如何有效提升項目檔案管理人員的工作積極性

邱麗琴

摘要：我國經(jīng)濟(jì)與科技力量的穩(wěn)步提升，為各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)模式管理機(jī)制的轉(zhuǎn)型注入了新鮮的活力。項目檔案管理工作是企業(yè)在重大事項決策時所提供重要參考數(shù)據(jù)的保障，因此提升項目檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而更好地提升項目檔案管理工作的高效性與實效性已然成為現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域必然發(fā)展趨勢。本文基于以上因素，對當(dāng)前如何有效提升項目檔案管理人員工作積極性進(jìn)行了有益探索。

關(guān)鍵詞：項目檔案;工作人員;工作積極性

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展為項目檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，但與此同時，對目前項目檔案管理工作者在專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)方面也提出了更高的要求。不僅如此，項目檔案是一項集嚴(yán)謹(jǐn)性與服務(wù)性于一身的工作，因此在現(xiàn)階段的項目檔案管理過程中，不僅要從根本上提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，更要激發(fā)員工的工作積極性，以優(yōu)質(zhì)的人力資源配置推動項目管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

1 項目檔案管理工作的重要意義

在項目檔案中，主要是基于企業(yè)所經(jīng)手的項目內(nèi)具有保留價值的資料與信息數(shù)據(jù)，并且以圖、像、文等形式存在。做好項目檔案的管理工作不僅對企業(yè)的又好又快發(fā)展起到了重要的支撐作用，更是保護(hù)其項目資料安全性的重要保障。因此項目檔案管理人員作為維系項目檔案管理工作與企業(yè)自身發(fā)展的紐帶，其良好且積極的態(tài)度起到了至關(guān)重要的作用。

不斷提升項目檔案管理工作的效率與工作的質(zhì)量，并以創(chuàng)新式的思維對項目檔案管理的理念推陳出新，建立健全的項目檔案管理人員的管理機(jī)制，以宏觀調(diào)控的手段引導(dǎo)項目檔案管理人員規(guī)范化的操作手段與正確的工作理念，對于項目檔案管理工作以及提升企業(yè)在社會中影響力具有積極的作用。

2 項目檔案管理人員工作的要求

現(xiàn)階段由于社會市場經(jīng)濟(jì)的不斷快速發(fā)展，對項目檔案管理工作人員的主觀能動性工作意識與操作規(guī)范方面提出了更高的要求，這些要求具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 規(guī)范化

項目檔案管理工作繁重且復(fù)雜的工作特點是固有的，不僅如此，項目檔案中大多都是具有一定價值的信息，因此這就要求項目檔案管理工作人員在日常的工作操作中形成固定化規(guī)范化的意識，對項目中的信息進(jìn)行全面與完善的整理之后，對其進(jìn)行統(tǒng)一驗收與登記，為后期項目檔案管理工作以及更好的服務(wù)于他人做萬全的準(zhǔn)備[1]。

2.2 信息化

為了切實提升項目檔案管理工作的效率與工作質(zhì)量，在項目檔案管理工作中，結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)而開發(fā)出了關(guān)于項目檔案管理工作信息數(shù)據(jù)整合與分析的軟件，對有效推動項目檔案管理工作的進(jìn)一步完善與革新具有重要的意義[2]。不僅如此，更有效規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受潮或蟲蛀等風(fēng)險。

2.3 安全化

在現(xiàn)階段社會對于項目檔案管理工作人員提出的新要求中，還明確指出了要保障項目檔案的安全性，即通過建立健全完善的項目檔案管理監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而強(qiáng)化項目檔案管理工作中檔案查閱的工作環(huán)節(jié)，使得安全性、完整性與保密性得到切實提升。

3 項目檔案管理人員的工作現(xiàn)狀

縱觀現(xiàn)階段項目檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，當(dāng)前信息化項目檔案的管理模式雖然已經(jīng)被落實到了工作實處，但由于長期以來社會各界對項目檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)知，使得其工作的進(jìn)一步發(fā)展得不到充分的人力與物力資源的保障。不僅如此，對于項目檔案管理工作人員而言，因為得不到管理部門的重視，因此其生活保障也成為了難以逾越的難題。而在為數(shù)不少企業(yè)中，絕大部分的項目檔案管理工作者都處于企業(yè)中弱勢群體，職稱與薪資方面也低于其他部門的員工[3]。

