關于高校檔案管理信息化建設的問題分析與對策探討

潘亞玉

摘 要 高校檔案管理信息化建設，不僅能夠提升檔案資源的利用效率，與國家檔案安全體系建設的要求相符合， 而且還能夠推動檔案管理工作的優化，為檔案管理者任務量的減輕、工作規范性的增強帶來有利作用。不過當前很多高校在開展檔案管理信息化建設過程中都面臨著諸多問題，整體檔案信息化建設效果并不理想，本文對這些問題進行了總結，并提出一系列完善對策。

關鍵詞 高校 檔案管理 信息化建設 諸多問題 完善對策

1高校檔案管理信息化建設的意義

當前的時代是信息化時代，各個行業的發展都逐漸開始向信息化方向邁進，越來越離不開計算機以及互聯網，高校是社會中的重要部分，其要想取得良好的發展效果，必須要緊跟時代發展步伐，對自身的工作進行優化。檔案管理是高校中的重要工作，也應當積極進行信息化建設，如此才能夠順應時代趨勢，提升檔案管理的有效性。其意義有如下幾個：第一，能夠提升檔案管理的效率。隨著時代的快速發展，高校擴招更為普遍，檔案信息也更多，并且更為復雜，通過開展信息化建設，能夠借助于計算機以及互聯網對各個方面的檔案進行搜集和管理，這就能夠增強檔案管理的效率。第二，能夠緩解檔案管理者的工作壓力。傳統手工檔案管理模式下，檔案管理者的工作任務較重，且工作內容較為復雜，工作過程中往往容易出現錯誤，不利于檔案信息的準確。而通過信息化建設則能夠嚴格依據各項流程開展檔案管理，從而能夠確保檔案管理符合規定，并且計算機相關的系統還能夠自動對檔案信息進行歸類和整理，這就能夠降低檔案管理者的工作壓力。

2高校檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1缺乏檔案管理信息化標準

高校檔案管理是一項重要的工作，也具有較強的復雜性，只有做好相關標準的制定，才能夠為檔案管理信息化建設提供應有的參考依據，從而推動檔案管理信息化的更有力進行。然而就當前的情況來看，很多高校在實際發展中都沒有構建健全的檔案管理信息化標準，雖然一些高校根據自身情況確立了這方面的標準，但是由于不同高校之間缺乏溝通與交流，所構建的檔案管理信息化標準并不統一，這對于檔案信息的共享以及數據流通等都帶來了不利影響，信息孤島效應較為顯著，也無法提升檔案信息的利用價值。

2.2基礎設施不完善

高校檔案管理信息化建設離不開基礎設施，其對于互聯網、計算機等硬件以及相關軟件系統等的依賴性較強，但當前很多高校檔案管理信息化建設的基礎設施都不完善，一些高校自身的信息化水平不高，在校內網以及計算機硬軟件設備等的引入方面較為薄弱，這對于檔案管理信息化建設帶來了不利影響，阻礙了信息化的進程，這一問題亟待解決。

2.3缺乏檔案管理信息化人才

人才欠缺成為了制約很多高校檔案管理信息化的因素，檔案管理信息化建設離不開高技能、高素質的人才，做好人才培養，能夠為檔案管理信息化建設提供助推力。縱觀我國高校的現狀來看，很多高校都面臨著檔案管理信息化人才欠缺的問題，影響了這一工作的順利開展。由于檔案管理屬于一項綜合性的工作，對管理者的綜合技能要求較高，所以高校要重視人才培養。

3高校檔案管理信息化建設的對策

3.1構建科學統一的信息化標準

為了提升高校檔案管理信息化建設的效果，為這一工作的順利推進提供有利條件，高校應當結合實際情況構建科學的檔案信息化建設標準，以便各個檔案管理環節的工作都能夠有明確的依據做參考。同時，各個高校之間還要加強溝通與聯系，使檔案管理信息化建設的標準相通，降低檔案管理信息系統的二次開發成本，增強各個高校之間檔案信息系統的兼容性，以便為檔案信息的傳遞與共享營造較好的條件，推動檔案信息利用價值的提升。另外，高校還要健全自身的檔案管理機制，根據檔案信息化建設的實際情況進行管理機制的制定，以確保該工作能夠有明確的制度做參考。

3.2做好基礎設施建設和引進

為了推動檔案管理信息化建設的有力進行，高校應當做好基礎設施的建設和引進，這就應當下大決心和大力氣，解決自身硬軟件基礎設施薄弱的問題，做好專項資金的專項運用，并加強各類硬軟件設施的購置監管，確保檔案管理信息化建設有足夠的硬軟件設備。比如， 高校可以派專人負責這方面資金的監管，針對于檔案管理信息化建設資金的運用情況進行跟蹤和調查，明確資金是否被落到實處，有無為這一工作的開展帶來有利作用。同時還要對檔案管理信息化工作進行分析與考核，明白該項工作是否能夠有序推進，有無存在漏洞或者不足，并積極進行實際情況的上報，為這一工作的更好落實奠定基礎。

3.3加強專業化人才培養

高校應當采取多種途徑和手段加強專業化人才培養，為檔案管理信息化建設提供有力的人才保障。第一，可以定期對自身的檔案管理人員進行專業化知識和技能培訓，多為其傳授一些信息化方面的知識，幫助其提升信息化技能，以更好地適應檔案管理信息化工作。第二，可以從外部引進專業化的檔案管理信息化人才，構建一支高素質、高技能的檔案管理信息化隊伍，更好地服務于高校的檔案管理工作。第三，要構建激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動學習新知識，提升自身的信息化技能。

4結語

高校檔案管理信息化建設是符合時代發展趨勢的，也是對高校的長遠發展有利的。雖然當前很多高校在開展檔案管理信息化建設的過程中還面臨諸多問題，但是相信隨著高校的快速發展，以及各項制度的不斷完善，檔案管理信息化建設將會取得更好的效果。

參考文獻

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