檔案信息化建設與檔案管理的思考

摘 要：息化技術融入到檔案管理工作中，在提升其工作質量的同時，使檔案管理建設得到有效強化。本文對檔案信息化建設與檔案管理進行研究，分析當前檔案管理信息化建設所存在的不足，并總結出完善管理制度、構建網絡安全制度、強化專業技能、提升職業素養以及增強安全性能五項管理強化措施，希望本文能夠為廣大檔案管理人員在日常工作中提供有效幫助。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;強化管理

在檔案管理工作中開展信息化建設，其不僅使檔案內容以信息化形式呈現于上，而且還有效與經濟、文化、政治等信息進行融合，使檔案管理工作的成效在原有基礎之上做進一步提升，同時還能夠使檔案管理工作的運行效率得到有效提高。除此之外，在檔案信息化建設與檔案管理進行同步發展的過程中，工作人員還可以將檔案管理工作的作用發揮至最大化，為檔案管理事業的良好發展提供助力。

一、理信息化建設所存在的不足

針對當前檔案管理信息化建設所存在的問題，主要呈現于三個層面：首先，制度問題。制度是社會上任何一項工作順利開展的基礎，同時也是其重要保障，而在當前的檔案管理信息化建設中，普遍存在管理制度不完善或網絡安全管理制度不健全的問題。該問題的出現，不僅使該工作在某些情況下，處于“無制可依，無度可循”的狀態，而且還不利于檔案管理事業的發展。其次，人員問題。工作不認真、不規范、專業能力不強等問題，皆屬于人員問題的范疇，而該問題也是影響檔案管理信息化建設的重要原因之一，其不僅使檔案管理工作的總體質量與成效下降，同時還嚴重影響檔案管理事業的發展，所以管理者應當對該問題給予一定的重視。最后，技術問題。由于檔案管理信息化建設是一項較為新穎的網絡系統工作，所以該工作對網絡技術的要求也較高，而當前大多數檔案信息化系統中普遍運用傳統防火墻防御技術，在無法保障其安全性能的同時，還為檔案信息造成一定的安全威脅，針對目前存在的網絡病毒以及黑客攻擊等情況，便恰恰凸顯出網絡安全問題和互聯網防御技術的重要性，因此管理者應當對該問題實施關注。

二、信息化建設與檔案管理的有效措施

1.管理制度。任何一項工作皆離不開相應的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實現檔案信息化建設與檔案管理工作的共同有效強化，管理者應先對制度給予完善，進而從根本上問題使該工作得到有效強化，以此為檔案管理事業的未來發展奠定堅實基礎。在這一問題中，相關管理人員應根據當前實際工作情況，并結合未來工作發展規劃，在工作中不斷總結制度的不完善之處，在原有管理制度上給予完善，或從新建立新制度，在制度問題上實現加強管理，以此達到工作強化的效果。

以某企業的《辦公室檔案管理制度》為例。該制度中不僅對檔案歸檔環節實施規范，而且還對保密工作給予規定，以此體現出該制度所具有的整體性和全面性。主要內容有：1.辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府辦文件、黨委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。2.辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。3.嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，加強管理，防止丟失、泄密。4.查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。5.需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

2.網絡安全管理制度。由于檔案管理信息化建設工作與互聯網技術之間存在直接關系，所以管理者應以保障信息化系統正常運行為主要目標，針對網絡信息安全問題構建網絡安全管理制度，從制度上對網絡安全問題給予規范，并通過該制度的落實，讓相關工作人員對網絡安全問題的重要性有一個全新認識。針對當前流行于網絡上的病毒和黑客攻擊等情況，管理者應強化單位內部人員管理，減少人為問題造成的網絡安全隱患，并在制度內容中實施規范，以此體現出該制度所具有的實用性和有效性。

以某單位的《信息網絡安全管理制度》為例，該制度中不僅對計算機使用管理實施規范，而且還對病毒防范工作給予規定，使該制度具有一定的全面性和可行性。主要內容有：1.使用計算機必須經過培訓學習后方可上崗。開啟、關閉計算機應按照正確步驟進行，嚴禁直接人為的非法關機。主機和鍵盤不要放置水杯等盛滿液體的容器。2.信息網絡管理負責計算機病毒防范工作，并及時升級病毒和殺毒引擎，定期進行病毒檢測。3.電腦操作員在工作中發現計算機有被病毒感染的跡象或因計算機病毒引起的計算機信息系統癱瘓、程序和數據嚴重破壞等重大事故時，應及時向系統管理員報告，并保護現場。4.所有辦公電腦都必須安裝全省統一的趨勢防病毒軟件，任何人不得以任何理由關閉或刪除系統內的病毒防火墻，以免電腦系統感染病毒，影響網絡安全和日常工作。

