固定資產投資項目檔案編研策略研究

弋蕓

【摘要】本文結合工作實際，對項目檔案編研的現狀、不足和意義進行了剖析，并有針對性地提出工作策略，以促進項目檔案編研的發展。

【關鍵詞】項目檔案;檔案編研;現狀分析;策略

一、項目檔案編研工作現狀

《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》中定義固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指在國防科技工業固定資產投資項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。要求與項目建設有關的資料應全部歸入項目檔案，使一個建設項目的全貌在項目檔案中能完整體現。因此，從內容上劃分，包括與項目相關的基本建設、設備儀器、管理文書等。筆者借助中國知網，采取高級檢索模式，采用“項目檔案and編研”和“固定資產投資項目and編研”進行主題檢索，檢索的數據庫為中國知網學術資源總庫，文獻總量大、覆蓋面廣，有利于保證檢索結果的全面性、綜合性和可靠性。檢索發現，“項目檔案and編研”的檢索結果為36篇論文，“固定資產投資項目and編研”的檢索結果為1篇論文。具體分析論文的內容，基本上是對“項目檔案管理”的研究，鮮有針對“項目檔案編研”的具體研究。一方面，說明國內檔案界幾乎未涉及項目檔案編研的理論研究;另一方面，說明國內對項目檔案編研的實踐工作開展較少。

結合項目檔案實際工作情況，分析項目檔案編研工作較少開展的原因，主要在于：項目檔案驗收后束之高閣，乏人問津。我國項目檔案管理工作經過長期發展，積累了較豐富的經驗，在項目檔案管理工作的規范性和文件資料的完整性等方面取得了較大的進步，許多檔案館已經具備了項目檔案編研的客觀條件。然而，目前就實際情況看，檔案館的項目檔案工作主要圍繞著項目驗收開展，以通過專項驗收為項目檔案工作的最終目標，待項目檔案通過驗收以后將其存放在庫房無人問津，忽略了項目檔案驗收之后的編研利用、經驗總結等。即使針對特定需求開展了部分研究工作，內容、形式較單一，推廣利用也不足。

二、開展項目檔案編研的意義

檔案管理一般分為八個環節：收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、編研與利用。項目檔案編研是根據用戶需求，圍繞選定的特定主題，從項目檔案中采集、匯總、考訂、編輯項目信息，形成各種形式編研成果的過程。做好項目檔案編研是一項有效提高項目檔案利用價值、提升項目檔案管理水平的專業工作。

（一）項目檔案編研是檢驗并促進項目檔案基礎工作的試金石。基礎檔案管理是基層檔案館的基本任務，同時也是開展編研的基本條件。文件材料的收集、鑒定、整理、立卷、驗收和保管是檔案信息資源開發利用的保障。同時，編研過程中可以檢驗項目檔案基礎工作的質量并發現存在的問題;利用前期工作經驗以及定期對新政策的解讀，可以總結出針對項目檔案更具有操作性的工作程序與方法，從而促進項目檔案基礎工作的完善和提高。

（二）項目檔案編研是避免企業資源浪費的有效途徑。隨著企業的發展，各個業務部門都在不斷進行技術升級，需要購買大量的設備器材，如果各部門各自為戰，缺乏統一協調，很容易造成資源重復建設，浪費固定資產建設項目資金。檔案館根據固定資產建設項目內容，開展以各類設備器材為主題的檔案編研，讓各個部門了解企業內部設備器材情況，統一協調設備器材的購置和使用，避免資源重復建設，讓項目建設資金花在刀刃上。此外，對同一類型設備器材的購置金額進行匯編，使購置金額透明化，讓企業以后在采購同類型設備器材時對價格更有把握，減少資金浪費。

