“互聯網+”環境下醫院檔案管理策略分析

陳仁昌　陳芳芳　李曉雯

【摘要】時代科技發展迅速，并漸漸與我們的生活工作相結合，尤其是互聯網的出現，改變了人們的生活方式。就目前人們的生活來說，其已經適應了互聯網的存在，且將其視為生活的必需。在不久的將來，“互聯網+”的環境將更加成熟，各個行業應該借助互聯網技術去提升自身的發展。檔案管理一直是一個復雜的工作，再加上之前科技發展程度不足，造成檔案管理工作效率低下。傳統的檔案管理模式以人工為主，將消耗大量的人力資源，且效果不佳。當今的檔案管理工作實現了與網絡技術的結合，具有高效性，節約了人力成本，符合可持續發展理念。

【關鍵詞】“互聯網+”;檔案管理;管理創新;檔案管理;人力物力

醫院檔案管理內容復雜，包含了文件、圖片、影像等各種類型的資料，要想發揮醫院資料的最大價值，就必須做到合理的管理。可見，醫院檔案管理工作極其重要，因此，醫院的科學化發展需考慮檔案管理工作，盡可能實現高效的檔案管理，降低資源的浪費。網絡檔案管理指的是借助網絡技術，實現紙質檔案資料向電子檔案資料轉化，為相關人員的資料查閱帶來便捷。網絡檔案管理的出現既是時代的需要，也是醫院發展的需要，本文就“互聯網+”環境下醫院檔案管理的實施展開了分析。

一、互聯網技術與檔案管理的結合提高了檔案的價值

科學化的互聯網技術有效地提升了檔案管理的價值。就傳統的紙質檔案管理來說，其受到了外界的影響，保存方式較為簡單，常常會遇到檔案破損或者檔案丟失的現象。在網絡技術的幫助下，醫院可將重要的紙質檔案信息轉化為電子信息，并將電子信息上傳至云盤，該形式既實現了醫院檔案的長久保存，又節約了人力和物力，從側面角度降低了檔案破損或者檔案丟失的發生率，提高了檔案的價值。科技發展的最終目的是為人們服務，網絡技術與醫院檔案資源的結合便捷了資源的查閱，緩解了工作上的壓力。醫院檔案管理人員在網絡技術的幫助下提高了管理效率。例如，傳統的醫院檔案管理方法未將資源實施有效的分類，當相關人員查閱資料時，需一點點翻閱，浪費了時間。而網絡化醫院檔案管理的最大優勢是資源自動化分類，此時在查閱資料時，管理人員只需根據索引引導，直接搜索就可以了。網絡化的檔案管理降低了管理人員的工作壓力，提高了檔案管理質量，也解決了傳統手工檔案管理的部分問題，為未來醫院檔案管理的發展指明了方向。

二、互聯網技術與檔案管理的結合便捷了文獻的查閱

一般來說，檔案管理的主要目的是便捷人們的文獻查閱。互聯網的高速發展使得各個行業進步迅速，互聯網技術與檔案管理的結合形成了管理方式，即我們所謂的數字化管理。數字化管理的第一步是將陳舊的紙質版文獻資料轉化為電子版資料，隨后以數字的形式將資料傳至云端，此時管理人員就可以進行文獻的檢索，在最短的時間內找到資料。當今的管理工作應做到與時俱進，網絡技術就是時代發展的產物，其便捷了人們的生活，醫院檔案管理與其結合必將取得成效。科技發展越來越迅速，檔案管理工作的重點不再是內容管理，而漸漸成為高效管理，提高檔案管理效率，改善檔案管理質量是管理的目的，其也是醫院檔案管理人員未來的管理趨勢。例如，科學化的數字化檔案管理改善了管理效率，管理人員對管理工作更加認真，管理錯誤率大幅度下降。對于傳統的檔案管理來說，其未得到先進科技的支持，管理工作只能手動進行，時間浪費嚴重，經常出現查閱了一天的資料仍未找到合適的資源，另外，多次的手動資料查找和翻閱，使得資源損壞嚴重。可見，傳統的檔案管理存在著資源損耗嚴重、管理效率低下的問題。在科技發展的今天，數字化檔案管理解決了傳統管理模式遺留的問題，其借助網絡技術創建了新型的管理模式，為管理人員的資源查閱帶來了便捷，另外，電子版的資源模式有效地改善了資源的損壞現象，值得我們去革新和發展。

