大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設分析

劉向陽

摘 要：隨著“大數據”時代的到來，各行各業的發展都受到了極大的影響，高校的人事檔案管理也不例外。大數據時代下，高校人事檔案管理發生檔案數量呈直線上升，人事檔案的來源趨向于多元化，檔案信息異構化，檔案管理信息化等一系列的變化。本文就大數據時代下高校人事檔案管理信息化建設，進行研究和分析。

關鍵詞：大數據時代 高校人事檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

一、大數據時代下高校人事檔案管理的現狀

1.人事檔案信息更新不及時

由于檔案的特殊性，其檔案的內容具有極強的保密性，且大多數都被掌握在組織的手中，不能在社會上擴散和傳播，更不能使其公開。所以，檔案的管理方式都一直較為保守，檔案的收集也一般都是通過“檔隨人走”的方式進行，就是干部將自己的檔案主動調到用人單位，用人單位也只能被動的進行接受。如果檔案人員在進行檔案管理時產生疏忽，導致某個或者某批檔案被“塵封”，那么這批檔案的信息內容就無法及時進行更新，必然會導致人事檔案內容的不完整，使其管理也變得混亂。

2.人事檔案信息化管理平臺建設不到位

高校的人事檔案是高校干部工作、重要人才工作的重要信息，而且在干部或者是職工進行晉升時是重要的依據之一。因此，高校的領導應當重視人事檔案的管理，加大對人事檔案管理的關注力度和人力、物力、財力方面的支持力度，但在實際情況中卻并非如此。許多高校領導認識不到人事檔案管理的重要性，就導致高校人事檔案在進行管理過程中的問題無法解決，嚴重阻礙了人事檔案管理的發展和信息化管理平臺的建設。

3.數字化、信息化程度低

近幾年來，隨著國家干部人事檔案管理方面相關政策及法規的相繼出臺，在“大數據”時代背景下，各大高校紛紛對人事檔案管理進行了變革和創新，尤其是在人事檔案管理中運用信息化技術，努力跟進社會發展步伐。但在實際情況中，由于各方面原因導致高校人事檔案管理的信息化、數字化不能滿足日常的工作需求，如：數據庫的不完整、基礎設施的缺失、系統功能的欠缺等，從而導致檔案利用率低下、檔案管理工作效率低下等問題，都嚴重阻礙了高校人事檔案管理信息化的發展。

4.管理人員綜合素質不高

高校人事檔案管理信息化的建設，對人事檔案管理人員也提出了更高的要求，相關的管理工作人員不僅要有一定的計算機技術基礎，還要掌握一定的信息技術，從而才能通過軟件系統操作完成電子檔案的管理，并且還能夠對硬件設施進行日常的維護，這些都需要綜合素質較高的創新型人才。但在目前高校對于人事檔案管理工作人員的招聘上，“門檻”設置的較低，對應聘人員的學歷、知識技能等都沒有做出明確的要求，從而不利于檔案管理信息化進程的推進。

二、大數據時代下推進高校人事檔案管理信息化建設的措施

1.加大人事檔案的收集、審核整個力度

首先，各大高校的人事檔案管理部門，要建立健全的相關管理制度，完善日常管理工作中存在的問題，如制定高校人事檔案信息定期上傳制度、人事檔案管理規范制度等。通過相關的規定制度，嚴格規范管理人員的操作流程和操作規范，確保檔案管理工作人員能夠及時的收集人事檔案資料，并定期按時的對人事檔案資料進行更新和補充，從而避免人事檔案信息內容缺失甚至人事檔案丟失情況的發生。其次，高校對于人事檔案要進行嚴格、細致的全面排查，對于存在虛假信息、錯誤信息、填寫錯誤等一類的情況，及時采取相應的措施，從而保證人事檔案信息內容的真實性、準確性和規范性。

2.推進人事檔案管理信息化、數字化管理

在“大數據”時代背景下，人事檔案管理信息化、數字化是社會發展的必然趨勢，因此高校應該加強對人事檔案管理信息化建設的重視，加大力度建設和完善相關的電子信息化平臺，保證相關建設項目資金的充足，并將其納入學習的發展規劃。力爭將人事檔案管理的信息化、數字化水平提升上來，以此達到檔案存量數字化、利用網絡化以及增量電子化。但是由于人事檔案的重要性和安全性，高校要特別注意對人事檔案的保護，應設置相應的防火墻和安全系統，避免外界用戶侵入系統對人事檔案進行惡意篡改和刪除，其次還要加強電子檔案的前端控制，將已經歸檔的檔案設置成自動上鎖，已經上鎖的檔案就無法進行編輯和修改，同時也不能被刪除，避免內部人員進行纂改，從而影響人事檔案的真實性。

3.加快信息化平臺的建設

高校在建設人事檔案管理信息化平臺時，要注意依托校園網的網絡共享特性，通過校園網對人事檔案管理系統和校園的OA辦公系統進行無縫銜接，從而實現檔案的遠程管理、查詢和利用，從而大大提高了人事檔案的利用效率，并省去了查閱、翻找等不必要的人力資源。信息化平臺的建設非常重要，它直接決定了人事檔案管理信息化水平的高低，而且信息化平臺的建設還有利于檔案數據庫的建成，推動檔案管理信息化的發展。

4.提高管理人員的業務素質

高校要積極組織相關的知識、技術、技能培訓，并設置嚴格的上崗要求，只有通過相關的知識技能考試，人事檔案管理人員才能上崗，這樣不僅避免了因為管理工作人員自身知識儲備不足，從而造成管理工作效率低下、管理質量不強等問題的發生，還能推動人事檔案管理信息化的良好發展。其次，加強對相關管理工作人員的思想培養，使其樹立正確的工作思想，嚴格、認真對待自己的管理工作。防止管理工作人員因自己的工作性質，而自暴自棄否認自己的自我價值和工作價值，從而對工作產生厭惡和消極的情緒。最后，加強對檔案管理人才的發掘和培養，通過提高待遇、校企合作、公開招選等方式引進先進的技術型人才，從而為高校人事檔案管理信息化建設注入新鮮的動力，有效推進信息化建設。

結語

在“大數據”時代背景下，高校的人事檔案管理信息化建設并不是能夠一蹴而就的，而是需要長期不斷地發展。因此，相關負責人在這個過程中一定要有耐心和決心，并要做好充足的準備，以此才能完美完成高校人事檔案管理信息化的建設。

參考文獻

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