釘釘助力校園數(shù)字化 項目推動管理顯成效

潘城 邱兆林

摘要：《中國教育現(xiàn)代化2035》提出建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺，實現(xiàn)加快信息化時代教育變革的戰(zhàn)略任務(wù)，佛山市順德區(qū)勒流新城小學(xué)黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部一致認為學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢所趨，大膽地探索借助釘釘搭建數(shù)字化校園平臺、積極地運用項目管理模式使學(xué)校管理規(guī)范透明和富有效率，充分發(fā)揮教職工的積極性和創(chuàng)造性，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量，有效推進學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：釘釘;校園數(shù)字化;學(xué)校管理

2018年4月，教育部印發(fā)的《教育信息化2.0行動計劃》中指出，數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，建成“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺。2019年2月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《中國教育現(xiàn)代化2035》中則提出，建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺，實現(xiàn)加快信息化時代教育變革的戰(zhàn)略任務(wù)。2019年3月3日，阿里巴巴主辦的“釘釘未來校園教育發(fā)展峰會”正式發(fā)布“釘釘未來校園”解決方案，并啟動了“千校計劃”——在全國范圍內(nèi)協(xié)助1000所學(xué)校打造“未來校園”示范園區(qū)，助力中小學(xué)校園教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普惠教育行業(yè)。2019年8月，廣東省佛山市順德區(qū)勒流新城小學(xué)黨政領(lǐng)導(dǎo)班子順利換屆，學(xué)校新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部一致認為，在信息化、數(shù)字化的浪潮中，學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢所趨，然而經(jīng)過研討分析，認為出于安全、效率和經(jīng)費考慮，自建學(xué)校教育教學(xué)網(wǎng)絡(luò)管理平臺并不現(xiàn)實，為了將“項目管理”的先進管理技術(shù)理念融人進學(xué)校工作管理之中，為了創(chuàng)新學(xué)校項目管理的工作模式，決定加人阿里巴巴主辦的“千校計劃”，大膽地探索借助釘釘搭建數(shù)字化校園平臺、積極地運用項目管理模式，促使學(xué)校管理規(guī)范透明和富有效率，以期讓教職工充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，達到提高教育教學(xué)質(zhì)量和實現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的目的。

一、不忘初心，共促改革

學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子以開展“不忘初心、牢記使命”主題教育為契機，按照“抓黨建，夯管理，促教學(xué)、提質(zhì)量，樹品牌”的工作思路，組織開展“我為學(xué)校發(fā)展建言獻策”“為基層做實事、做好事”等活動，把“四個意識”內(nèi)化于心、外化于行，不忘“教育改革”的初心，牢記“辦人民滿意教育”的使命。

學(xué)校黨支部通過發(fā)放問卷和調(diào)研發(fā)現(xiàn)學(xué)校存在亟須解決的問題，如：家校溝通不暢、家長付費方可收到打卡信息、學(xué)生考勤用打卡機經(jīng)常失靈;學(xué)校向教職工或家長收集資料時難于督促、難以統(tǒng)計，時常出現(xiàn)2周都沒收齊的情況;教職工使用單位微信群溝通協(xié)作，很容易錯過重要信息，經(jīng)常出現(xiàn)因微信文件已過期或已被清理而頭疼不已;學(xué)校相關(guān)任務(wù)安排由上往下層層傳達，不僅耗時耗力，在傳遞過程中還經(jīng)常出現(xiàn)被誤讀的情況而導(dǎo)致整個任務(wù)的執(zhí)行達不到預(yù)期效果……這些痛點如要一攬子解決就必須實現(xiàn)校園數(shù)字化，對學(xué)校教育管理實行改革，把時間還給教師，讓家長放心、社會滿意。為此，學(xué)校設(shè)立了課題名稱為《基于釘釘網(wǎng)絡(luò)平臺下學(xué)校項目管理模式的研究》的專項課題，由信息技術(shù)專業(yè)的學(xué)校副書記親自推動研究工作。

在推進“釘釘”平臺進校園的過程中，學(xué)校十分重視頂層設(shè)計。學(xué)校工作的頂層設(shè)計具有方向性引領(lǐng)作用，方法論指導(dǎo)作用和全盤統(tǒng)籌的規(guī)劃作用，它的指導(dǎo)意義就是在幫助我們遇到突發(fā)變化時，知道事情的主次，知道抓住矛盾的主要方面，確保工作有序進行。

二、自上而下，逐步推行

雖然“釘釘”進校園項目是從學(xué)校層面黨支部向下推動的，但對于剛接觸“釘釘”的教師來說，這還是一個新生事物，不可急于求成。管理員先導(dǎo)入通訊錄，以建立部門和開通部門群，讓教職工慢慢地熟悉全員群和部門群的用法。半個月后，學(xué)校副書記在學(xué)校微信群宣布，“釘釘”平臺將在一周后正式成為學(xué)校辦公的官方平臺。

