檔案信息化建設與檔案管理的思考

張義森 閆孟菡

【摘要】在信息化時代，對檔案的管理要做到與時俱進。在當前的形勢下，檔案管理人員應與時俱進，采用信息化手段對檔案進行管理，以此替代難以匯總統計的手工記錄方式。本文就當前檔案信息化建設現狀進行分析，提出建設新型檔案的可行措施。

【關鍵詞】檔案;信息化建設;管理

檔案的信息化建設，會使得傳統的檔案管理方式發生翻天覆地的變化。相較于傳統的存儲方式，信息化時代的存儲將更大，速度將更快，而存儲錯誤幾乎為零。在這樣的前提下，我國大力推廣傳統檔案管理向信息化靠攏，構建自動化的信息管理平臺，為企業實現檔案管理信息化打牢基礎。本文就我國檔案管理存在的不足進行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

一、檔案信息化建設的必要性

做好檔案管理信息化，對企業和社會發展是互利的事，但因過去檔案管理信息化存在很多漏洞導致人們不理解、不支持。正是因為過去工作上的失誤，在當下檔案管理信息化過程中更有必要做好工作，改善檔案管理信息化工作人員在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化工作，有利于企業的長久發展和資料安全;有利于通過檔案信息化來實現更加自動化的檔案管理。

二、檔案信息化建設的優點

（一）存儲主體的變更，更加小巧、容量更大。信息化后的檔案主要采用硬盤、光盤和云存儲對檔案信息進行存儲，這些現代化的存儲設備較之以往的手寫賬本更加易于攜帶，而存儲的內容卻是呈倍數的增加，一張內存卡就可以存下一個鎮、一個縣的檔案信息。

（二）存儲內容不易丟失。檔案管理信息化可以對存儲信息及時歸檔，所有房屋信息登記和變動都可以通過網絡傳輸給檔案部門，檔案人員上線即可接受，由于采用嚴格的電子鎖，并對每份電子檔案進行了檔案分號存儲，因此不管是檔案查找還是檔案的安全性以及完整性，都比過去的紙質檔案存儲更加具有優勢，使用這樣的在線存儲歸檔和提取的方式，可以避免用戶的檔案丟失以及檔案遭到網絡病毒的攻擊。

（三）檔案管理信息化可以做到多備份。檔案管理信息化的另一個重要特點就是人們在使用信息化存儲時，該份檔案往往并不具有唯一性，人們可以對其隨時復制進行其他方式的存儲，如脫機存儲和云端存儲，避免了傳統檔案可能由于人為或者不可抗力因素而損壞，導致唯一的信息丟失造成不良后果的可能性。

三、檔案信息化建設問題

（一）檔案存儲的網絡管理安全性存在疑問。一般認為，有以下兩點原因使得檔案管理信息化進程遲緩。1.計算機系統和網絡具有一定的安全隱患，在進行檔案管理信息化的存儲時需要用到計算機硬件，而硬件有著因不可抗力和人為毀壞的可能，而連通網絡的電腦則可能受到病毒的攻擊，造成數據被侵襲篡改或盜取。2.檔案管理信息化缺少法律和相關文件規定的支持，體系尚不完善。由于法律對檔案管理信息化的各方面限制都是從過去的傳統存儲方式進行規定限制的，導致目前并沒有專門的檔案信息化存儲法律對存儲進行規定，所以檔案信息化還沒有在法律上受到認可，從而使得檔案管理信息化的真實性不被法律條文認可。

（二）技術受限和經費不足。檔案管理信息化的重要前提就是進行信息化存儲的技術達標，存儲系統能夠穩定存儲不易崩潰。但是在目前現有的檔案信息化中，檔案管理信息化的存儲方式主要是采用電子文件的方式進行存儲，而電子文件具有存儲期限和一些存儲限制，這是電子文件存儲的性質決定的，而檔案管理信息化的存儲時間要求較高，當前普通的電子文件存儲不能滿足;而紙質檔案轉變為信息化存儲，使用電子文件的方式進行存儲時，不可能采用人工輸入的方式進行，需要采用掃描儀將紙質檔案的信息轉化為電子文檔。但是目前市場上的掃描儀便宜的不能保證掃描的精度和準確度，而價格較高質量好的不僅高昂，在掃描完畢后也將造成資源閑置，而檔案信息管理部門的公費開支是有限的，沒有專門的撥款支持難以承受這樣的巨額開支。

（三）檔案管理部門的人員工作積極性低。由于檔案管理通常被認為是一種閑職，部分領導認為檔案管理一般來說就是管著一堆資料，做好存儲就好了。人們普遍認為這樣工作輕松且枯燥，導致檔案管理工作人員的工作得不到重視，使得部分檔案管理工作人員的工作積極性下降，事情做多做少都是一樣的薪資水平，也就直接導致醫院的檔案管理工作質量變低。

四、檔案信息化建設的措施

（一）設計完整的檔案管理信息系統。檔案信息存儲系統的功能應完備沒有漏洞，應由檔案建立和管理交易信息審批、存儲數據、資料的查詢、對存儲數據統計分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統功能的完備性，在進行信息的存儲和讀取以及安全性方面才有保障。

（二）提高檔案管理信息的人才素質。隨著檔案管理的信息化建設，對高素質人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運轉的檔案管理系統必須要有相應的人才在其中發光發熱，必須要有對當前各行業精通了解且會計算機知識的人才能勝任檔案信息化建設的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經驗，專業化的定向學習和扎實的社科知識。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續的檔案管理信息化過程中不斷學習進步，在崗位上提升自己的專業素養和專業能力。在人才不足時，應面向社會招聘技術人員。

（三）做好信息共享。為了做好檔案管理信息工作，就應該將現有的資源進行共享。為了做到這一點，應該在內部平臺拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個統一化的檔案資源管理系統，實現綜合統籌辦公。2.為了促進資源共享，可以設立一個獨立在檔案管理系統之外的平臺，對檔案進行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設立相應的規章制度，鼓勵員工進行檔案信息的交流和共享，提高現有資源的利用率，創造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應當對資料的名稱、來源等詳細的信息進行清晰的標注，從而方便用戶和其他員工查詢。

五、結語

為了實現檔案信息化建設的目的，應該在實際工作中引入更加科學的檔案管理方式和先進的檔案管理人才，進行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統的紙質存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發的能力。

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