新時期高校電子檔案基于信息化發展應用研究

王玉玲 朱銀培

摘 要本文在系統分析目前高校電子文件和檔案管理與應用現狀的基礎上，指出高校在電子文檔管理與應用方面在自身信息化建設中均存在明顯的短板和不足，提出有效措施，加強信息化和電子化建設，應用新一代電子信息技術，推動高校電子文件和檔案與高等教育各項事業銜接融合并促進其快速發展。

關鍵詞新時期 高等學校 電子檔案 信息化 應用 研究

隨著電子化和信息化技術的發展，高科技的電子信息與技術已經融入高校檔案管理與應用工作的方方面面，深刻改變了檔案館管理模式和應用技術，并成為高校檔案館事業創新發展的主要推動力。如何分析和看待高校檔案館電子信息化工作發展與電子檔案應用現狀，解決由于設備、軟件等不足、檔案電子化程度較低，難以大面積推廣普及，阻礙高校電子文件和檔案管理與應用的實際問題，檔案專業技術人員必須高瞻遠矚，充分運用新思想、新觀念和新技術實現電子信息技術與檔案館工作深度融合，推動高校檔案事業信息化迭代發展，這是目前需要深入思考的現實問題。

一、分析傳統檔案管理和應用存在的問題及缺陷

1.保存難度大。傳統的檔案庫房建設沒有那么嚴格，與普通辦公用房差別不大，檔案保存措施不利，防火、防潮、防盜、防霉、防水等“五防”功能不達標，尤其是在南方，在回南天氣情況下，更不利于檔案的保管使用。

2.檢索查詢不方便。由于主客觀原因的存在，傳統檔案主要是依靠檔案人員手工進行收集、整理、管理和提供檔案利用，基本上都是純手工操作與管理，檔案人員的工作量相當大且任務艱巨，傳統的檢索方式是檔案人員根據全宗目錄從一本一本的目錄中找出條目，根據條目再找出所需的檔案文件名，然后再根據所記錄的卷宗和頁碼到庫房里去查找，過程相當費時、費力和煩瑣。

3.占用極大的存儲空間。傳統檔案管理，不一定是集中在高校綜合檔案室（館）由檔案專職人員統一管理，基本上每個二級學院（系）或科室都有自己所謂的單獨的資料室，由兼職人員負責，造成檔案資料零散存儲，占用面積大，查詢利用不方便。隨著時代發展和社會進步，高校各種檔案信息不斷增加，因形勢所迫很多高校就要專門出資建設檔案庫房等設施，存放自己的檔案實體，投資巨大。

4.二次利用不方便、不及時且利用率低。高校所形成的很多檔案總是要隔一年或者幾年才能整理完畢。比如：科技檔案、工程建設檔案等，一般都是等項目結束后才全部歸檔。但事實上檔案在二次利用的要求上是時間越早越好，成果轉化為生產力的實用價值也越高。檔案收集歸檔時間拖延，在一定程度上就會影響檔案的利用效率、成果以及二次研發。同時，傳統模式下所形成的檔案，其利用起來也是相當麻煩和煩瑣，首先要咨詢領導審批，然后還要登記備案，接著要在星羅棋布的檔案資料中搜索、查找，整個過程不可避免地會造成所用檔案不同程度的損壞，而且同一份檔案在同一時間段只能由一個人（或單位）借閱利用，其他查閱者只能等待此份檔案借閱完畢，歸還后才能再借用。

5.檔案損壞和丟失現象不斷。傳統檔案管理時常會發生檔案損壞、丟失情況，且修補成本很高，恢復原狀的可能性很小，檔案質量受到嚴重影響。完全依靠手工操作方式來收集、借閱檔案，不可避免地會發生丟失或損壞的現象。

6.不能形成信息網絡。傳統檔案整體管理步驟煩瑣，以手工操作為主，陳舊的紙質實體檔案受客觀因素影響沒有及時掃描、備份和電子存檔，造成一定程度的損壞和丟失。新時期的檔案實體管理模式如果不能盡快形成信息網絡共享模式，同樣會對檔案管理、應用與服務、對外交流會產生很大的不便，由此大大降低了檔案管理和服務利用的工作效率。