三、互聯網技術與檔案管理的結合解決了資源交接不當的問題

醫院人工檔案管理離不開資源的交接，而這個交接的過程無法做到單人完成，所以就會遇到檔案的交接問題。由于醫院檔案交接的不合理，使得檔案信息無法共享，最終影響的是檔案信息的利用率。數字化檔案管理解決了檔案交接問題，彌補了人工檔案交接的不足，無論是檔案管理者還是借閱者都可以借助網絡平臺實現資源的借閱和歸還流程，避免了人工的交接，也就降低了資源交接帶來的問題。互聯網技術與檔案管理的結合在不影響借閱流程的前提下解決了資源交接不當的問題，該形式正是醫院檔案管理所需要的。例如，醫院檔案管理人員由于多方面的原因需要離職，此時需要實施檔案交接，該過程中，離職管理人員將所有的檔案信息轉移給新管理人員，而新管理人員對資料并不熟悉，也不知道資料需要放在哪里，應該怎么處理，此時語言角度的資料交接必將會帶來交接問題，一旦解決不好，還將引發更多的管理問題。數字化檔案管理模式實現了網絡平臺的資料借閱和歸還，此時無須再進行相關資料的交接，離職管理人員只需要告知新管理人員相關的賬號和密碼信息即可，極大節約了資料交接時間，也避免了資料交接的其他問題，有利于醫院檔案管理的持續發展。

四、“互聯網+”環境下醫院檔案管理實施應注意的問題

沒有哪種醫院檔案管理模式是完美的，數字化檔案管理也是一樣，其雖然與傳統的檔案管理相比表現出了多個角度的優勢，但其存在的問題也比較顯著。醫院檔案管理模式的革新需要注意多個問題，只有解決了管理問題，才能更好地為人民服務，才能實現與時俱進。當今檔案管理注重的是高效性，其忽視了安全性，其實安全性同樣重要。對于互聯網來說，其帶來的高效性是不可否認的，但安全性問題也需要重視，相關人員必須做好安全工作，不能因為網絡安全問題造成醫院檔案信息的泄漏。另外，網絡處理軟件需及時更新，將不必要的檔案管理軟件刪除，對檔案管理人員實施科學的軟件培訓。要求其掌握基礎的軟件使用規范，了解常見的軟件故障維護辦法，盡可能做到數字管理程序的得心應手。合理的軟件使用和維護為“互聯網+”環境下醫院檔案管理的實施奠定了基礎，其符合檔案管理的要求，提高管理人員的管理效率。例如，醫院內部制定了合理的軟件使用和維護策略，要求技術人員做好軟件的檢查工作，定期對軟件實施更新，并組織召開了會議，會議過程由管理人員參與，軟件設計人員根據管理人員提出的建議實施軟件修改，其目的是讓管理人員更加得心應手。還有，醫院內的檔案安全管理因素不可忽視，尤其是網絡上出現了各種不法分子，其借助網絡的漏洞去獲取醫院檔案管理的信息，此時應引導管理人員強化安全意識，做好預防工作。需要注意的是，醫院的檔案信息往往與個人隱私相關，技術人員必須強化自身的技能，保障信息安全性，這也是醫院檔案管理模式革新的前提。

五、結語

時代發展迅速，行業間的競爭越來越激烈，也需做到與時俱進。傳統的醫院檔案管理問題眾多，不再符合時代的需求，為應對時代的發展，新型的數字化管理模式出現，其解決了傳統模式下管理效率低下、資源浪費嚴重等問題，極大地提升了醫院檔案的管理質量，促進了醫院的發展。但是，新型的數字化管理模式給醫院檔案管理帶來了新問題，安全問題不可忽視，醫院需要積極解決問題，發揮檔案資源的價值，打破傳統管理模式的束縛，用新型的網絡技術去為群眾服務。

【參考文獻】

[1]范子琪.提升在"互聯網+"大背景下文件管理改革探討[J].藝術評鑒，2019（10）：115-116.

[2]莫嘉韞."互聯網+"背景下文件管理實施的現狀及其影響因素[J].科學大眾（科學教育），2019（5）：106+200.

[3]蔣嬌菊.基于"互聯網+"背景下大數據為人類生活帶來的新便利創新研究[J].學周刊，2018.