檔案信息“供求耦合”視角下的新時代檔案開放鑒定工作

譚洪杰

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，“要牢固樹立和貫徹落實創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，堅持檔案事業依法管理、走向開放、走向現代化”，把開放作為檔案事業的三大發展目標之一，為新時代檔案工作指明了方向，繪制了藍圖。檔案開放鑒定工作作為界定檔案館館藏檔案資源開放與否的關鍵業務環節，其工作的好壞將直接影響到檔案信息開放的質量。因此，加強和改進新時代檔案開放鑒定工作至關重要。

一、檔案信息“供求耦合”及現狀分析

（一）檔案信息“供求耦合”

“耦合”一詞，原本是電子學和電信領域的一個名詞，是指能量從一種介質傳播到另一種介質的過程，后被廣泛應用于經濟學、管理學等學科領域。周毅在《關于檔案信息供求耦合的優化問題》一文中提出了檔案信息“供求耦合”的理論。“所謂‘供求耦合是指用戶的檔案信息需求與檔案部門的檔案信息滿足在時間上和內容上的比值，如果供約等于求，則表明‘供求藕合基本優化; 若供大于求或供小于求，則表明‘供求耦合處在劣勢” 。依此判斷，檔案信息“供求耦合”的優劣程度主要受提供檔案信息的時間、數量、質量、廣度四個變量的影響。

（二）檔案信息“供求耦合”現狀分析

從時間上看，近年來一些檔案館推出延時服務、預約服務，檔案查詢利用服務在時間上不斷優化。如湖北省檔案館推出工作日中午及周六全天查檔服務，面向湖北省30個邊遠縣、市、區開通異地查檔服務，社會公眾查詢利用檔案在時間上更為靈活便捷。從提供檔案信息的數量、質量、廣度上看，檔案信息“供求耦合”總體上仍處于劣勢。僅從檔案開放率而言，“據初步統計，全國各省、自治區、直轄市各級綜合性檔案館已開放的各類檔案只占全部館藏的30%左右，而歐美多數國家開放率已達到或超過60%，美國檔案館開放率更是達到90%以上” 。

二、檔案開放鑒定與檔案信息“供求耦合”的關系

檔案信息“供求耦合”的四個變量中，除檔案信息開放的時間屬于檔案利用服務環節的內容外，檔案信息開放的數量、質量、廣度皆受檔案開放鑒定工作的影響。

（一）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的數量

檔案信息開放的數量，直接影響到檔案館館藏檔案資源的開放率，決定社會公眾所能接觸和利用的檔案數量，是公眾對于檔案館開放程度的第一認知和感受。這一變量在很大程度上取決于檔案開放鑒定工作效率的高低。高效率的檔案開放鑒定工作能夠及時對館藏檔案進行有效鑒定，將大量封閉期滿的檔案及時由封閉轉為開放，提高可供查詢的檔案信息數量。而低效率的檔案開放鑒定工作，將影響檔案開放鑒定的正常進度，甚至延遲檔案開放，造成檔案開放率的低下。

（二）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的質量

檔案信息開放的質量，主要指檔案信息的供給與社會公眾需求之間的匹配度。在檔案館的各項業務工作中，檔案的開放鑒定工作是檔案從封閉走向開放的最后一道崗，也是與檔案利用銜接最緊密的業務環節。有計劃性和針對性地開展檔案開放鑒定工作，將大大提升檔案信息開放的精準度，所提供的檔案信息才能與公眾需求相匹配，檔案信息“供求耦合”才會不斷趨于優化。

（三）檔案開放鑒定決定檔案信息開放的廣度

檔案信息開放的廣度，也就是檔案信息開放的領域和門類。館藏檔案資源范圍廣闊，涵蓋政治、經濟、文化、社會、生態、民族、宗教、外事、軍事等各個領域。社會公眾對于檔案信息的需求除了出生證明、學歷認證、工齡認定等與自身利益息息相關的用途外，也有學術研究、政策了解、興趣愛好等其它用途。在側重民生的基礎上，對于各領域檔案信息進行全面鑒定開放，將在極大程度上擴大檔案信息開放的廣度，滿足社會公眾多樣化的查檔用檔需求。

三、我國檔案開放鑒定工作存在的問題

我國的檔案開放鑒定工作實踐已近40年，較好地滿足了社會公眾的檔案利用需求。但相關標準、程序、手段仍然不夠科學、完善，與時代和人民的要求還有不少差距。

1.業務水平不強。檔案開放鑒定是一項政治性、政策性、專業性都很強的基礎業務工作，從事這項工作的人員必須兼具強烈的政治意識、極強的政策觀念、豐富的史學知識、較高的專業素養。而重視程度不高、人員變動頻繁、業務培訓較少等因素，都在一定程度上影響了檔案開放鑒定工作人員業務素質和專業水準的提升。一些檔案鑒定工作人員，對于相關標準把握不準、理解不透，出于保險起見，往往嚴字當頭，一控了之，在一定程度上影響了檔案開放的數量。

