基于辦公自動化系統平臺的采購業務管理實踐

邊洪錄　高歌

【摘? 要】針對企業原物資采購業務紙質審簽過程中存在的業務審批不及時、數據更新慢、審批信息錯誤多、過程內控風險高等問題，以OA自動化辦公系統為平臺，開發了采購業務管理模塊，實現了采購業務全流程信息化管理，提高了采購效率，降低了采購成本和內控風險。論文主要介紹實踐的背景、系統框架設計、表單和流程設計、數據綜合利用、實施效果等方面的內容。

【Abstract】In view of the problems existing in the process of paper-based examination and approval of enterprises' original material purchase business， such as untimely examination and approval of business， slow updating of data， many errors in examination and approval information， high risk of internal control in the process， and on the platform of OA automation office system， the procurement business management module is developed， which realizes the whole process information management of the procurement business， improves the procurement efficiency， reduces the procurement cost and internal control risk. The paper mainly introduces the background of practice， system framework design， form and process design， data comprehensive utilization， implementation effect and so on.

【關鍵詞】辦公自動化;采購管理;系統框架

【Keywords】office automation; procurement management; system framework

【中圖分類號】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0003-02

1 引言

神舟生物是以生物發酵和化學提取為關鍵工藝的原料藥制造企業，該企業原有物資采購全流程均使用紙質審簽，合同臺賬采用Excel表格人工更新，業務開展過程中主要存在以下問題：①流程審簽時間長，存在不及時和事后補簽現象;②審簽表單為人工填寫，表單填寫的完整性和準確性時常出現錯誤，審批過程預防差錯的難度大;③數據更新不及時，統計和查詢時間長，數據綜合利用效果差;④業務數據與財務數據之間存在時間差，對賬難度大;⑤采購業務審計工作量大，風險控制難度高。基于上述問題，企業亟需通過信息化手段，實現采購業務審批流程的在線移動簽署和數據的自動采集分析，提高采購效率，控制采購風險。

該企業現有的信息系統包括用友U8的庫存管理模塊，浪潮GS財務系統和致遠A8-V5辦公自動化系統。為節約項目實施的投資，同時結合企業現有的人員能力，最終確定在致遠OA系統平臺上，利用其業務生成器的功能，通過建立表單流程和基礎信息表單之間的數據關聯關系，實現采購業務的全流程信息化管理。

2 系統的總體框架

采購管理系統由數據應用層、業務流程層和基礎信息層三層框架組成：中間業務流程層以物資計劃、采購、入庫、報銷付款審批和供應商新增、變更的審批兩部分為主線，共涉及了30余個模板流程，覆蓋了企業采購管理的全部過程;底層基礎數據層通過與業務流程層交換數據信息，形成5大類檔案或臺賬;數據應用層通過基礎信息層形成7類統計信息，為日常管理、考核和決策提供數據支撐。系統總體框架如圖1所示。

同時通過配置OA系統與U8系統的集成接口，實現OA系統采購物資與U8倉庫管理模塊的無縫對接。

3 表單和流程設計

3.1表單設計

本文采用的系統平臺版本為V6.1SP2，表單采用Microsoft InfoPath進行格式設計和控件定義，導入OA系統后進行數據類型和操作定義。系統設計過程中，重新對審批表單進行了結構化定義和完善，增加了用于流程跳轉判斷、數據校驗、查詢統計及審批所需關鍵信息的字段。

表單設計采用的控件可根據功能分為兩類：顯性控件和隱性空間[1]。其中，顯性是組成表單的主體，用于表單內容的填寫和審批，同時也可用于流程流轉判斷和數據校驗;隱性控件是指表單中不顯示的控件，主要用于數據校驗和查詢統計。

表單字段數據類型的確定遵循了如下的原則：①審批意見欄使用“流程處理意見”類型，簽字欄采用“選擇人員”類型;人員、部門、日期等字段采用系統響應的類型，不得采用文本框類型。②對于分類用字段采用枚舉類型;枚舉值個數小于等于3時，用單選按鈕，枚舉值個數大于3時使用下拉框。③各類表單編號必須使用系統的流水號功能進行自動編號。④針對價格的字段要求保留4位小數，針對金額的字段要求保留2位小數。⑤可從其他表單或基礎信息中關聯的數據，應采用表單關聯類型，盡可能避免人工填寫。

