辦公自動化環境下如何做好醫院檔案管理工作

潘澤

摘要：在信息時代背景下，醫院檔案管理工作逐漸發展成自動化檔案管理。對于醫院來說，如果可以在辦公自動化背景下加強檔案管理工作，這將意味著醫院管理水平和工作效率將有所提升，從而可以促進醫院檔案工作的發展。但是現階段部分醫院還存在一些問題，沒有認識到辦公自動化檔案管理的作用，這些都會阻礙檔案管理工作的開展。筆者憑借多年病案管理工作經驗對醫院檔案管理工作中存在的問題以及醫院檔案管理辦公自動化的重要性進行了分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：辦公自動化;醫院檔案;檔案管理工作;措施

1 醫院檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作復雜且混亂

縱觀我國醫院檔案管理情況，醫院檔案管理系統非常復雜，這會導致管理工作出現混亂。醫院檔案管理部門中有很多種類的檔案資料，并且每種檔案資料還需要按照要求分類，這就意味著醫院檔案管理工作難度加大。每一個科室中的檔案資料隨意擺放，這樣會增加很多需要查閱檔案的時間，從而將檔案管理效率降低。所以面對這種情況，需要對其進行完善，提高醫院檔案管理工作的效率。

1.2 信息化管理水平較低

雖然現階段每所醫院都已經逐漸在辦公自動化下開展檔案管理工作，檔案管理質量有所提高，也滿足了信息化檔案需求。但是我國有些醫院還沒有沒有對信息化檔案管理有充分的了解，再加上對其設備所投入的資金較少，導致設備不先進，這些因素都將導致檔案管理水平有所降低[1]。基于此，檔案信息化建設就像擺設一樣，無法將信息化管理的目標實現，也限制了檔案信息化管理的發展。目前，我國大多數醫院還沒有較為完善的檔案管理制度，設備也比較老舊，還可能導致資料在系統中出現泄露的現象，從而影響患者的日常生活。即使將大量資金投入到檔案管理當中，也會因為沒有完善的自動化檔案管理系統，無法構建出檔案管理平臺。

1.3 缺少專業的檔案管理人員

檔案管理人員是醫院檔案管理工作開展的主要成員，如果沒有較強的專業水平和技術能力，會影響檔案管理水平和效率。從目前的情況來看，我國醫院檔案管理部門中還缺少專業技術人員，這樣無法提升檔案管理隊伍的水平。主要原因是：醫院在加入辦公自動化之后只是進行簡單的培訓，一些年齡較大的檔案管理工作人員的接受能力較差，并且對信息技術還不是很了解，如果沒有專業技術人員的指導或者是進行較多且較為專業的培訓可能一時無法接受。在這樣的情況下，檔案管理工作只是讓幾位年輕的工作人員進行肯定是不夠的，因為工作較為復雜，工作量也很大。所以最好聘請一位專業技術人員對工作人員進行長時間的培訓和指導，讓他們在日積月累的工作中提升管理水平和能力。

1.4 檔案保密性問題

現階段我國很多醫院都已經將互聯網等信息技術加入到檔案管理工作中，在辦公自動化環境下，這樣的工作方式被廣泛普及和使用。然而這種方式還存在一些較為嚴重的問題，像無法保證檔案的安全性。雖然傳統檔案管理中所使用的都是紙質檔案，管理起來比較復雜，但不會被人輕易修改，因為修改之后會留下修改痕跡[2]。在檔案管理系統中，如果將檔案進行修改，不會留下任何修改的痕跡。并且檔案管理系統還可能被不法分子利用技術手段進行攻擊，盜取患者檔案資料，在對患者造成困擾的同時醫院還需要承擔相關法律責任，這些都是存在的弊端。

2 醫院檔案管理辦公自動化的重要性

2.1 增加檔案存儲壽命

在傳統醫院檔案管理當中，所生成的檔案都是紙質的，這樣的檔案有一定的使用壽命，如果長時間沒有對其進行整理和清理很可能因為放置時間太長影響檔案的質量，出現字跡不清晰等問題，從而降低了檔案存儲的效果[3]。在辦公自動化環境下，能夠將紙質檔案轉換為電子檔案，將這些信息上傳到相應系統當中，轉變檔案管理方式。這種電子檔案在某種程毒上將復雜的管理工作變得更加簡潔并且可以使檔案在檔案管理平臺中儲存，增加檔案的壽命。

2.2 提高檔案管理工作的效率

隨著信息技術的發展，辦公自動化已經在各個領域和行業普及使用，當然也包括醫院。對于醫院檔案管理工作來說，傳統的檔案管理工作需要多人一起完成，將收集、整理、分類和歸檔等工作分配到個人，不光工作程序復雜，工作量也比較大，這樣會讓檔案管理工作效率逐漸降低，滿足不了現階段社會對醫院檔案工作提出的要求。并且醫院的部門非常多，許多檔案資料像是病案或者人力資源等檔案都和醫院的運行有著密切聯系。在這樣的情況下，將辦公自動化落實，可以簡化檔案管理流程，從而提升檔案管理效率。

