區縣民國檔案的特點及著錄工作淺析

靳瀟颯

一、西城區館藏民國檔案現狀

西城區作為北京市核心城區之一，在民國時期便是內城社會活動的中心，因此民國檔案生成數量在北京市各個區縣中理應排在前列。但正是因為居于北京市（北平市）核心位置，歷屆政府及其所屬機構皆在此辦公活動，各類中高等學校也多在西城區域內辦學，大部分民國時期地方政府公文檔案皆保留在北京市檔案館內，而很多高校的民國檔案也都留存于校園內部，部分名人檔案也都保留在其后人手中。中國第一歷史檔案館、北京市檔案館、各學校內部檔案室以及各類名人故居都有大量西城區的民國檔案。這樣的特點導致西城區域內雖然民國檔案豐富，但西城區檔案館保留下來的館藏民國檔案數量卻相對較少，并且以向社會征集而來的檔案為主。

西城區檔案館是在原來的西城區檔案館和宣武區檔案館的基礎上合并而成，基于此歷史原因，西城區檔案館館藏民國檔案也分屬南北兩館，并各自具有自己的特色。西城區檔案館北館保存著原西城區檔案館所留民國檔案，多為北平市西單、西安菜市場管理處在1945～1948年前后所形成的檔案資料以及北平市政府公用局與兩個管理處的來往文件，例如北平市政府公用局關于對西安市場管理處按時交納租金的規定;市場管理規則等問題的通知、規定;西單管理處移交圖記、賬簿、檔案、現金、家具、薪餉費、生活補助費等各種清冊[3]。

西城區檔案館南館保存著原宣武區檔案館所留民國檔案，主要涉及昔年宣武區域內各類房產地契、執照、民事訴狀、債務糾葛判決書等，如買賣房地契，典房契，建筑契、財產分割契約、佃地契約、倒佃契約、退佃字據;土地、旗產、官產等執照，戶部、財政部執照，鋪底執照;買房置地驗單;民國時期京師地方審判廳、商事公斷處民事訴狀、債務糾葛判決書以及銀行商股股票息摺等[4];反映北京回民教育史的國立成達師范學校的各類檔案史料。

二、西城區館藏民國檔案特點

1.形式上以向社會征集的各類檔案為主

與北京市檔案館相比，西城區檔案館更加貼近基層，因此長年以來所搜集和保留的民國檔案皆與社會征集工作密不可分，南館（原宣武區檔案館）表現的尤為明顯，所藏民國檔案幾乎全部來自征集全宗內。

2.內容上更加貼近國計民生，形式較為靈活

無論是北平市西單、西安菜市場管理處對市場內的各項管理規定，還是國立成達師范學校的各項校規通知，亦或是地方審判廳的民事訴狀和債務糾葛判決書，涉及民國時期區內教育問題、法律問題、市場管理問題等，其內容都與社會民生息息相關，對民國時期社會生活史的研究很有意義。

3.數量上雖然不多但較為雜亂，互相之間沒有關聯性

由于館內民國檔案大部分都是向社會征集而來，這就造成了其進館時間有早有晚、進館數量有多有少的情況。西城區檔案館民國檔案雖然整體上數量較少（總數不超過1500件），但內容上較為雜亂。除國立成達師范學校，北平市西單、西安菜市場管理處等機構所形成文件較為完整外，其余大部分文件之間皆缺少關聯性，很多房產地契僅為一張孤零零的憑據。零散的征集進館現狀導致管理人員在征集過程結束后，只能根據其類型、形成時間以及接收進館時間進行簡單歸類。

4.南北兩館館藏各具特色且管理方法迥異

西城區檔案館北館（原西城區檔案館）館藏民國檔案資料完整，都集中于西安和西單菜市場管理處這一機構，并且檔案數量相對較少，因此采用案卷級檔案管理方式。而西城區檔案館南館（原宣武區檔案館）館藏民國檔案數量較多且較為分散，在征集進館過程中采用的是文件級檔案管理方式，每一個目錄號下面并沒有組卷，而是根據接收進館時間直接進行文件排序。

