綜合事務管理系統建設項目實踐初探

孫文一 朱文鵬

為更好地管理公司部門和員工，加強辦公綜合事務規范管理，全面推行制度規范的落地實施，加快信息化建設步伐就顯得尤為重要，建立一套高質量、易維護、可擴展的綜合事務管理系統勢在必行。以公司發展戰略為指導，以綜合事務管理的規范化、信息化、提高綜合事務管理的效率為宗旨，以滿足綜合事務管理者需求為目標，使公司綜合事務管理工作能通過信息化平臺得以順利開展;實現信息共享，真正做到一次錄入，多次使用，并通過信息匯總與授權機制，使綜合事務管理工作中的各種角色能夠在工作中及時地得到需要的信息;工作產生的信息能夠及時地存儲到平臺的數據庫之中，以提供其他需要信息的角色進行共享;各種角色的工作內容、痕跡、時間等能夠進行追溯，如實反映各種角色工作情況，從而實現對各種角色的評價與管理。

一、技術方案

系統平臺是架構在.NET4.5之上的SOA架構。

1.系統總體設計。（1）安全機制設計。系統級安全機制：限制系統連接數、同一時段用戶登錄數、用戶登錄超時時間等。程序資源訪問安全機制：提供用戶權限設置功能，用戶僅能使用方位已授權的功能與操作。功能性安全控制：對用戶輸入的信息進行有效性驗證，在進行對數據信息的修改操作時，對用戶提交的數據進行特殊字符過濾等。數據域安全控制：行級數據域安全，即用戶可以訪問哪些業務記錄，一般以用戶所在單位為條件進行過濾。（2）系統實用、簡潔。系統功能實用，用操作簡潔、直觀方便、交互性強;具備必要的幫助和導航功能，減少用戶錄入及操作的工作量。（3）系統穩定、可靠，運行效率高、速度快。系統在運行期間，運行穩定可靠，資源開銷小，未出現死機現象，對用戶的異常操作有提示、容錯及數據保護功能。系統響應速度未因系統承載數據量發生變化而改變，本身安全可靠、易于維護。（4）數據庫。系統采用關系型數據庫：SQL SERVER數據庫。（5）可擴充性和易維護性。系統能夠適應企業變化的需要，可以非常便捷地擴充系統的功能和修改系統的功能。（6）數據庫備份與恢復。系統具有備份和恢復機制，可自動定期備份數據庫，確保企業數據的安全。備份機制：每周完整備份、每天差異備份。 （7）合理的體系結構和良好的集成性。整個系統建立在一個統一的業務平臺上，包括用戶管理、消息服務、表單服務、工作流服務、系統管理等，以實現業務的無縫集成和協同，并為系統未來的發展奠定基礎。（8）數據、信息資源共享。用戶不受空間、時間約束，可通過客戶端WEB瀏覽器訪問系統，從唯一的信息來源安全地操作所有信息。信息在一處一次輸入并確認，確認后的數據可在多處重復利用。對于歷史電子數據進行遷移，把用戶歷史數據轉入到新系統中，實現了信息資源的共享，解決數據孤島問題。

2.系統功能機制。（1）標準化。通過系統對相關任務單據編號等分類和編碼規則進行標準化定義和統一，使得編碼規范得以在系統中實現及推廣應用。（2）流程化。通過系統實現綜合事務管理的流轉實現，根據制度規范和組織資源情況實現各項管理工作的流程，并予以痕跡記錄。（3）消息提醒機制。系統實現了待辦和工作任務進行提醒。并預留了與第三方軟件實現提醒的接口，如郵件、短信、企業即時通訊軟件等。

3.移動辦公。移動辦公平臺采用HTML5框架進行定制，支持IOS，Android客戶端。（1）統一用戶管理。移動辦公平臺與綜合事務管理系統進行用戶和組織架構的同步，同步方式可選自動和手動兩種方式。（2）界面定制。通過對用戶頁面定制，更加貼合用戶的使用習慣。（3）流程開發。以PC端流程實現的邏輯為基礎，進行移動端流程開發，實現PC端與移動端的配合，發揮兩端的優勢。（4）集成其他應用。可根據需要，集成企業其他系統的數據，如集團公司其他業務系統等。（5）文檔轉換服務。提供獨立文檔轉換服務，實現了文檔在線瀏覽，并進行文檔安全控制，防止文檔失控。同時提供緩存、預讀等性能優化處理機制。（6）推送通知服務。對于流程處理待辦事項，提供圖標角標推送提醒。必要時也可通過手機短信服務進行提醒。（7）安全機制。企業移動應用場景中需要保證：用接入的安全控制;移動傳輸過程中的數據安全;使用過程中的信息安全，例如下載到手機本地的重要文件不被泄密等。