與此同時，在新生人學(xué)時學(xué)校便通知家長，一年級的所有通知都會通過“釘釘”平臺發(fā)送，希望家長能在手機上安裝“釘釘”軟件。由于家長比較年輕，僅用一周時間，一年級的學(xué)生家長都激活“釘釘”后自動加人了各自的“釘釘”班級群，并習(xí)慣了每天登錄查看學(xué)校發(fā)的通知及教師布置的作業(yè)。9月底的行政例會上，副書記總結(jié)了一個月以來“釘釘”平臺的運行情況：教師和家長都能像以前在微信群一樣交流，部分家長還學(xué)會使用釘釘電話私聊教師。同時，提出繼續(xù)推行“釘釘”平臺的建議——讓管理員導(dǎo)人全體家長的手機號并發(fā)送邀請短信的方式，讓家長利用七天國慶假期的時間嘗試自主在手機上安裝“釘釘”并自動加人“釘釘”班級群。國慶假期結(jié)束后，管理員統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)超過80%的家長已經(jīng)進人了班級群，原來相當(dāng)一部分家長所在的企業(yè)早已使用“釘釘”進行企業(yè)管理，有使用“釘釘”的基礎(chǔ)。10月底，全部家長已經(jīng)激活了“釘釘”并進人“釘釘”班級群，都能接收到學(xué)校的公告、班級通知和作業(yè)，甚至有家長建議教師不必在班微信班級群再發(fā)通知了，讓教師固定使用“釘釘”班級群發(fā)班級通知和作業(yè)。11月初，班主任把微信班級群的群主管理權(quán)轉(zhuǎn)讓給班級家委會主任，微信班級群成為家長私聊群，“釘釘”班級群正式成為家校溝通的官方平臺。

在接下的時間里，學(xué)校要求班級科任教師繼續(xù)熟識使用班級群中的“通知”“家校本”“打卡”“班級圈”“填表”“群直播”“班級管理”等功能，讓家長們繼續(xù)保持每天上“釘釘”查看消息的習(xí)慣。在學(xué)校編制下一年度預(yù)算時，我校黨支部副書記提議預(yù)留改造考勤系統(tǒng)的資金，使學(xué)生實現(xiàn)無感考勤、讓家長免費在“釘釘”接收考勤信息。

三、改變模式，成效顯著

學(xué)校傳統(tǒng)的組織特點表現(xiàn)為層級結(jié)構(gòu)，即校長、副校長、主任、副主任、中層（級科組長）、一線教師（班主任、科任教師）、服務(wù)對象（學(xué)生、家長）組成一個金字塔狀的結(jié)構(gòu)。校長位于金字塔頂，他的指令通過一級一級的管理層，最終傳達到一線教師或服務(wù)對象;基層的信息通過一層一層的篩選，最后到達最高決策者。這就很容易出現(xiàn)溝通障礙和協(xié)調(diào)困難等問題，因此需要運用信息技術(shù)使學(xué)校組織結(jié)構(gòu)由“金字塔”模式轉(zhuǎn)向扁平化模式，運用項目管理模式加強不同部門之間的配合和信息交流、加強橫向聯(lián)系，充分利用各方面專長人員的優(yōu)勢，同時克服直線職能結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的弊端。

“釘釘”成為學(xué)校的數(shù)字化校園管理平臺后，各部門在學(xué)校副書記的指導(dǎo)下將教育教學(xué)管理的各個場景羅列出來，通過分析確定需求，靈活運用“釘釘”內(nèi)置的審批、通知、日志、公告、釘盤、釘郵、日程、Ding、任務(wù)等功能，構(gòu)建覆蓋全校工作流程的、協(xié)同的管理信息體系，通過管理信息的同步與共享，暢通學(xué)校的信息流，實現(xiàn)扁平化、項目化管理，達到高效管理時間、提高工作效率的目的。

（一）通知公告扁平化

校長使用“釘釘”公告功能，使通知可以繞過行政、級組長和班主任這幾個環(huán)節(jié)直達家長端，還可以對學(xué)生家長使用電話、短信或應(yīng)用內(nèi)三種提醒方式進行立即發(fā)送或指定時間發(fā)送“DING”消息，使消息100%送達家長手機。

學(xué)校副書記使用“釘釘”智能工資條功能，把每月工資條推送到每位教職工的“釘釘”上，改變了過去先把紙質(zhì)工資條分發(fā)到科組長手上、再由科組長在科組會上分發(fā)的做法，做到既保密又環(huán)保。

（二）審批管理扁平化

使用“釘釘”審批功能，把校內(nèi)大小事務(wù)都搬進了“釘釘”，讓教職工隨時隨地進行在線申報，不用再為找領(lǐng)導(dǎo)難、審批難而發(fā)愁。例如，教師在“釘釘”審批應(yīng)用中進行請假，先選擇請假類型，接著填寫請假事由及上傳佐證材料或調(diào)課表，最后填寫請假的開始時間和結(jié)束時間，請假時長自動計算后會根據(jù)審批流程設(shè)置自動轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人（半天以內(nèi)為學(xué)校副書記，半天以內(nèi)為校長）進行審批，審批通過后自動傳閱到其行政;學(xué)生請假一天以內(nèi)的請假會自動轉(zhuǎn)到班主任審批。

