“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新探討

曾超

【摘要】檔案管理是各單位重要的工作，在當前互聯網不斷發展的前提下，利用計算機技術和信息技術實現對檔案管理的信息化，為事業單位和工作人員提供了檔案的搜索查詢和信息服務。在現代化的事業單位檔案管理中，由于檔案管理工作涉及的信息量比較大，而且檔案管理工作比較繁重，必須應用科學的管理方式實現對事業單位檔案管理的創新。基于此，本文針對“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新進行分析。

【關鍵詞】“互聯網+”;事業單位;檔案管理;工作創新

隨著“互聯網+”時代的發展，讓信息化技術手段融入各行各業，改變了事業單位的辦公模式。將信息化技術融入檔案管理工作中，不僅能夠有效實現檔案管理信息化水平的提升，還能實現事業單位檔案資源的合理利用，為公眾提供更好的服務。本文針對“互聯網+”時代事業單位檔案管理工作進行分析，提出了創新型的應用措施，希望能夠有效推進檔案管理工作順利開展。

一、互聯網背景下檔案管理的時代特征

在“互聯網+”時代，檔案管理工作面臨著巨大的機遇和挑戰，也讓檔案管理有了新的管理特點。第一，檔案管理數據化工作復雜而且繁重。檔案管理工作自身存在著復雜性和繁瑣性的特點，在事業單位檔案管理中，要求工作人員必須掌握良好的管理技能和綜合素質，在以往的檔案管理中，大部分檔案采用的是紙質文件。在將紙質文件轉化為計算機數據時，無形之中增加了工作人員的業務量，再加上現代化的檔案資源數據量不斷增長，應用當前現有的檔案管理人員不能實現對檔案和資料的整理，這些情況都加劇了工作人員的勞動強度。第二，檔案資源利用率大幅度提升。在“互聯網+”背景下，對于檔案管理工作的開展，以信息化技術為基礎，通過對技術的歸納分析和總結，實現對檔案管理的效率提升，在當前的社會背景下，各類資源共享，使檔案資源利用率方面大幅度提升，降低了重復勞動的現象。通過對檔案管理的信息化工作，實現了檔案管理的優化，也為檔案管理工作的進一步發展奠定了基礎。第三，檔案管理信息化需要不斷更新。在“互聯網+”時代，對于檔案管理的信息化管理模式并不是一成不變的，需要隨著時代和科學技術的進步而不斷調整。隨著科學技術的進步，在檔案管理的互聯網模式應用下，也會出現一定的技術瓶頸。而且在檔案管理的法律法規方面也不夠健全，在進入“互聯網+”時代之后，實現了對檔案管理工作模式的改善。但是仍然需要以先進的管理理念和法律法規作為基礎，而我國目前缺乏專業的法律法規。

二、事業單位檔案管理中出現的問題

（一）信息化管理水平較低。近年來，隨著事業單位不斷的發展，導致事業單位內部的電子文檔數量逐漸增加，以往傳統型的檔案管理方式無法滿足現代化的辦公需求。雖然很多事業單位加大了對管理方式的調整，也實現了對先進技術的應用，比如說掃描技術等，實現了電子檔案管理效率的提升，但是這些技術不能滿足當前檔案管理需要，而且應用的掃描技術仍然需要人工進行工作，效率不能滿足管理需求，而且在信息化管理方面，事業單位在檔案管理的貫徹中并不足，無法有效開展信息化檔案管理工作。除此之外，一些事業單位的信息化檔案管理工作并沒有得到重視，建立的機制也與現代化的管理工作不符，無法有效提升檔案管理信息化效果。

