二維碼技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用探析

張婧文 任艦

【摘要】二維碼廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活中，電視、網(wǎng)絡(luò)乃至報(bào)刊上都能看到二維碼的身影，因其特有優(yōu)勢(shì)逐步應(yīng)用于各單位人事檔案信息管理系統(tǒng)中。本文以人事檔案為對(duì)象，探究二維碼技術(shù)在人事檔案的宣傳、管理和利用工作中發(fā)揮的重要作用。

【關(guān)鍵詞】二維碼;人事檔案;應(yīng)用

二維碼是一種二維條形碼，該技術(shù)起源于日本，廣泛應(yīng)用于社交網(wǎng)站，以一維碼技術(shù)為基礎(chǔ)，并在其基礎(chǔ)上發(fā)展而來。首先看一維碼技術(shù)，一維碼能夠表達(dá)字母與數(shù)字，但卻無法表達(dá)漢字和圖片，若要應(yīng)用于社會(huì)生活系統(tǒng)，必須建立與索引字段關(guān)聯(lián)的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，并存儲(chǔ)相關(guān)的數(shù)據(jù)與圖片，可見一維碼技術(shù)應(yīng)用對(duì)數(shù)據(jù)庫的依賴程度非常高。再看二維碼技術(shù)，它突破了這個(gè)依賴性，不僅具有信息容量大、編碼范圍廣、容錯(cuò)率高等優(yōu)秀特性，同時(shí)成本極低。可以說，二維碼技術(shù)既具備了一維碼的優(yōu)勢(shì)，又突破了其對(duì)電腦數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。

有人說“條碼的使用實(shí)現(xiàn)了物流與信息流的完美結(jié)合”。人事檔案管理，從一定意義上講是對(duì)物流與信息流的管理：從檔案實(shí)體管理的角度來看是一種物流管理，從檔案信息管理的角度來看又是一種信息流的管理。若將二維碼技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理領(lǐng)域，將是對(duì)物流與信息流管理的一次技術(shù)改革。

一、可行性分析

目前二維碼技術(shù)已經(jīng)普及，但人事檔案的應(yīng)用不多見，但以下因素決定了二維碼技術(shù)應(yīng)用于人事檔案具有切實(shí)可行性，不僅僅停留在構(gòu)想上。

（一）良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，我國網(wǎng)民數(shù)量越來越多，手機(jī)智能客戶端用戶迅猛增長，在整體網(wǎng)民中所占比例越來越大，移動(dòng)端上網(wǎng)將成為人們最主要的上網(wǎng)方式。移動(dòng)網(wǎng)民有趕超電腦用戶的趨勢(shì)，成為互聯(lián)網(wǎng)最大規(guī)模用戶群。用戶掃描二維碼對(duì)手機(jī)信號(hào)要求較高，目前我國3G、4G通信已經(jīng)普及，5G通信即將推行。這都為二維碼技術(shù)應(yīng)用于人事檔案系統(tǒng)提供了良好的社會(huì)應(yīng)用大環(huán)境。

（二）“微時(shí)代”的社會(huì)背景。當(dāng)今社會(huì)處在微時(shí)代，智能手機(jī)用戶增長迅速，為二維碼技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用提供了廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。目前手機(jī)掃描二維碼、掃碼支付等相關(guān)功能已相當(dāng)普及，人們對(duì)二維碼掃描的依賴性也逐漸增加。相關(guān)信息顯示，掃碼行為主要體現(xiàn)在掃描網(wǎng)址、文本、支付、下載等幾方面。可將與檔案館有關(guān)的網(wǎng)址鏈接制作成二維碼，用戶用智能手機(jī)掃描二維碼便可瀏覽或下載相關(guān)信息，或在檔案宣傳材料中附上二維碼，若用戶對(duì)館藏內(nèi)容感興趣，可用手機(jī)對(duì)宣傳材料上的二維碼進(jìn)行掃描或拍照。