3.2 流程設計

根據企業采購相關管理制度的要求，設計和優化審批流程，在原紙質表單審批流程的基礎上，利用系統協同、會簽、告知等功能，實現表單的審批，擴大表單信息流轉的范圍。在流程設計中，充分利用表單控件的數據，設置分支條件的自動跳轉，提高流程流轉效率，保證審批流程合規性。流程設計完成后，通過系統的流程仿真功能進行流程校驗，正確后方可試用。

3.3 數據校驗和防差錯設計

為保證表單審批過程中的數據完整性和準確性，主要采用了以下措施：①設置操作必填選項，保證填寫的完整性;②通過采用枚舉、數據關聯、日期等數據類型，更多地利用系統數據，減少表單數據的人工輸入;③利用表單的數據校驗功能，設置關鍵校驗信息，確保數據填寫符合要求，如在報銷流程中設置報銷金額必須小于等于合同到貨金額，報銷開支金額和財務核準金額必須相等，付款流程中設置付款進度不得大于100%，貨到付款時付款金額必須小于已報銷金額等;④通過設置流程發起先后順序，確保流程審批和業務同步實施，避免先做后批的現象，例如，合同審批結束后才能發起后續請驗和報銷流程，報銷流程發起時必須關聯入庫流程等。

4 基礎信息的創建和更新

利用系統業務生成器的功能，創建物料檔案、供應商檔案和合同臺賬等基礎信息底表，已有數據通過系統導入功能直接導入，新增數據通過流程表單的數據存檔功能創建，并通過相關聯的流程表單對臺賬內的數據進行更新[2]。針對需要使用未結束流程中的表單數據的情況，在信息底表中設計了預寫字段，用于保存該數據，能夠有效提高數據利用的準確性。

例如，原材料合同臺賬，包括了合同的基本信息、合同到貨請驗、入庫、報銷和付款的全部信息，并設計了流程中的請驗數量、報銷金額和付款金額3個“外部預寫”字段，以確保數據校驗的準確性。該臺賬通過合同審批表單的數據存檔功能創建數據，利用請驗、入庫、報銷、付款等相關表單的數據回寫功能實時更新臺賬的對應數據。

5 數據應用層的實現

數據應用層主要利用OA系統的查詢和統計功能以及第三方BI軟件，實現對7類信息的分類統計，包括新增供應商數量統計、供應商欠款統計、重要物料的欠款統計、物料采購數量和金額統計、物料歷史價格統計、發票報銷的統計和資金流出的統計，同時可根據業務需要，隨時定制統計信息，為決策人員提供數據支撐[3]。

6 應用的效果及后續改進的思路

通過系統的應用，具體有以下幾方面效果：①降低采購成本。通過比較分析各物料的歷史價格，引入新供應商，合理地競價議價談判，實現了采購成本的降低。②降低差錯，提高采購效率，實現無紙化辦公。③規范內控。通過信息系統規范采購流程，加強審批流程控制和數據統計分析，強化對采購業務的管控與監督，有效促進了采購業務的公開化、透明化、科學化。

后續改進的主要思路：①持續優化采購流程，開發數據綜合統計分析報表，提高數據利用效率;②開發采購業務和財務系統的接口工具，實現業務實施和財務記賬功能的同步，提高財務記賬及時性和工作效率。

【參考文獻】

【1】孫慧友，趙亮.高校OA系統辦公流程審批的設計與實現[J].吉林化工學院學報，2019，36（09）：79-81.

【2】馬靜.信息化管理系統對采購過程的有效控制[J].現代經濟信息，2012（24）：37.

【3】朱翠娟，黨相文，趙建光，等.中小型企業采購管理信息系統設計[J].吉林大學學報（信息科學版），2015，33（06）：723-727.