數字化時代檔案管理的創新路徑研究

張軍

摘要：隨著數字化時代的來臨，各行各業都要致力于改革創新，對于檔案管理人員來說，檔案管理工作也必須要與時俱進，采取更好的創新方法和創新路徑，從而提高檔案管理的效率和質量。本文針對數字化時代的檔案管理特點，探討檔案管理現存的問題，進而重點分析了數字化時代檔案管理的創新路徑，希望可以為今后的檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：數字化;檔案管理;創新

在信息技術快速發展的今天，大數據和云計算等新技術層出不窮，越來越多領域受到數字化時代的沖擊，我們必須要重視數字化帶來的挑戰，尋找數字化時代的新機遇。檔案管理工作雖然已經進入新階段，但對如何利用數字化技術，如何采取數字化管理方案依然不明確，所以，檔案管理工作必須要進行轉型升級，思考更加富有質量的管理技術和方法。

1數字化時代檔案管理的新特征

1.1側重數字檔案

數字化時代檔案的存儲方式更加側重數字形式，所以，數字檔案成為檔案內容的主要形式。目前，在檔案管理過程中，紙質檔案的數量不斷減少，數字檔案的數量不斷增多。其主要原因在于數字檔案便于儲存、管理、利用，不僅可以節省檔案儲存的空間，也能進一步提高檔案管理的效率，在需要利用檔案的時候可以更加方便的進行調閱。和數字檔案同步發展的還有數字化管理設備和系統，包括計算機系統等，這些設備系統的應用也為數字檔案的發展奠定了基礎[1]。

1.2突出收集利用

以往檔案管理側重的是如何進行整理和保管，檔案管理人員的工作重心也在這兩個方面，在數字化時代，檔案管理更加關注如何進行收集利用。在數字技術日益成熟的今天，檔案的整理和保管已經有特定的流程和方案，無需花費太多人力物力即可進行快速整理，實現智能保管。所以，檔案管理人員開始將檔案管理的重心放在檔案的收集利用上[2]。數字化檔案的收集和利用講求效率，所以，在檔案收集利用過程中，管理人員希望通過便捷的收集利用方式，加大檔案價值的開發力度，提高檔案的利用效果。

1.3關注數據安全

傳統紙質檔案的安全管理重點是防火、防盜、防潮等“九防”，數字化時代，檔案管理更多以數字檔案的形式進行收集利用，所以，檔案管理更加關注數據安全，一方面，檔案管理人員更加關注數字形態儲存的完整性，對檔案各方面信息進行全面檢查，確保檔案數據要素無一缺失;另一方面，檔案管理人員要更加關注檔案存儲過程中的安全性，通過檔案管理安全體系和安全保護技術，確保檔案數據安全。

2數字化時代檔案管理現存的問題

2.1歸檔缺乏統一標準

數字化時代，檔案管理工作顯得更加便捷，這也導致檔案歸檔的方式方法越來越多，很難形成統一的歸檔標準。一方面，在檔案的歸檔范圍上，檔案資料的歸檔內容是否應該包含新內容、新形式，成為檔案管理人員十分關注的問題。傳統檔案歸檔一般會將文字檔案、圖片檔案、視頻檔案進行歸檔，歸檔的類別十分清楚，但是在數字化時代，檔案處理的過程和業務信息流程也具備歸檔屬性，對于這一類信息是否需要歸檔，目前很多檔案管理人員在工作中依然難以做出科學決定[3]。另一方面，數字檔案歸檔的形式多為數據，不同檔案管理單位的數據形式和檔案管理系統各不相同，在歸檔過程中很難形成一種普遍、通用的歸檔方式，阻礙了檔案的進一步交流和利用。

2.2安全缺乏有效保障

計算機網絡可以給檔案管理帶來方便，同時也給檔案管理工作帶來了威脅。特別是在大數據、云計算等先進技術快速發展的新時代，我們利用數字技術進行檔案管理的同時，也不可避免的受到各類安全威脅。網絡病毒、系統漏洞、管理漏洞等安全問題不容忽視，對于一些關鍵、重要的檔案資料，一旦發生安全問題，便會造成十分嚴重的后果。目前，由于我國檔案管理尚未形成統一標準和管理模式，導致數字檔案安全管理缺乏有效保障。此外，數字檔案的真實性問題也是不容忽視的問題之一。由于數字檔案具備快速復制、快速更改等特征，如果沒有做好充分的安全保障，數字檔案很容易被修改和破壞，檔案的真實性難以得到有效保證。因此，要想提高數字檔案的安全性，必須要加強檔案的管理工作。