（三）技術(shù)應(yīng)用難度低。二維碼相比其他存儲(chǔ)方式，如磁卡、IC卡、光卡等，技術(shù)應(yīng)用難度較低，成本要求低，存儲(chǔ)量大，抗磁力抗靜電性強(qiáng)，在影印性、傳真性等方面優(yōu)勢(shì)都較為明顯。與射頻識(shí)別系統(tǒng)相比，二維碼技術(shù)最大的優(yōu)點(diǎn)在于二維碼技術(shù)基本上是無成本的，射頻識(shí)別系統(tǒng)應(yīng)用推廣的瓶頸并不在于識(shí)讀設(shè)備，而在于芯片成本過高。權(quán)威人士曾預(yù)測(cè)，在芯片成本降低到1美分之前，射頻識(shí)別技術(shù)是無法取代條碼技術(shù)的。二維碼所攜帶的信息是一維碼的幾十倍，能夠?qū)⒁恍┬畔⑷缟a(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家放在條碼中，更有利于廠家防偽。另外，二維碼還有糾錯(cuò)能力，二維碼撕掉一半或者被污染了，所帶的信息還可以還原，而一維碼就做不到這一點(diǎn)。二維碼技術(shù)具有信息容量大、編碼范圍廣、容錯(cuò)率高等特性，同時(shí)成本也非常低。具備了一維碼的優(yōu)勢(shì)，又突破了其對(duì)電腦數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。二維碼技術(shù)成熟、制作簡(jiǎn)便、推廣比之其他技術(shù)要容易。

二、二維碼技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用

（一）人事檔案的宣傳工作。檔案對(duì)于用戶自身職稱評(píng)定、升職轉(zhuǎn)崗、工齡認(rèn)定、退休金領(lǐng)取等手續(xù)辦理都會(huì)產(chǎn)生重大影響，然而不少人的檔案管理意識(shí)非常淡薄，更有甚者堅(jiān)持“檔案無用論”，只有在真正用到的時(shí)候才急忙尋找。不少人直到臨退休才想起自身檔案，到時(shí)再想補(bǔ)充相應(yīng)材料極其麻煩。在檔案宣傳材料中附上二維碼，如果用戶想了解館藏全貌或?qū)δ骋环矫鏅n案有興趣，可用手機(jī)對(duì)宣傳材料上的二維碼進(jìn)行掃描或拍照，二維碼中含有與檔案館有關(guān)的網(wǎng)址鏈接，訪問這一鏈接便可瀏覽或下載相關(guān)信息。有了微時(shí)代的“隨身檔案館”，人們利用起來方便，接觸檔案機(jī)會(huì)多，檔案意識(shí)自然很高，檔案宣傳的目的也就達(dá)到了。

（二）人事檔案的實(shí)體管理。1.歸檔編號(hào)。在人事檔案接收時(shí)，需要編制檔號(hào)，作為檔案的唯一標(biāo)識(shí)。目前我國沒有統(tǒng)一的檔號(hào)編制標(biāo)準(zhǔn)，各單位都有自己的一套規(guī)則來編制檔號(hào)，檔號(hào)編好后由手寫在檔案袋上或是錄入到電腦上再打印粘貼。這種檔號(hào)編制方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且不利于檔案管理信息化水平的提高。二維碼技術(shù)可以解決上述問題。采用二維碼技術(shù)編制檔號(hào)，把用戶身份證號(hào)碼及用戶姓名存入二維碼，就能夠保證檔號(hào)的唯一性。2.著錄定位。檔案在入館著錄時(shí)，可以將檔案的詳細(xì)信息和存儲(chǔ)位置信息一起錄人檔案信息管理系統(tǒng)，之后把檔案的著錄信息轉(zhuǎn)換為二維碼并打印出來貼于檔案盒上。這樣，檔案入庫時(shí)工作人員只需用庫房二維碼閱讀器材掃描二維碼，閱讀器就會(huì)把讀取到的信息發(fā)送到檔案信息錄入系統(tǒng)。同時(shí)，存儲(chǔ)位置管理系統(tǒng)獲取二維碼內(nèi)容信息后，會(huì)自動(dòng)定位，通過自動(dòng)打開儲(chǔ)柜門等方式引導(dǎo)檔案館工作人員快速找到儲(chǔ)位。這樣便可以快速精準(zhǔn)地采集檔號(hào)信息，在系統(tǒng)中自動(dòng)著錄，并在入庫時(shí)快速入庫。3.材料補(bǔ)遞。人事檔案具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，這是其他類別的檔案所不具備的特質(zhì)，案卷內(nèi)容具有動(dòng)態(tài)更新性，經(jīng)常需要補(bǔ)遞材料。可在新加入的材料下方貼一個(gè)二維碼，二維碼信息內(nèi)容包含該材料用戶姓名、身份證號(hào)碼以及材料名稱等。檔案館工作人員只需掃描二維碼，通過新材料用戶相關(guān)資料找到原先的檔案信息，再把信息添加到系統(tǒng)中，之后通過儲(chǔ)位系統(tǒng)找到檔案存放地點(diǎn)，把材料放進(jìn)檔案。

