理人才。分析各類檔案的利用和不同企業檔案的管理，把檔案管理的嚴謹性與信息化建設的靈活性相結合，積極探索和研究現代企業檔案管理的有效路徑。把信息化管理的人才引入企業檔案管理中來，發揮企業檔案應有的經濟效益，為企業的發展提供服務。

（四）提高對國有企業檔案管理的重視程度

企業檔案對企業目前和未來的發展有借鑒參考的作用，重視國有企業檔案管理工作和信息化建設，充分利用檔案資源的優勢，才能實現檔案利用價值。國有企業領導對檔案工作的重視度將直接影響到企業的檔案管理水平。只有將檔案管理信息化建設納入國有企業領導的管理計劃中，才能有充足經費來保證檔案信息化建設的順利進行，才能有充足的人才隊伍來保證檔案信息化建設的不斷創新。國有企業還要注重做好思想動員工作，要向每一位員工宣傳，讓檔案主動移交意識深入人心，加強對企業文件資料的保密意識，真正認識到檔案管理工作和信息化建設對國有企業的重要意義。同時，必須健全相關的規章制度，將檔案信息化管理納入國有企業制度建設中，增強責任意識，有效促進檔案管理信息化建設的穩定發展。

五、結語

檔案信息管理是信息時代發展的必然趨勢。國有企業要與時俱進，建立強大的檔案信息管理體系，提升信息技術在檔案管理中的有效應用，提高工作效率，促進檔案管理的秩序化和規范化，形成新的檔案工作理念和思想，讓檔案資源為企業的持續發展提供準確、全面的信息資源。

（作者單位為云南省投資控股集團有限公司綜合管理部）

參考文獻

[1] 常萍.關于國有企業檔案管理信息化建設的思考[J].消費導刊，2019（24）：126.

[2] 劉寧宇.淺談國有企業檔案管理的信息化建設[J].消費導刊，2019（20）：137+140.

[3] 劉相楠.試論國有企業檔案管理的信息化建設[J].當代旅游，2018（19）：218.

[4] 孫大偉.國有企業中檔案信息化管理問題分析[J].環球市場，2018（22）：53+55.