4.系統技術平臺。（1）一體化平臺。系統建立企業核心業務的統一平臺，通過組件式建設在該平臺中能夠搭建各個業務子系統。為了保證頂層設計理念能夠落實，在設計信息系統的時候，將信息系統按照一體化的要求進行四個一體化，分別是：使用一體化;溝通一體化;業務一體化;數據一體化。（2）平臺的開放性。系統平臺通過使用IT通用標準和提供系統業務層源代碼保證平臺的開放性，主要體現為：提供開放的、通用平臺;能為后期建設的其他系統預留接口;能保證功能的不斷擴充和系統的平穩升級;具備二次開發的能力;系統有統一的授權體系。（3）用戶管理。系統具有完善的用戶管理和授權機制：通過統一的用戶權限管理機制，保證系統的安全性和操作的針對性;可分級、分類授權;可以靈活地定義各種角色;與流程、表單、數據的管理有機地結合起來。管理員可以管理和維護本系統的組織結構、人員信息。（4）工作流管理。系統使用國際工作流聯盟XPDL2.0標準，XPDL是工作流的標準實現，是對業務流程模型（BPMN）標記的一種文件格式（持久化為XML），并支持圖形化的展現。其特色功能包括職能流轉、錯發回收、多人并發處理。

5.表單與菜單管理。系統實現了流程表單配置、功能菜單配置功能，用戶可根據實際需要及業務變化進行調整。

6.系統參數管理。系統實現了參數管理功能，系統用戶可以對常用的以及經常變化的參數進行配置，增加系統的維護靈活性，包括有基本參數的維護和各業務管理特性參數的維護。

7.系統日志管理。系統具有完善的日志管理功能，包括報錯日志、系統服務啟始與結束日志、用戶登錄及退出日志。

二、建設成果

1.初步搭建綜合事務信息數據平臺。實現了數據整理和挖掘，保證系統數據的完整性、統一性和準確性;能夠快速、及時地挖掘和掌握綜合事務及后勤保障管理的相關信息，直觀、形象地了解各業務模塊的管理情況，有效信息檢索，并通過綜合統計分析，為規范管理和科學決策提供科學依據，基本實現審批流、信息庫的有效銜接，實現清晰地費用統計分析。

2.綜合事務相關流程線上操作全覆蓋。實現綜合事務管理業務流程全面信息化，基本做到現有綜合事務線上操作全覆蓋。主要包括以下功能：（1）會議管理。實現會議室在線申請與審批;根據會議預定時間提供會議室占用情況和查詢功能，建立會議室管理臺賬，實現會議室費用統計。（2）辦公設備及用品管理。實現辦公設備、家具、用品及耗材申領及維修申請線上功能，實現人員與設備設施勾稽關系，加強調撥管理，實施辦公家具及設備二維碼管理應用，完善辦公用品庫存管理，動態調整庫存信息，建立臺賬，加強分類管理，實現信息數據費用統計分析功能。（3）車輛及車位管理。加強車位統籌管理，實現車位分配和統計功能，實現車輛申請流程線上操作，實現車輛運行費用核算統計。（4）郵寄管理。實現郵寄需求的申請及審批流程線上功能，統計快遞郵件信息及費用。（5）文印管理。實現文印需求申請及審批流程線上功能，加強文印耗材計劃管理，實現文印耗材、成品及費用統計功能。（6）餐飲管理。實現餐券申領線上功能，實現餐券查詢和費用統計功能。（7）員工卡管理。實現員工卡申請、注銷、掛失、換卡管理。（8）辦公區域可視化管理。通過可視化視圖展示辦公區域房間的分配使用情況，可穿透查看辦公室視圖。

3.提升綜合事務管理規范化水平。系統建設以綜合事務管理相關制度及工作標準化手冊為依據，通過系統建設實現相關制度的落地，進一步提升規范化管理水平。

4.實現綜合事務管理系統手機端操作便捷化。搭建統一移動辦公平臺，除在PC端處理管理業務外，實現手機移動端處理，進一步實現便捷化操作，開設移動門戶、消息提醒、電子文件預覽等功能。

通過綜合事務管理系統建設探索實踐，初步實現了管理信息的共享，規范了管理過程，提高了工作效率。

（作者單位：中國能源建設股份有限公司）