三、西城區民國檔案著錄工作淺析

1.開展工作前應仔細謀劃部署，做到理論方法先行

民國檔案目錄數據采集工作是一項系統工程，這一勞動一共包含三種要素：著錄工具，即標準和分類表;著錄對象（館藏民國檔案）;著錄標引的主體，即著錄標引人員。[5]要想搞好民國檔案的著錄標引工作， 首先就需要認真學習研究、熟練掌握并靈活應用有關的著錄規則、細則，如《北京市民國檔案文件級目錄著錄細則》《文獻著錄總則》（GB/T3792.1）、《檔案著錄規則》（DA/T18）等。從而解決在民國檔案著錄標引實際工作中的具體問題，提高著錄標引的質量和效率。

此外，還應在開始著錄前對館藏民國檔案的數量進行摸底排查，根據自身館藏民國檔案的多寡來決定文件級著錄工作開展方式。工作量大人少，可通過向社會公開招投標進行著錄;若是量小人又不算少，可采用全局總動員，由檔案館工作人員著錄的方式。[7]西城區檔案館經過摸底排查，最終沒有采取外包形式，而是依靠自身力量完成。

2.針對實際情況靈活看待文件級與案卷級之間的關系

關于民國檔案著錄工作的著錄形式，有學者認為“一些案卷， 組卷時玉石不分，一部份檔案材料已失去了繼續保存的價值，……民國檔案宜進行案卷級著錄，沒有必要進行文件級著錄。”[8]但隨著時代的發展，案卷級目錄已經顯示出其粗放、籠統、模糊的特點，單純依賴于案卷級目錄數據庫的檢索已越來越不能滿足用戶對于細節性檢索的要求。“十三五”時期將全面開展對于重點檔案的保護與開發工作[9]，民國檔案文件級目錄基礎體系建設已然勢在必行。

民國檔案案卷級整理和民國檔案文件級整理是民國檔案整理工作的兩個不同階段，前者側重于檔案實體的歸位、還原，后者則是著重于檔案內在信息的深層挖掘，是對前者的一種完善、延伸，二者間應是一種互補的關系[10]。因此在文件級整理和著錄的過程中，應努力實現與案卷級的有機銜接。北京市檔案館所制定的《北京市民國檔案文件級目錄著錄細則》，明確要求各區縣在原有的案卷級整理基礎之上，詳細地做好卷內每一份文件的著錄工作。西城區檔案館針對南北兩館館藏的不同特點相對靈活地開展文件級目錄著錄工作，北館館藏原已存在案卷級整理和著錄，因此需要在原有基礎上細化和深入;南館館藏自征集之日起便就以文件級的形式進館，并不存在案卷級管理，因此需要直接按照檔案實體內容進行逐條著錄。

3.著錄人員除檔案業務水平外，還應增加一定的文史知識儲備及對市情區情的了解

檔案著錄質量的好壞，關鍵在于著錄人員[11]。雖然《北京市民國檔案文件級目錄著錄細則》在實踐經驗的基礎上提出了符合北京地方民國檔案特點的、更加細致的、可操作性更強的著錄要求[12]，對必要著錄項、文件題名的基本結構、題名擬寫要求等都有詳細的規定和案例示范。但由于各區縣歷史發展情況不同，因此導致在面對實際問題時需要具體問題具體分析。著錄人員在從事民國檔案著錄工作時，不但要了解檔案實體的管理保存情況，更應對館藏民國檔案的歷史背景及當時的區內情況有一定的了解。只有全面知悉檔案內容， 才能判定檔案的價值， 才能檢驗出原有案卷題名是否有修正、補充直至重新擬寫的必要[13]。尤其是依照實體內容進行著錄時，還需要具備一定的文言閱讀水平和識別能力，對公元紀年與其他紀年方法之間的換算、天干地支表、韻目代日表等了然于胸，方能在著錄過程中做到準確無誤。

參考文獻：

[1]曹興華.集體記憶視角下高校檔案管理工作研究[J].蘭臺世界，2017（16）：11-13.

[2]邱迎春.集體記憶視角下的藝術檔案管理[J].中國檔案，2012（09）：52-53.

[3]曹興華，強飚.基于集體記憶視角下的高校檔案資源建設研究[J].蘭臺世界，2015（02）：116-117.

作者單位：中央戲劇學院