2.3隊伍缺乏專業人才

目前，我國從事檔案管理工作的人才素質整體偏低，造成這種現象的原因是多方面的，一方面，許多單位、部門、企業對檔案管理工作存在認知偏差，認為檔案管理是組織內無足輕重的工作，所以，委派一些素質較低的人參與檔案管理工作，對檔案管理工作的質量好壞漠不關心;另一方面，檔案管理工作的專業人才本身較為缺乏，由于檔案管理工作較為枯燥，難出成績，所以，愿意投身檔案管理工作的年輕人越來越少，檔案管理專業人才面臨斷層的窘境。所以，從總體上看，我國檔案管理專業人才依然較為缺乏。在數字化時代，數字檔案為主的局面下，檔案管理工作要求更高，許多檔案管理人員無法適應新型管理系統和方式，影響了檔案管理工作的發展和進步[4]。

3信息化背景下檔案管理創新路徑分析

3.1確立檔案管理統一標準

檔案管理缺乏統一標準的解決之策在于為不同行業、不同組織的檔案管理制定符合其實際的檔案管理統一標準。可以通過行業協會或召開檔案管理協商會議等形式，將檔案管理的各項規章制度確定下來。同時，國家要根據檔案管理工作的實際情況以及未來發展趨勢，對檔案管理工作的管理標準進行法規化干預。數字時代檔案管理的統一標準要集中在管理的思路、方法、流程之上，進一步提高檔案管理的標準化水平，在此基礎上，為檔案管理人員提供更加便捷的檔案收集、整理、分析、歸檔、利用流程。檔案標準要符合統一標準、適當變化的原則，以提高檔案管理的利用效果。

3.2構建檔案信息安全體系

檔案信息安全管理可以看成一個體系，首先，要從思想上樹立檔案信息安全觀念，不論是檔案管理的單位、企業，還是檔案管理的工作人員，都要從思想上重視檔案管理工作，將檔案管理工作視為組織內部運轉必不可少的一個環節，制定檔案管理規章制度，按照國家檔案管理規范，嚴格遵守《網絡安全法》《國家保密法》和《各級檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等法律法規進行規范化管理。其次，根據我國規定的信息安全保護標準，根據組織內檔案管理的保護標準，根據“同步規劃、同步設計、同步實施”的要求進行嚴格管理。再次，要采取有效的檔案管理安全技術，例如數字簽名就是保證檔案信息安全有效的有效方式，可以通過構建電子檔案安全認證系統，確保電子檔案的數據真實可靠，且不同意遭到不法篡改，該技術的原理在于電子檔案經過摘要算法生產摘要，SHA1算法算出摘要信息的hash值，利用私鑰對hash值進行非對稱加密，簽名完成，把算出來的hash值和使用公鑰解密出來的hash值進行比對，兩者相匹配則驗證簽名成功，不然失敗。簽名認證中心的核心作用是簽發和管理數字證書[5]。

4 結語

數字化時代檔案管理工作要順應時代發展，結合檔案管理工作的實際情況，對檔案管理的流程和方法進行重新審視。本文針對數字化時代檔案管理工作進行了探討，明確了數字化時代檔案管理工作的特點，并對檔案管理工作現存問題進行了總結，提出了檔案管理工作的創新路徑，希望可以為今后的檔案管理工作提供參考。

參考文獻：

[1]郭世華.新時代圖書館古籍檔案保護管理研究[J].檔案管理，2020（01）：38-39.

[2]任杰.數字化視域下圖書博物檔案的資源整合研究[J].檔案管理，2020（01）：46.

[3]于熒熒.數字檔案的存儲難點及解決方案[J].山東檔案，2019（06）：64.

[4]朱曼麗.醫院圖書、檔案信息資源融合式服務探討[J].城建檔案，2020（03）：80.

[5]張麗平.檔案圖書管理的信息化建設問題比較[J].辦公室業務，2020（05）：7.