加強企業印章管理新思考

劉晴

摘? ? 要：本文對企業印章的涵義與作用進行分析，立足于當前國企印章管理工作現狀，挖掘管章意識、管理制度、管理風險等方面存在的問題，并提出科學有效的解決對策，力求通過提高管控意識、健全管理體系、加大風險防范力度等方式，使印章管理更加規范可靠，促進企業的健康長久發展。

關鍵詞：國有企業;印章管理;有效措施

引言：在企業管理工作中，印章的地位不容小覷，它具有極高的權限，許多企業的重大事情決斷都需要印章的存在才可生效，可見印章的重要作用。但是，當前一些國企的印章管理存在諸多問題，主要體現在管章意識、管理制度、管理風險等方面。對此，應通過發揮政工工作效力，轉變思想，填補缺口與漏洞，使印章管理工作更加科學妥善。

一、企業印章

企業印章是由企業刻制的，在當地公安部門備案的、以文字圖形為主體的公章與專用章，它是企業公務活動中職權行使與運用的重要工具。蓋有企業印章的文件是受法律保護的，說明企業要對該文件的內容負法律責任，因此要確保印章安全有效，切實維護用印的權威性和法定性。企業印章一旦被他人盜用或者冒用，很可能為企業帶來不必要的糾紛，甚至巨大法律責任。此外，印章的重要性還體現在對社會各界的承擔主體方面，在法人名義承擔中，印章是作為代表單位的法人形象而行使權力的。因此，需要加強印章管理力度，提高領導與員工的法律意識，有效防止濫用和誤用，自覺遵守相關用印規定，杜絕違法亂紀的蓋章行為，這對企業日常經營和服務具有重要意義，甚至關系到企業的生死存亡[1]。

二、企業印章管理工作存在的問題

（一）印章管控意識淡薄

當前，部分國企對印章管理與使用的重視程度不足，在思想意識方面存在些許問題，在一定程度上為企業帶來了經濟損失與風險隱患，主要體現在以下兩個方面：一方面，缺乏專業的管章人員，雖然一些企業設置了專人負責管章，但管理人員常常負責多項工作，如文秘、辦公室、檔案工作等等，有時多枚公章由不同部門負責管理，很容易導致管理混亂;另一方面，登記要素缺失，印章管理責任不夠清楚。用印登記應包括序號、時間、部門、內容以及負責人等內容，但在實際操作中，一些單位存在登記要素不齊全現象，未對相應文件嚴格審查，審批流程的記錄不詳細，這些都對印章管理與責任分配起到了負面作用。

（二）管理制度不健全

部分國企的用印不夠規范，存在較大的主觀隨意性，相關管理制度不健全，導致規范性錯誤時有發生。例如，一些管章人員單純對一些審批材料與日期加蓋公章，對一些證明材料或者因文字錯誤而更改后的文件卻沒有加蓋公章，很容易引起矛盾糾紛，且部分公章加蓋會標注有效期，對于此類公章加蓋，部分企業認為沒有必要。在蓋完章后，一些已經失效或者錯誤的文件，沒有及時銷毀，而是隨手丟掉;一些蓋章過的空白紙張也未有效處理，為有心之人提供可乘之機，引發違法亂紀現象，為企業帶來巨大經濟損失。

（三）印章管理風險存在

由于企業或人員忽視印章管理的重要性，導致印章管理存在諸多風險，主要體現在以下方面。一是印章濫用，印章管理者借助職位便利使用印章與第三方進行交易，從中謀取私利，在無形中對企業造成損失;二是印章盜用，部分企業對行政章的保管較為嚴格，很少出現大問題，而對于非法人單位印章來說，則經常出現被盜用或擅自使用等情況，需要引起企業高度重視;三是印章偽造，由于印章的備案期為兩年，超過兩年的印章將無從查證，為不法分子提供了可乘之機，通過偽造企業印章敲詐勒索，加上違法成本較低，此類現象經常發生;四是印章監管不到位，一些企業綜合檢查的中心側重于項目進展，忽視了印章使用方面的監督檢查，問題發現與整改不及時，不利于風險防控與管理效率的提升[2]。

三、企業印章管理的有效措施

為了盡量減少和避免企業因用印管理不當影響自身正常運行，應針對當前企業用印管理方面存在的問題，采取科學有效的管理措施，通過提高管控意識、健全管理體系、加大風險防范力度等方式，使印章管理更加規范可靠。