2.3 實現各部門之間的資源共享

醫院傳統檔案管理工作中如果某一科室或者是其他人員想要借閱檔案，需要登記和按照所有內容在眾多檔案中尋找，這樣會浪費很多尋找和查閱檔案的時間。在辦公自動化環境下，可以幫助管理人員簡化這項工作流程，在網絡或者是手機中就可以實現檔案資源共享[4]。只需要構建一個檔案管理信息化網絡平臺，將檔案資料編輯進去，之后如果想要查閱檔案，只需要輸入關鍵字或者是名字就可以準確找到對應檔案，輸入相關密碼或者是指令就可以查閱檔案。這種檔案共享不會受到時間或者是空間的限制，從而節省更多的人力和工作時間，可以讓管理人員進行其他工作。

3 辦公自動化環境下做好醫院檔案管理工作的有效措施

3.1 加大資金投入，更換先進設備

為了可以使醫院檔案管理工作更加完善，醫院需要將大量資金投入到其中，更換先進設備，將現代化技術手段使用在檔案管理工作中，并對其進行研究，保證醫院檔案管理工作可以提升管理水平和工作效率。像是一些表格、文字等處理工具以及一些便捷的管理軟件。再加入掃描機器，讓工作人員通關掃描等操作就可以將檔案中的信息資料上傳到檔案管理平臺當中，之后工作人員就可以按照不同的種類和年限進行分類，這樣可以節省很多整理和歸檔的時間。并且工作人員還可以使用先進設備收集檔案資料，收集后直接在計算機中進行處理，提高工作效率和管理水平。

3.2 制定和完善醫院檔案管理制度

檔案管理是醫院管理工作中的重點，檔案資料不光包括醫院發展信息，還包括經營和患者治療過程的資料等，這些都是醫院發展的證明，所以醫院檔案管理非常重要。為了可以在辦公自動化環境下將醫院檔案管理工作順利開展，需要結合現階段醫院檔案管理實際情況，制定出醫院檔案管理制度，并進行完善，明確每一位工作人員的職務與責任，讓檔案管理工作可以有秩序地進行，從而減少醫院檔案管理問題的出現[5]。在使用信息系統開展檔案管理工作時需要按照相關規定收集和歸納檔案，保證檔案管理工作順利進行。如果在管理工作中出現任何問題，都需要將責任追究到個人，從而提高檔案管理水平和工作效率。

3.3 構建和完善檔案信息化體系

現如今科學技術如此發達，檔案信息化構建對于醫院檔案管理來說非常重要。為了可以將辦公自動化有效落實，將自身作用發揮出來，做好檔案管理工作，首先需要做的就是將檔案資料輸入到所建立的檔案管理系統當中，不要出現遺漏檔案現象，需注意將所有檔案上傳到系統或平臺中[6]。只有將這個步驟做好，才可以在使用辦公自動化系統的時候，將醫院中所存在的檔案準確識別。這個檔案系統中需要設置好檔案種類、年限等標題欄，保證工作人員在使用的時候可以準確無誤地找到所對應的檔案，也可以讓需要檔案的科室或者是人員在查閱檔案時更加方便。最重要的是需要聘請專業人員對這些所使用的設備和系統進行定期維護，避免設備出現損壞或者是系統崩塌等問題。

3.4 加強網絡檔案資料的監督

為了可以提升醫院檔案信息的安全性，應該根據實際情況，優化網絡平臺或者是系統，增加加密或者是權限等功能，保證患者或者是醫院信息不被泄露。還需要讓專業技術人員定期到醫院計算機中進行病毒排查，以防在工作人員不知情的情況下出現病毒，從而盜取檔案信息。對于受損文件，技術人員也需要進行修補。還需要安裝防火墻等工具防止不法分子侵入醫院系統當中、盜取或者篡改檔案內容。

4 結語

總而言之，辦公自動化已經被廣泛地使用于各個行業和領域當中，也為這些行業和領域的工作帶來了許多方便。在辦公自動化背景下，想要做好醫院檔案管理工作不光需要認識到辦公自動化為檔案管理工作帶來的意義還需要明確工作中出現的問題，有針對地提出解決措施。讓辦公自動化將自身作用發揮出來，提升醫院檔案管理水平和管理人員的工作效率，從而促進檔案管理工作和醫院的發展。

參考文獻：

[1]于夢醒.辦公自動化環境下醫院檔案管理方法初探[J].現代企業文化，2018（21）：283.

[2]朱麗霞.探討辦公自動化環境下醫院檔案管理[J].低碳世界，2018（03）：335-336.

[3]劉寧.辦公自動化背景下的醫院檔案管理分析[J].辦公室業務，2019（01）：122.

[4]孫燕.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].環球市場信息導報，2018（30）：151.