3.檔案管理人員信息化專業技能。檔案信息化建設的開展，使檔案管理工作出現新的變革，這不僅是對傳統工作模式的革新，而且也是檔案管理人員的全新挑戰，工作者應不斷強化自身信息化專業技能，在滿足當前實際工作需求的同時，還要為檔案信息化建設的未來發展提供助力，進而從人員問題上實現檔案管理工作的強化。在這一問題中，管理者可通過以下幾種方式對工作人員實施培養：

開展內容培訓學習。邀請信息化專業人士到單位內，為檔案管理工作者開展相關專業技術培訓，以此實現管理人員專業技能的強化。在此過程中，管理者需要對整個培訓過程實施全程監督，及時發現工作者專業技能的不足之處，并開展針對性再教育，使檔案管理人員的專業技能水平得到全面性提升，以此體現出該次培訓學習活動的有效性。

鼓勵自行提升專業技能。根據當前檔案管理人員實際專業技能水平，并結合檔案信息化建設事業的未來發展需求，制定員工自學激勵制度，積極鼓勵各管理人員通過自學的方式，提升其專業技能水平。在制度內容中，規定出相應獎勵，激發廣大管理者的主動參與性，并通過開展定期考核的措施，檢查其自學成果，對專業技能明顯提升者，按照規定給予相應獎勵，促進人才隊伍建設，為各類人才不斷涌現和充分發展奠定堅實基礎，打造一支有理想、有文化、有紀律的工作團隊。

4.檔案管理人員職業綜合素養。職業素養是任何一項工作順利開展的重要基礎，而在當前檔案管理工作中，管理者卻將該問題給予忽略，不僅使檔案管理人員的工作質量無法達到預期成效，而且還嚴重影響到其工作氛圍，對該項工作的未來發展造成不利影響。而針對這一問題，管理者可通過以下幾種方式開展工作：

開展思想政治教育工作。在此環節中，黨建工作者應積極發揮其作用和價值，針對當前檔案管理者的職業素養情況，定期開展思想政治宣傳活動，為其傳達最新的思想方針，讓其認識到職業素養對其自身未來發展的重要性和關鍵性，并為其樹立良好、正確的人生觀、價值觀、社會觀和責任觀，以此實現檔案信息建設工作的有效強化。

以某單位《員工職業素養規范》為例。該制度中對職業素養里的工作態度、職業操守等因素進行詳細規定，讓職工對職業素養有了更為明確的認識。主要內容有：1.工作態度，工作積極主動、敏銳、任勞任怨，有競爭意識，但不干預他人的工作。2.職業操守，維護單位整體利益，所有員工都不應從事損個人或公司名譽和利益的活動，敢于批評和制止有損于公司形象、利益和員工團結的言行。

5.網絡信息化安全性能

針對當前部分檔案信息化建設工作所使用的傳統防火墻防御技術，該技術僅側重于被動防御，若出現新型網絡病毒，則無法對其實施有效防御，而黑客也可以針對防火墻所存在的防御漏洞，開展針對性攻擊，直接對檔案信息造成極其嚴重的安全威脅。采用新型防火墻技術，在原有的被動防御基礎之上做進一步提升，該技術可主動對自身進行漏洞掃描，及時發現安全漏洞，第一時間自行下載補丁并實施修補，而且還可根據當前新型網絡病毒的特征，自動進行防御系統更新，使其防御效果得到提升。因此，管理者可通過采用新型防火墻技術的措施，實現網絡信息化安全性能的有效強化。

三、結語

綜上所述，在面對當前檔案信息化建設與檔案管理工作所存在的問題時，工作人員需要不斷總結實際情況和未來發展需求，首先在制度問題上給予規范，其次在人員問題上實施強化，最后在技術問題上進行增強，使檔案管理信息化建設工作的總體質量與成效得到進一步提升，其不僅能夠更好的為其他各項工作的順利開展提供數據信息保障，而且還能最大限度的體現出檔案管理工作的重要價值。

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（作者單位：中北大學信息商務學院）

作者簡介：杜娟（1988-），女，漢，山西，本科。

基金項目：本文系中北大學信息商務學院階段性研究成果