（一）加大宣傳，提高管控意識

在新時期背景下，外界環境紛亂錯雜，人們面臨的誘惑增加。企業應加強思想觀念教育，選擇具有較強職責操守與責任意識的同志管理印章;并定期舉辦培訓教育活動，向全體員工宣傳印章管理的重要意義和價值，提高員工的印章管控意識，使大家能夠自覺按照印章管理辦法辦事。針對違法用印的情況應提高警惕，加大宣傳教育，使員工清楚認識到濫用、盜用、偽造印章的嚴重性以及需要承擔的法律責任，不要被一時的利益蒙蔽雙眼，觸犯法律走上不歸路;還應鼓勵大家自覺參與到用印監督工作中，針對違法用印行為積極舉報，為企業生產經營活動營造良好的環境。此外，企業領導應以身作則，積極響應印章規范化管理的號召，合理合法的使用印章，維護企業利益，將印章管理在各項工作中貫徹落實，從根本上杜絕風險問題產生。

（二）完善制度，健全管理體系

1.健全印章管理制度。企業上下應深刻認識到制度是執行的基礎，在日常工作中應嚴格按照印章審批登記制度合理用印，對于需要用印的文件，必須走審批程度后才可使用;

2.落實管章責任制度。國企印章數量眾多，種類多樣，應為各類印章配備專人負責保管，在使用、移交、歸檔等各個環節均可能發生風險，應切實做到“章在人在”;由于非法人印章的使用相對頻率，風險因素更多，應加強對此類用章的審批和使用，明確責任人員，在每次用章前都要請示和登記，做好各類審核單據的移交工作，定期檢查和不定期抽查相結合，提高管章效率;

3.制定授權制度。對于授權委托書加蓋印章形式確定的授權事項與范圍，并以合同附件形式發送給單位的，一定要求保留簽收記錄。將不適宜授權的內容剔除，防止被授權者擅自承諾為企業帶來風險;部分國企經常對外投標，需要管章人員帶章出差的，管理者應做到章不離手，時刻保障用印安全;

4.明確電子印章使用規范。在信息時代背景下，許多企業采用網上辦公的方式，對于電子版的文件則需要加蓋電子印章。在規章制度制定時應與時俱進，與企業實際情況相結合，明確電子章的使用規范。在使用時應與信息管理部門積極溝通，確保在安全的網絡辦公環境下使用，以免產生風險和損失。

（三）多管齊下，抵御管理風險

1.構建印章專用系統

對于大型國有企業來說，各類印章數量眾多，一般會超過100枚。要想加強印章的規范化、透明化管理，單純依靠人工力量遠遠不足，還要引進先進的信息技術，通過構建印章專用系統的方式來實現。由于該系統中涉及的內容與部門眾多，構建難度相對較大，需要多個部門的協調配合，落實相關人員的職責，對現有印章管理體系進行梳理后，將數據信息錄入到印章管理系統中，要切實做到無疏漏、不瞞報，各企業根據自身實際情況構建印章專用系統，確保管章工作的高效合理，促進企業穩健發展。

2.強化印章風險防范

對企業現有印章使用情況進行綜合調查與分析，實現全面摸底，包括用印情況、審批環節、保管情況等等，經過全面調查后對現有印章進行規劃和整理，嚴格按照規章制度辦事，定期對用章情況進行檢查，確保不留死角。當印章受損、被盜或者遺失時，應立即保護現場，并向上級領導報告。如若是企業公章被盜或者遺失，應立即向公安部門和公章刻制機構反映情況，及時采取有效的補救措施，盡量將損失降到最低。此外，還應構建印章監管制度，定期檢查和不定期抽查，構建追責制度，對于利用企業公章謀取私利的情況，一概從嚴處理，追究其法律責任[3]。

3.注重作廢印章管理

在企業運行過程中，有時會因人員流動、樣式變更或者受損等因素導致印章無法使用而作廢，需要企業派遣專人負責管理此事，并嚴格按照相關流程辦理手續。針對作廢印章，應及時公示，可通過主流媒體進行公示，并通知相關業務單位知曉;科學有效的對作廢印章進行處理，嚴格按照國家法律規定將其銷毀，以免產生風險;部分印章可以回收，例如機構注銷、企業或部門變化、原印章丟失等等。當印章作廢后，印章使用者應及時將其上繳給檔案管理部門對其進行封存管理;對于丟失或者被盜的印章，應在企業內外進行公示后，重新辦理審批刻制，以免影響相關業務的開展。

結論：綜上所述，在國企經營與發展中，印章管理的作用不容忽視，應采取多樣化措施加強印章內部管理力度，并通過制定完善相關制度，對全體員工的用章行為進行約束，提高領導與員工的法律意識，有效防止濫用和誤用，自覺遵守相關用印規定，杜絕違法亂紀的蓋章行為，實現印章管理的規范化、透明化。

參考文獻：

[1]雷玉文.加強印章管理規范化及對策分析[J].管理觀察，2019，000（006）：174-175.

[2]劉敬琳.企業印章管理中的法律風險防范[J].經營管理者，2019（6）.

[3]魏兆兵，魏夢雅.企業印章管理中的法律風險防范[J].秘書之友，2019（7）：12-13.