（三）人事檔案的利用。1.應(yīng)用于電子檔案。二維碼技術(shù)具有可加密性，可運(yùn)用其加密性來加密檔案，以支持電子檔案的利用。首先，檔案館接到用戶的查檔請(qǐng)求后，先驗(yàn)證用戶身份，此處可引入手機(jī)二維碼身份識(shí)別系統(tǒng)，將借閱者的姓名、照片等個(gè)人信息編成二維碼直接存儲(chǔ)在手機(jī)上，即為用戶的二維碼身份憑證，用手機(jī)顯示此二維碼并在檔案館的專用識(shí)讀設(shè)備上掃描，即可實(shí)現(xiàn)“身份驗(yàn)證”。驗(yàn)證成功后，查找到用戶所需要的電子檔案信息，發(fā)送或復(fù)印給用戶即可。2.應(yīng)用于實(shí)體檔案的利用。人事檔案管理運(yùn)用二維碼之后，借閱室只需要用二維碼閱讀器掃描二維碼，就能在電腦系統(tǒng)中自動(dòng)登記借閱情況。在調(diào)用檔案時(shí)，根據(jù)掃描二維碼從儲(chǔ)位管理系統(tǒng)中得到的儲(chǔ)位信息就可以迅速找到存儲(chǔ)位置，并引導(dǎo)工作人員快速找到檔案。之后檔案借閱室只需要用二維碼閱讀器掃描檔案上的二維碼，就能在電腦系統(tǒng)中自動(dòng)登記借閱情況。歸還檔案時(shí)同理，掃描二維碼就可以自動(dòng)登記歸還情況。這樣就實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體入庫出庫以及借閱歸還的自動(dòng)化管理。除此之外，基于二維碼技術(shù)的檔案信息系統(tǒng)還可以對(duì)檔案借閱、檔案銷毀、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等實(shí)行自動(dòng)化、智能化管理。

三、二維碼應(yīng)用于人事檔案面臨的挑戰(zhàn)

由于檔案工作的特點(diǎn)，檔案管理系統(tǒng)與二維碼技術(shù)的嫁接并不簡(jiǎn)單。首先，二維碼制碼技術(shù)已發(fā)展成熟，要實(shí)際應(yīng)用，必須對(duì)二維碼進(jìn)行有效的識(shí)讀，二維碼識(shí)讀技術(shù)對(duì)圖形采集技術(shù)有較高的要求，對(duì)處理速度和可靠性的也有很高的要求，我們經(jīng)常看到有人掃不出二維碼的現(xiàn)象，對(duì)包含了大量信息內(nèi)容的二維碼來說，若識(shí)讀不出來，是無法用手工完成輸入的。其次，要將二維碼技術(shù)運(yùn)用到人事檔案實(shí)體管理中，應(yīng)建立一個(gè)基于二維碼技術(shù)的檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可由檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及二維碼系統(tǒng)三部分組成，各部分要包含若干個(gè)功能子系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)并付諸運(yùn)行的過程中，需要耗費(fèi)大量資金與人力。

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