（二）信息化管理風險性高。在信息化時代，信息化推進了檔案管理工作的便利性，但是在檔案管理信息化中，還存在著非常嚴重的安全風險，如果不能有效解決因“互聯網+”技術而造成的檔案管理風險，將會影響到檔案管理的安全性，比如說在利用電子檔案進行檔案管理時，在網絡環境下非常容易遭受電腦病毒或者黑客的攻擊，這些情況都極易造成檔案和信息的破壞，很多事業單位檔案資料存在著保密性質，一旦出現了數據泄露，不僅會造成事業單位的損失，還會給國家發展帶來不利影響。

（三）信息資源利用率低。事業單位的檔案管理工作是為公眾提供相應的資源，也保障了事業單位發展和決策的準確性，為事業單位提供了相應的支持。但是很多事業單位并沒有真正認識到檔案管理信息化的重要性，而且也沒有針對信息和資源加大利用率，造成了檔案和信息價值無法體現，阻礙了事業單位的進步。

三、“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新的途徑

（一）打造數據中心，加強動態監控。在進行資料和檔案的管理時，要求工作人員必須要有敏銳的洞察力，并且做到與時俱進，積極將數據融入數據中心，打造良好的數據應用平臺。通過數據和資料管理人員與技術部門的科學化設計，展現對信息管理方式和方法的科學性，體現數據的相關特點，并結合相關經驗實現對數據的整理，確定數據中心的模塊和布局。在數據中心確立之后，可以利用數據中心實現對事業單位資料和信息的覆蓋，提升工作效率，減少檔案資料管理的成本投入，保障檔案和資料的安全性。而檔案資料的管理人員成為數據中心的掌舵者，其工作能力需要合理提升保障數據價值的生成。

（二）優化信息化環境，提高檔案管理信息安全水平。在檔案信息的保密工作中，需要從管理環境和規章制度等方面入手。在“互聯網+”背景下，信息的傳播和共享都具備開放性特點，這些情況給檔案保密工作造成了一定的困擾，所以說想要有效實現檔案資料的保密性，就必須要在事業單位內部建立嚴格的管理體制，加大對工作人員行為的約束。另外結合事業單位的相關管理特點實現對信息管理系統的建立，并針對安全管理系統進行實時更新和修復，一旦出現計算機的病毒變化或者黑客入侵時，需采取恰當的方式實現對大資源的保護，制定完善的應急管理措施，提升管理環境的安全性。

（三）強化檔案管理網絡化發展宣傳推廣工作。事業單位的各個管理部門都需要認識到檔案管理工作的重要性，加大內部人員的重視程度，有效實現對檔案管理工作傳統觀念的改變，建立新型的“互聯網+”檔案管理理念，利用相關軟件實現對資料的收集與整理，提升檔案管理的效率，同時也保障資源得到合理應用，并提升檔案管理的質量。另外，在事業單位中，事業單位內部要建立公共網絡溝通平臺，實現對資料完整性的體現，加大對數據和資料的共享，同時發揮所有資源的最大功能，提升我國公民的檔案管理意識。

（四）引進高素質人才，增強檔案管理的科技內涵。“互聯網+”時代，開展事業單位的檔案管理工作，需要優秀的人才作為支撐，尤其是在當前的社會背景下，檔案管理工作變得更加復雜，需要更多優秀的人才作為支持。首先，在事業單位進行工作人員的招聘時，需要讓工作人員符合相應的崗位需求，為事業單位的檔案管理工作注入更多的新鮮血液。其次，對目前現有的檔案管理工作人員進行培訓，讓工作人員有更高的技能提升，同時也向工作人員傳輸一定的計算機技術和網絡化知識，實現對檔案管理工作認知的優化，保障工作人員發揮最大價值，推進我國檔案管理工作質量的提升。

四、結束語

總而言之，在“互聯網+”背景下，事業單位的檔案管理工作受到了巨大的機遇和挑戰。通過對信息化技術的良好應用，讓事業單位檔案管理工作有了更大的進步，管理人員需要加大對出現問題的分析，嚴格制定數字化管理平臺，提升對信息和檔案管理的安全性，為我國的事業單位檔案管理工作進步奠定基礎。

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