二、電子文件與檔案管理的重要性及優勢因素

1.電子文件與檔案管理的重要性。當前，我國各行各業都在大力推進“互聯網電子政務”的進程，電子商務市場逐步迎來高速發展的創新局面，對于高校而言，更是如此。為推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作，促進電子商務和數字經濟健康、快速發展，2018年12月，國家檔案局召開持續推進企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作暨第一批試點單位的試點工作中期檢查會暨第二批試點單位的試點方案評審會。國家檔案局副局長付華出席會議并對繼續扎實開展試點工作提出要求：各單位尤其是企業要充分認識試點工作的重要性。試點工作積極探索電子文件歸檔和電子檔案管理的有效途徑、方式和方法，既可以為降低企事業管理成本提供支撐，也可以為國家進一步出臺相關規章制度和標準規范提供理論指導和實踐依據。

2.電子文件與檔案管理的優勢。電子檔案管理的最大優勢主要是節省大量的空間，便于保存查詢以及文檔備份，為做到萬無一失、安全保密，還可以在異地備份。檔案電子化運用計算機通過信息技術可以將大量的資料進行壓縮，儲存在網絡專用系統中或者是硬盤、光盤等設備里面，既節省了傳統的儲存空間，減少檔案庫房壓力，又方便查詢和利用，檔案數字化可使利用者及時地在網絡中搜索，只要線上申請并審核通過就可以進一步地查閱。同時，也不用擔心電子化的檔案會受到以往那些傳統的物理因素的破壞，可以長時間地進行更新儲藏與保存，其檔案管理的步驟越發簡潔、省時、省力，節約成本。所以電子檔案的管理擁有極大的優勢。對于高校而言，各二級單位尤其是檔案館，實施電子文件和檔案管理更有利于提高文書檔案管理和服務效率。電子文件和檔案管理與應用是通過信息化手段充分發揮磁盤和硬盤等的作用，對電子文件及文書檔案進行合理有效收集，并將其做好磁盤化處理，后續再通過計算機、手機等設備直接轉發給學校領導對其審核、閱覽、簽批、修改等處理，最后由檔案館專職人員對電子文件做好快速分類和歸檔。

3.運用電子信息技術有利于提高文書檔案管理的安全性和網絡共享性。傳統模式下的檔案管理與應用，大部分單位的文書檔案都是采用紙質材料保存的方式進行管理與服務，其弊病是紙質材料極容易受到惡劣天氣和庫房溫、濕度等環境因素的影響，最終導致檔案質量受損，尤其是我國南方地區及沿海地區，濕度更為顯著。當前，企事業、機關單位都在積極使用電子信息化管理模式，通過OA等自動化辦公軟件將紙質材料輸入到磁盤或硬盤等電子化設備上，利用計算機傳輸功能，可以大量減少紙張的使用數量，并更好地保證文書檔案的完整和安全性能。此外，提高電子化的文書檔案管理與應用，有效避免了多余及不相關人員的參與，利用檔案信息借助網絡技術及設備進行實時精準送達，量化備份與存儲。

另外，實施電子文件與檔案信息化管理，有效提高網絡資源共享性。高校專職檔案人員在管理過程中運用計算機聯網技術創新、創建適合學校內部資源共享功能的數據庫，并結合自身檔案管理所需要的數據庫來設置訪問權限，根據實際情況分別創建公共和私密數據兩種訪問端口，再按照文書檔案的形成時間、重要性、保密性以及其他具體屬性將其錄入到對應的數據終端。應用服務嚴格按照檔案管理條例對外公告，高校內部人員和社會人員可根據需要申請各自所需的文書檔案閱覽審批程序，在特定時間與空間內可直接通過計算機登錄端口查閱利用。同時，各需求用戶也可以根據需要通過檔案管理數據庫進行電子檔案閱讀或數字、圖片等截圖利用，極大地提高了學校電子檔案管理、應用和服務效果。

三、高校電子文件與檔案信息化應用管理舉措

1.加快電子文件和檔案數據庫建設與信息技術縱深發展。首先，高校要建立檔案管理的大數據系統、規范化管理制度和電子檔案管理工作機制。在條件允許的情況下，各高校可根據自身學校特色成立專職的電子檔案管理部門，建立健全完整的電子檔案運轉機制。高校網絡中心和檔案館基于統一的管理制度與專用的電子檔案管理系統建立高標準、嚴要求的檔案管理平臺，并負責其安全保密性，做到在統一的平臺上實現電子檔案數據的有效收集與共享使用。