（三）項目檔案編研是開展后續固定資產投資項目建設的重要基礎。企業發展需要不斷擴大生產規模和進行技術升級，這必然要不斷爭取資金，進行固定資產的投資。為確保企業固定資產投資項目的順利進行，必須加強對固定資產投資項目的研究，提高固定資產投資項目的管理水平。對企業固定資產投資項目檔案進行編研，就是加強對企業固定資產投資項目研究的重要手段，可以給企業開展后續固定資產投資項目建設進行有效指導，為企業領導決策提供依據，為企業的改革發展服務。

（四）項目檔案編研是提高檔案服務質量的重要手段。檔案的價值在于利用，檔案工作的核心在于服務，因此應在實際工作中不斷更新理念，創新服務方法手段，推動個性化服務。項目檔案涉及的門類廣、數量大，通過編研成果的展示，使檔案服務由被動轉變為主動。形成的編研產品較原始資料更為系統、完整，便于查考，節約用戶時間，提高檔案服務質量，提升檔案部門的地位。

（五）項目檔案編研是企業文化建設的助推器。檔案是企業文化非常重要的載體之一，項目檔案所記載的企業建筑變遷、設備發展、技術升級的過程，是企業發展歷史進程的重要組成，是企業集體記憶的一部分。利用項目檔案編研成果，可以進行企業文化宣傳和培訓，助力企業文化建設。

三、項目檔案編研工作策略

項目檔案編研要根據企業的情況和實際需求，圍繞企業的中心工作，針對存在問題，找準原因，把握發展機遇，采取多種策略，開發項目檔案信息資源。

（一）提高對項目檔案編研重要性的認識。領導的重視和支持是做好項目檔案編研的重要支持。一方面，要充分認識項目檔案編研對企業管理和發展的意義;另一方面，要加大對項目檔案編研工作的投入，在人員、經費、管理方面加強支持，提供基本保證，解決編研過程中出現的問題，為保證項目檔案編研的順利開展創造有利條件。檔案管理人員自身要加深對項目檔案編研的認識。要充分認識到項目檔案對企業潛在的價值作用，潛心鉆研項目檔案的內在規律和編研的方法，有想法編研，有能力編研，克服被動等領導派任務的想法，主動作為，發揮企業項目檔案價值。

（二）組建專家團隊，提供專業化的項目檔案編研服務。傳統檔案編研的對象主要是文書檔案和產品檔案，產出的成果主要是企業年鑒、大事記、組織機構沿革、文件匯編等。項目檔案管理的制度與方法有別于其他門類的檔案，對其進行編研的思路與方法自然有其自身特點，專職檔案編研人員可能受困于項目檔案管理知識的缺乏而無法產生高質量的項目檔案編研成果。同時，進行項目檔案的編研還需要建筑、安裝、設備等相關專業知識支撐，僅僅依靠項目檔案管理人員無法完成對項目檔案信息的深度挖掘和開發。為了更好地開展項目檔案編研，必須采取措施提高檔案管理員整體素質，加強培訓和學習，讓專職檔案編研人員熟知項目檔案管理制度與方法，讓項目檔案管理人員掌握檔案編研基本知識，通過溝通合作，共同進行項目檔案編研。另外，還要創新機制，采取內外結合、專兼并舉的辦法，即由檔案館牽頭、負責基本建設、設備管理等各業務部門共同參與，將不同專業的人才合理地組成團隊，使項目檔案編研成果呈現出更豐富的內涵。

（三）開展以用戶為中心的項目檔案編研。品質，即物品的質量，指物品滿足用戶需要的標準。所以提升項目檔案編研成果的品質，最根本的就是要以用戶的信息、決策等需求為中心來提高編研成果的質量，提升用戶的滿意度。檔案編研工作不同于一般的檔案服務，檔案館不能僅僅按照自身的認識、理解、思維甚至是想象來進行檔案編研工作，而應以館藏資源出發、分析迎合用戶需求、為用戶創造價值才能讓館藏項目檔案增值。項目檔案編研應在充分的用戶調研基礎上選題。用戶需求調研是項目檔案編研選題成功與否的關鍵因素，在項目檔案編研工作中，檔案館可以采用問卷調查形式充分調研領導和員工對信息的需求，以此為基礎有針對性地開展編研工作。或根據用戶利用數字檔案館內項目檔案資源的行為分析其需求，挖掘出用戶偏好和潛在的需求，檔案館能據此及時做出反應，開展有針對性的檔案編研工作。