（三）數(shù)據(jù)協(xié)同扁平化

為了加強學(xué)校的交通安全教育工作，普及交通安全知識，營造關(guān)注安全、關(guān)愛生命的氛圍，進一步增強學(xué)生的交通安全意識，提高防范各種安全事故的能力，需要了解學(xué)生的上下學(xué)交通方式，進而采取相應(yīng)的教育方法。學(xué)生部一改往年印發(fā)調(diào)查通知的做法，本次調(diào)查是由學(xué)生部鐘部長（副校長）直接使用“釘釘”填表功能向全校35個班發(fā)送問卷，并且把問卷設(shè)置為“有新回復(fù)時提醒我”“限制填表結(jié)柬時間”“發(fā)DING通知”，結(jié)果只用了半天時間，就解決了以前一周才能完成的數(shù)據(jù)收集工作。學(xué)校曾經(jīng)使用“問卷星”收集數(shù)據(jù)，但是有時出現(xiàn)父母雙方同時填寫的情況，有時出現(xiàn)錯填學(xué)生姓名、班別的情況，而且無法監(jiān)控填寫進度，而“釘釘”填表功能解決了以上問題，還可以實時進行統(tǒng)計數(shù)據(jù)和導(dǎo)出明細?？梢哉f，“釘釘”填表功能是最佳的數(shù)據(jù)協(xié)同工具。

“釘釘”除了提供填表功能外，還提供了在線編輯文檔功能，只要把Word或Excel文件上傳到釘釘群或者釘盤上，并把權(quán)限設(shè)置為“群成員可以編輯”或“指定成員編輯”，即可多成員同時在線編輯文檔，并且知道誰對哪部分內(nèi)容進行了修改，既節(jié)省了相互溝通的時間，又省去了原本需要整合多個文檔的操作。

（四）重大事項項目化

當(dāng)學(xué)校內(nèi)部建立“扁平化”組織結(jié)構(gòu)后，學(xué)校管理便由原來的“金字塔”形的集權(quán)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楣δ苄徒M織和多個專項任務(wù)組織相結(jié)合的“集中控制、分權(quán)管理”模式。這種組織管理模式能更好地適應(yīng)規(guī)模龐大、分工細致、任務(wù)紛繁的特點，能有效地提高學(xué)校的運營效率和教育質(zhì)量。

校長辦公室是整個學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的核心，把學(xué)校的大小事項分配到四個部門，當(dāng)學(xué)校需要完成某重大事項時，校長辦公室指定某部門負責(zé)人作為項目組長，項目組長經(jīng)過分析研判，確定項目的子任務(wù)，并將任務(wù)直接分配到人。以學(xué)校“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)?！睘槔?，校長辦公室指定后勤部長為項目組長，在“釘釘”上新建名為“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項目”任務(wù)，并使用“釘釘”公告向全體教職工公布此事項。后勤部長將“創(chuàng)建市級交通安全示范學(xué)?！钡膭?chuàng)建要求進行分解，確定了改造交通安全設(shè)施、師生交通安全教育兩大塊，然后在“創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項目”任務(wù)下添加多個子任務(wù)，并設(shè)定執(zhí)行人和截止時間。

創(chuàng)建交通安全示范學(xué)校項目的任務(wù)清楚、目的明確，在項目組內(nèi)各成員能溝通、融合，并能把自己的工作同整體工作聯(lián)系在一起，為攻克難關(guān)，解決問題而獻計獻策。由于從各部門抽調(diào)來的人員有信任感、榮譽感，增加了他們的責(zé)任感，激發(fā)了他們的工作熱情，促進了項目的實現(xiàn);項目組的設(shè)立克服了直線職能結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的弊端，加強了橫向聯(lián)系，人力資源得到了充分利用。因此，學(xué)校的眾多重大事項都是使用項目管理結(jié)合“釘釘”網(wǎng)絡(luò)平臺的工作模式，讓部門溝通順暢、權(quán)責(zé)分明，部門間高效配合，組成項目團隊的每個成員都各展所長、互補互助，發(fā)揮出“1+1>2”的力量，成效顯著。

學(xué)校經(jīng)過半年的時間探索和研究，發(fā)現(xiàn)“釘釘”是通過組織在線、溝通在線、協(xié)同在線、業(yè)務(wù)在線和生態(tài)在線幫助學(xué)校實現(xiàn)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造屬于學(xué)校自己的、免費的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，實現(xiàn)學(xué)校管理扁平化，使教師從煩瑣的工作中解脫出來，提高了辦公效率，管理項目化推動學(xué)校管理成效顯著，從而有更多時間和精力投人教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量，有效推進學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

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