其次，高校應做好歸檔電子文件性能、技術和安全保密處理，使電子信息化向縱深方向發展。結合本校實際情況，使電子文件與檔案在傳輸與存儲過程中向計算機內嵌入不同內涵指示標的隱性條碼，做好電子文件的防偽與復制件之間的區別標注與示意。在檔案管理與應用工作中，高校檔案管理部門應及時、精準地將輸入隱性條碼的電子文件與檔案一并歸檔，將能夠有效防止電子文件與檔案被偽造、仿制，以維護電子文件的權威性、客觀性、真實性、合法性，提升電子文件的憑證作用、參考價值和原始性。同時，還可以利用信息化技術將特殊的電子文件與檔案設置成“只可讀”版本，不可以被復制、更改，更不能“編寫”或者照抄、照搬。

還有，由于大數據信息技術在高校的廣泛普及，高校電子文件與檔案管理也得到與時俱進的快速發展，電子檔案應用技術日益取代傳統的檔案管理模式和應用服務。現代電子信息技術的縱深發展無形中都在促使電子檔案從收集、整理、歸檔、存儲與應用向著快速、便捷、高密度、高質量、高效率和安全保密的方向發展。唯一受到質疑的電子化檔案，一旦受到外來的攻擊其資料便可以簡單地被竊取的可能性都在日益消除，這更有助于實現高校信息資源共享。而且，電子文件與檔案的發展空間廣闊，檔案保存的時間進一步延長，電子檔案數據庫存儲的數據類型也日益廣泛且存儲容量也不斷增大。

2.做好電子文件與檔案的安全保密管理。高校檔案館經過鑒定、甄別，一旦確定電子文件與檔案的憑證性和價值作用，就要高度重視解決電子文件與檔案的安全與保密問題。總體而言，做好安全保密性措施是推動高校電子檔案管理迅猛發展的重要保證。過去傳統的高校檔案管理方式大多都違背了檔案信息服務的公開和透明原則，其服務宗旨屬于紙上談兵，脫離高校師生與社會大眾的實際情況，其管理方法和應用只是滿足于高校領導層的個別查閱利用，大部分檔案都是嚴密的封存在檔案存儲機構或庫房，使得高校普通教職工和學生很難充分地利用檔案信息資源，查找一份已畢業離校學生的學籍信息，需要咨詢多個部門和多個人員，沒有充分發揮檔案應有的價值和作用，為高校建設發展提供支撐和助力。在科技信息與網絡技術快速普及的今天，高校領導層已逐步認識到檔案信息資源在學校穩定發展中的重要性，更注重把科技檔案轉化為生產力為地方經濟和社會服務的成效，檔案的作用越來越不可忽視。當前，高校檔案管理和應用信息化技術的策略不斷升級，電子檔案保護加密系統也正在日益改革創新與發展，致使高校電子檔案的應用安全性、保密性更嚴謹，為電子文件與檔案的普及和應用保駕護航，逐步實現了高校在安全環境下進行電子檔案信息傳遞、共享與應用需要的快速發展。

3.不斷提升檔案人員綜合素質和專業技能是做好檔案應用服務的基礎。促進高校檔案管理尤其是電子檔案工作高質量發展的前提條件，就是盡快提升電子檔案管理人員的綜合素質和專業技能，尤其是計算機操作技術，同時也要提升校內專、兼職檔案管理人員的崗位職責、權利、義務和同等待遇。首先，高校應加強自主培養和積極引進專業檔案管理人才“雙軌制”，全面加強檔案管理人員學科專業的優化配置結構與組合，通過業務培訓和后續教育逐步提升檔案管理人員專業技術能力。每年度都要開展有針對性的檔案管理人員的專業技術水平，以此來滿足檔案管理人員尤其是兼職檔案員的業務水平、職稱評審和晉級需求。其次，對檔案管理人員進行技術與能力考核，為了做好安全和保密工作，建立電子檔案管理人員獎懲機制，強化電子檔案管理人員的職業道德素養和健康心理的自主提升意識。

綜上所述，隨著信息技術和社會經濟的不斷發展，新時期檔案管理工作需要不斷采用更加高效的管理技術和方法，認真分析對比電子檔案管理和傳統檔案管理上的共同點和差異性，區分兩者之間不同的優勢和劣勢，更好地完善電子檔案管理與應用措施。在智能化和自動化的時代背景下，通過計算機網絡工程技術對電子文件與檔案信息資源進行延伸和拓展，充分發揮電子檔案在高校教育教學、行政管理、人才培養中的應用功能，最大限度地發揮電子檔案的應用價值，為高等教育事業健康、穩定發展助力。