（四）主動推送項目檔案編研成果，提高利用率。檔案編研成果價值的發揮，在于作為知識被廣泛傳播和利用。檔案館不僅需要潛心挖掘項目檔案的價值，還應該通過學科服務、檔案宣傳周、檔案展室等渠道把編研成果定期向領導、員工公布，自我營銷，使得項目檔案編研成果有更多的受眾。在檔案展室或檔案宣傳周展覽中，展出企業工作相關設備的發展變遷歷史，不僅可以反映企業生產力水平不斷進步的過程，同時也可喚起老員工對往昔崢嶸歲月的回顧，提升新員工對歷史的認知度和歸屬感。

（五）促進項目檔案編研成果形式多樣化。傳統檔案編研成果多以紙質印刷為主，形式單一，吸引力不足。隨著現代科學技術的發展和需求的變化，為編研工作提供了先進的技術手段。項目檔案編研成果能以豐富的載體展示給用戶，如主題網站、微博、微信公眾號等網絡出版物等。多媒體形式的項目檔案編研成果具有技術含量高、傳播速度快、利用方便快捷等特點，提高了項目檔案信息的生動性和形象性，使項目檔案編研成果更具吸引力和感染力，可以為項目檔案編研成果利用者提供更好的服務。檔案館可在遵守保密規定的前提下，聯合企業文化宣傳部門制作企業內各種建筑的介紹短片，幫助企業員工快速而直觀地了解企業辦公環境、試驗廠房各部分的功能用途，尤其為新員工快速適應企業環境創造條件。

（六）推陳出新，項目檔案編研助推企業文化建設。隨著國家越來越重視社會文化建設的發展，檔案文化建設越來越受人們重視。企業檔案不僅記錄了企業生產經營和管理活動，同時也承載企業文化變遷、員工成長奮斗的寶貴歷史。檔案編研不應局限于企業的主營業務，同時也應該放眼于企業文化建設，開展針對企業文化建設的檔案編研。檔案館可以通過向員工展示企業文化相關主題的編研成果，提升員工對于企業文化的認同感。項目檔案編研工作更是企業文化建設的助推器。項目檔案記錄了企業所有基本建設項目的相關資料，從中可以提取企業各種建筑的由來和變遷，喚醒員工對企業歷史的記憶。設備檔案編研成果能反映出企業生產力發展水平的進步歷程，讓員工感受到企業發展給工作帶來的便捷，增強員工對企業未來發展的信心，提升員工對于企業文化的認同感。

（七）打造系列精品，樹立項目檔案編研成果品牌效應。檔案館進行項目檔案編研不能“打一槍換一個陣地”，而應該有計劃地開展系列編研工作，根據企業固定資產投資項目建設情況，在每個項目建設完成以后根據項目內容和特點編研出一個或多個高質量的成果，有計劃地打造項目檔案編研成果系列精品，形成精品文化意識，在企業內部樹立品牌效應。既要發揮項目檔案編研的社會效益，也要發揮其經濟效益，為給企業開展后續固定資產投資項目建設做出指導，為企業領導決策提供依據，為企業的改革發展服務。

四、結語

檔案編研是企業檔案部門的基本職能之一，而項目檔案編研是檔案編研不可或缺的一部分，項目檔案編研工作的缺失是對項目檔案資源的極大浪費。雖然目前我國項目檔案編研工作存在成果少、內容簡單、形式單一、推廣不足等問題，但是切實推進項目檔案編研工作，加強項目檔案資源的開發利用，可以促進項目檔案基礎工作，為企業的建設和發展提供決策依據，助力企業文化建設。總之，項目檔案編研工作亟待開展，大有可為。

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