事業單位檔案管理信息化建設分析

張福江

摘 要：檔案對于一個單位和涉及個人來說至關重要，隨著信息化的發展，信息技術在檔案領域也越來越廣，檔案信息化建設進程不斷加快，為單位和查檔利用人員帶來極大便利。但是限于種種原因，檔案信息化建設發展并不均衡，還存在不少問題和困難。本文對事業單位檔案管理信息化建設中的問題和困難進行了分析，并有針對性的提出了解決意見。

關鍵詞：事業單位 檔案 信息化建設 對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

隨著信息化的普及，國家對檔案管理信息化越來越重視，中央辦公廳和國務院辦公廳出臺的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，文件中明確要求加快推進傳統載體檔案數字化，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化，這充分說明信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢。隨著國家綜合檔案館信息化的普及和利用，大多數的事業單位也開始探索檔案管理的信息化建設，但是在信息化建設過程中卻存在著種種問題，影響著檔案管理信息化建設的進程。

一、檔案信息化建設的含義和原則

檔案信息化建設，就是對單位室藏紙質檔案通過數字化掃描的方式進行加工，并利用檔案管理軟件進行檔案信息資源的管理。室藏檔案資源，只有通過數字化加工，才能實現信息化，進而實現存儲數字化和利用的網絡化。

在檔案的信息化建設過程中，要明確遵循以下三點原則，確保檔案信息化建設的有序推進，一是規范性原則，在檔案信息化建設的全過程都要秉持規范性的原則，這是做好檔案信息化建設的首要原則，尤其是在數字化加工過程中，一定要注意規范性，要制定合理的紙質檔案數字化加工方案，確保數字化掃描檔案資源的規范性;二是注重檔案信息化建設的效益，室藏檔案涉及的檔案類型較多，每種檔案有每種檔案的專業特點，這就需要多個崗位人員的配合，提高檔案信息化建設的效率;三是注重檔案資源的安全管理，這不僅是指在數字化過程中對檔案資源的保護，還指檔案信息化資源的安全保護，要加強網絡安全防護措施，堅決避免檔案信息泄露和丟失。

二、檔案管理信息化的意義

事業單位檔案管理的信息化對于單位自身及單位的服務對象來說都具有重要的意義。一方面，對于單位自身來說，可以更便捷更快速的做好檔案的收集和整理工作，還可以節省傳統檔案管理模式中的人力和財力消耗，同時還會避免對紙質檔案的損壞和丟失，增加了對紙質檔案資源的有效保護，大大提高單位的檔案管理水平。另一方面，檔案管理的信息化重要的一點就是利用的網絡化，信息化管理更方便于檔案的查找，可以節省大量的時間和人力，查檔服務效率高，對于查檔利用人員來說，這不僅節省了寶貴的時間，還大大增強了檔案查找的精準度，更方便找到所需檔案信息。

三、檔案信息化建設中的困難

雖然越來越多的事業單位也開始了檔案管理信息化建設，進行了有效的探索和嘗試，也積累了大量的實踐經驗，但是我們通過分析當前的推進情況，仍然可以看到檔案信息化建設還面臨著不小的困難。

1.對檔案信息化建設重要性的認識不到位

檔案信息化建設是大勢所趨，但是限于當前社會檔案意識的淡薄，對檔案重要性的認識不夠等原因，除了國家綜合檔案館、高校檔案館和部分高層次企事業單位外，大多數的基層事業單位對檔案信息化建設的認識還不足，尤其是單位的領導，對本單位的業務工作格外重視，在人力、物力和財力上舍得投入，但是對于檔案工作總認為收集好、整理好，不出問題就算可以了，沒有意識到檔案對單位發展的重要意義，導致對檔案信息化建設的認識也存在誤區，沒能積極實踐檔案信息化建設。

2.檔案信息化建設所需專業人才較為匱乏

專業的工作需要專業的人才從事，檔案信息化建設對檔案管理人員的要求極為嚴格，不僅要懂得檔案管理的相關知識，還要熟悉掌握檔案信息化的各種操作技能。目前，現有的檔案管理人員對于傳統的紙質檔案的管理流程相對熟悉，但是對于計算機等信息化設施設備的操作卻知之較少，現有的計算機方面的人才又普遍不熟悉檔案業務知識。加上現在大多數的事業單位在人才招錄和人才引進中大多注重對業務人才的引進，而忽略了對檔案專業復合型人才的引進，導致檔案信息化建設所需人才較為匱乏。

3.檔案信息化建設配套軟硬件配備不齊全

檔案的信息化建設必然離不開檔案信息化管理所需要的計算機、服務器等，但是前面提到的，單位領導對檔案信息化建設重要性的認識不到位，這往往會導致在檔案信息化建設中投入的資金較少，尤其是機房建設所需資金又相對較多，單位領導往往是將資金用于單位業務建設的投入，而導致在檔案信息化建設中投入的資金少之又少，進一步限定了檔案信息化建設的步伐。

四、加強檔案信息化建設的對策

1.提高思想認識，充分認識檔案信息化建設的重要性

各事業單位領導要從思想深處認識到檔案工作的重要性，切實轉變檔案管理理念，把檔案信息化建設工作作為本單位的一項重要工作來抓，要高度重視檔案信息化建設，早日把檔案信息化建設提上日程。同時，要不斷加強對檔案相關業務知識的學習，尤其是加強檔案信息化知識的學習，提高自己對檔案信息化建設的掌握能力，方便在今后的信息化建設中發現問題、提供意見建議，以便使檔案信息化建設工作更快、更規范的開展。

2.培養專業人才，努力構建檔案信息化建設專業人才隊伍

對于現有的檔案管理人員要有針對性的制定培訓計劃，努力提升他們的檔案綜合業務能力，培育有潛力的工作人員成為滿足檔案信息化建設的復合型人才。在人才招錄和引進工作中，要有重點的加大復合型人才的引進，確保有足夠的專業人才推動檔案信息化建設。

3.加大資金投入，完善檔案信息化建設設施設備

檔案信息化建設離不開資金的投入，各單位一定要加大資金投入，首先單位要提供足夠的資金用于紙質檔案的數字化掃描加工，實現傳統檔案資源的信息化管理;其次，要提供足夠資金購買計算機、高清掃描儀、服務器等設施設備，并根據單位需求，購買滿足需求的檔案資源管理系統，方便檔案的信息化管理;最后，還要投入必要的資金購買防火墻等安全管理軟件，確保檔案信息資源不被黑客攻擊，不出現損壞和失泄密情況，切實維護檔案資源的安全管理。

總之，各單位要從思想和行動上來為檔案信息化建設提供支撐，不斷提升本單位的檔案信息化建設水平，加快實現檔案數字資源的集中統一管理，將本單位的檔案工作推向一個新的高度，發揮檔案的價值，帶動本單位工作的全面提升。

參考文獻

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