2.鑒定手段落后。受制于檔案數字化程度等因素的影響，一些檔案館全文數據庫檔案信息不全，檔案鑒定OA系統或沒有研發，或未投入使用。檔案開放鑒定工作多以調閱實體檔案，逐卷、逐件、逐頁閱讀的傳統方式進行。事后需要逐卷逐件在實體檔案上蓋印控制標識，并將實體檔案開放控制情況與電子目錄進行手工掛接，嚴重影響了檔案開放鑒定工作的效率和質量。

3.自由裁量權大?！陡骷墖覚n案館開放檔案辦法》《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等現行標準及規定制定時間較早，大多數條文為原則性意見，既沒相應的細則，也無統一的程序，造成工作程序和標準上的自由裁量權較大。2019年上半年，中山大學“綜合檔案館檔案開放鑒定的程序制度與方法研究”課題組通過調查問卷的形式對12家綜合檔案館檔案開放鑒定與劃控程序制度情況進行了調查。得出的結論是，“在檔案開放鑒定的程序上，沒有任何兩個是完全一致的，各個檔案館都采用了不同的工作模式。從步驟看，絕大部分檔案館采取三審制度，即初審、復審、終審，另有兩個檔案館僅采取初審、復審兩個步驟?！?此外，由于檔案鑒定工作人員知識結構、工作閱歷、社會認知的不同，會對同一份檔案的開放與否給出不同的判定結果。

4.歷史舊賬較多。早期的檔案開放鑒定工作程序不夠嚴謹，方式方法較為粗糙。一些鑒定人員僅僅通過閱讀案卷目錄的方式進行鑒定，而沒有對每一件檔案進行逐件“安檢”，鑒定結論粗糙，失誤較多，且存在因一件檔案不宜開放而控制整卷檔案的“連坐”現象。一些已鑒定的檔案實體目錄甚至還存在與電子目錄控制標志不一致的情況，這都需要對已鑒定的檔案回爐進行重新鑒定和審核，一定程度上影響了檔案開放鑒定工作的正常進度。

四、檔案信息“供求耦合”視角下推進檔案開放鑒定工作的幾點思考

習近平總書記關于“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化”的論斷既為新時代檔案事業發展提供了根本遵循，也為推進檔案開放鑒定工作指明了方向。開放是目的，依法管理和現代化是手段。實現開放基礎上的檔案信息“供求耦合”，需要在法制化、現代化、專業化等手段上下足功夫。

（一）提升效率，提高檔案信息開放數量。檔案開放鑒定工作的效率受專業化、現代化程度等因素的影響較大，需要從這些方面入手進行改善。一是要在專業化建設上下功夫，建立檔案開放鑒定專業機構，選優配強檔案開放鑒定專業人才隊伍，并在一段時間內盡量保持人員的穩定，適時組織和參與相關的業務知識培訓與交流，提升業務水準。二是要在現代化建設上下功夫。檔案開放鑒定工作的現代化即信息化建設。各級各類檔案館應立足檔案開放鑒定工作實際，梳理工作流程，分析功能需求，優化業務環節，研發、完善業務系統，依托檔案全文信息數據庫及敏感字庫等輔助手段實現檔案開放鑒定的初審、復審、鑒定委員會審定等全流程無紙化。通過信息化建設，大力提升檔案開放鑒定工作的效率，不斷提高檔案信息開放數量。

（二）摸準需求，優化檔案信息開放質量。習近平總書記指出，要切實做到人民有所呼、改革有所應。檔案信息供給質量的高低，關鍵在于是否真正了解人民群眾對于檔案的需求，是否堅持需求導向。當前，檔案查詢利用者的年齡和職業結構等都發生了深刻變化，對檔案信息的需求也漸趨多樣性和復雜化。檔案開放鑒定工作要改變過去那種按部就班、閉門造車式的老方法，與檔案利用窗口有效對接，統計、梳理檔案查詢利用記錄，以公眾需求為導向，在兼顧全面的基礎上有所側重，開展精準化的檔案開放鑒定工作，不斷提升檔案信息供給質量。

（三）統籌規劃，提升檔案信息開放廣度。進一步健全相關制度和程序，避免突擊性鑒定、隨機性鑒定、選擇性鑒定、應付性鑒定等不良現象，使檔案開放鑒定工作依法依規進行。一是要充分發揮檔案鑒定委員會的職能，統一領導和組織到期檔案開放鑒定工作，定期聽取工作情況匯報并研究解決工作中的一些疑難雜癥。二是要按照相關法規和標準，建立健全檔案開放鑒定工作流程，合理制定工作方案和計劃，做到程序科學、計劃合理、責任明確、分工到人，統籌規劃、高效推進各領域、各門類到期檔案的開放鑒定工作，不斷擴大檔案信息開放廣度。

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作者單位：湖北省檔案館