鑒于以上情況，部分的項目檔案管理工作者對自身的崗位感到迷茫，更不用說是全身心的投入到本就繁重且復(fù)雜的項目檔案管理工作中。不僅如此，由于不受重視，更導(dǎo)致了現(xiàn)有的項目檔案管理工作中大批優(yōu)秀人才的流失。因此，現(xiàn)階段應(yīng)如何有效提升項目檔案管理工作人員的工作積極性，保留項目檔案管理工作中優(yōu)質(zhì)的人力資源，已經(jīng)成為現(xiàn)階段項目檔案管理工作管理部門乃至整個社會亟待解決的問題。

4 提升項目檔案管理人員工作積極性的具體措施

4.1 營造良好的工作氛圍

在提升項目檔案管理工作人員工作的積極性時，應(yīng)將重點放在營造良好的工作氛圍上，加強(qiáng)同事與同事之間或者是上級與下級之間的溝通，積極組織項目檔案管理工作部門內(nèi)部的活動，從而達(dá)到增進(jìn)員工之間友誼的作用，并讓員工對自身崗位擁有一種強(qiáng)烈的責(zé)任感與歸屬感，進(jìn)而更好地激發(fā)出其對項目檔案管理工作的積極性，使團(tuán)隊協(xié)作的力量被最大限度地發(fā)揮出來[4]。

4.2 加強(qiáng)對項目檔案管理工作重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)上級管理部門對項目檔案管理工作重要性的認(rèn)知，主要是基于馬斯洛分層需要理論中的尊重需要。只有員工在項目檔案管理工作中被尊重，才能夠讓員工認(rèn)識到項目檔案管理工作的根本價值，進(jìn)而為找尋到自身價值與人生規(guī)劃奠定堅實的基礎(chǔ)。這就需要上級管理部門能夠清楚地認(rèn)識到現(xiàn)階段社會發(fā)展的需求，并進(jìn)一步貫徹落實以人為本的思想，進(jìn)而在現(xiàn)有基礎(chǔ)上提升對項目檔案管理工作人員的保障。

4.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)工程項目建設(shè)的過程中，項目檔案管理的工作一直以來很容易被企業(yè)的管理部門所忽視。因此對于項目檔案管理人員來說，日常的工作更要以提升自身的綜合素質(zhì)入手，通過有效的手段在企業(yè)中提升各部門對項目管理工作內(nèi)容及其價值的認(rèn)知，強(qiáng)化對項目檔案管理工作的宣傳力度，同時也要加強(qiáng)自身與各部門及管理人員的溝通。不僅如此，由于項目檔案管理工作復(fù)雜且困難的特點是固有的，企業(yè)項目建設(shè)人員通常無法分清工程項目的資料應(yīng)該怎樣進(jìn)行歸檔，這就需要項目檔案管理工作人員提升人際交往能力，進(jìn)而更好地對其他部門進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，在實踐工作中體現(xiàn)項目檔案管理工作的價值所在。

4.4 關(guān)注項目檔案管理人員的身心健康

在企業(yè)工程項目建設(shè)的過程中，項目檔案管理工作人員一直作為幕后角色存在，不僅需要在日常的工作中耗費大量的時間與心血，同時會遭到其他部門員工的誤解。因此現(xiàn)階段的企業(yè)管理部門不單單要將關(guān)注的重點放在實現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)利益最大化的發(fā)展目標(biāo)上，更要切實關(guān)注項目檔案人員的身心健康，維持其部門內(nèi)部的和諧氛圍，讓項目檔案管理人員真正感受到來自企業(yè)的關(guān)愛，進(jìn)而激發(fā)其工作的積極性[5]。

5 總結(jié)

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，現(xiàn)階段的項目檔案管理工作要想能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，更有效激發(fā)員工的積極性，還要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷加強(qiáng)辦公自動化技術(shù)在日常項目檔案管理工作的應(yīng)用，減輕現(xiàn)階段項目檔案管理工作人員的工作壓力，建立健全完善的人員管理體制，充分發(fā)揮項目檔案管理人員的積極作用，并為項目檔案管理工作能夠全面的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]廉紅艷.提升檔案管理人員工作積極性具體措施[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015：1.

[2]王越超.云南經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)工業(yè)園區(qū)檔案管理現(xiàn)狀分析及對策研究[D].云南大學(xué)，2016.

[3]侯朝文.生物制藥企業(yè)新項目引進(jìn)信息管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2011.

[4]姜曉明.南寧市投資項目信息系統(tǒng)運維團(tuán)隊建設(shè)及溝通管理研究[D].廣西大學(xué)，2014.

[5]賈若愚.中科院北京基因組所科研項目管理模式的研究[D].中國科學(xué)院大學(xué)（工程管理與信息技術(shù)學(xué)院），2014.