信息技術在事業單位檔案管理中的應用研究

孫強

摘?要：中國改革開放幾十年之后逐漸發展了信息化，在實際生活中信息技術應用廣泛，對于一些企業和事業單位來說，信息技術占有較大的優勢，還有一些高科技的產業也將信息技術應用于研究中，信息技術應用最廣泛的領域就是企業和事業單位的管理工作上。本文針對目前社會的信息發展情況，結合的事業單位的管理工作發展趨勢，對事業單位傳統的管理方式進行了分析，探究了事業單位在管理中對于信息技術的應用。

關鍵詞：安全管理;.事業單位;計算機程序

我國網絡技術發展迅速，在信息化時代中也在世界上取得了較好的成就，我們在生活生產方面都要運用到信息化網絡技術。信息技術對于企業和個人生活都有較大的影響，如果企業能運用網絡技術，那么在它的發展中也有了較大的優勢。對于我國民眾來說，事業單位是基礎的結構組成，在群眾的生產生活中占據了比較重要的地位，所以事業單位必須要提升自己的工作效率，對于檔案的管理一定要足夠的重視。

1 信息技術應用于事業單位的管理工作

1.1通過計算機管理檔案

將計算機技術應用到檔案的管理中，可以對于檔案的管理進行精細化，在計算機技術發展達到一定水平后，就可以專門的利用計算機里的程序優化檔案的管理。比如可以利用計算機的程序進行修改檔案，就可以在檔案發生錯誤時及時的改正錯誤，還可以及時的調出所需要的檔案信息。這樣就減少了人力和物力的浪費，當然檔案管理工作也不再僅僅是需要人工的管理，對于管理工作的保密問題也得到了保證，既保障了檔案的安全也給工作人員減少了不必要的麻煩。操作人員對于信息技術的專業技能一定要達到工作的需求，才能使計算機的功能更好的應用在工作中，所以必須要提高工作人員對于計算機的知識素養，再加上對于事業單位硬件設施的提高，就可以使檔案管理的方式呈現對企業有利的趨勢。

1.2 檔案管理工作的流程

提高事業單位的檔案管理工作需要，對于信息的良好利用，在信息化時代的背景下，利用好互聯網技術對于事業單位的，當管理來說是非常重要的，但是僅僅利用計算機程序管理檔案是不足的，為了能夠更好地管理檔案，就必須要在單位內部打造一個完整的信息檔案庫，建立一個完整的信息管理機制，使檔案管理的信息通道得到擴大同時也簡化了管理流程，這樣就能夠更加快速便捷地傳遞檔案信息。

1.3 信息技術在云終端的備份

首先我們要將信息錄入到計算機系統中，將文字檔案轉換成電子檔案，再通過人工輸入和文件掃描在云終端中將這些信息進行備份和儲存。這樣不僅優化了檔案管理的方法，還能夠及時改正檔案管理中出現的缺失。在大數據時代背景下，社會廣泛的運用了大數據技術，在人們的運用和科技的發展過程中，大數據技術逐漸的適應人們的生活。所以企業可以運用大數據技術進行檔案管理，使檔案實現數字化，跟隨大數據的發展趨勢。工作人員利用大數據技術就可以將文字檔案轉換成數字檔案，并且在云端進行備份。運用了大數據技術之后，對于檔案的管理來說非常有利，不僅解決了管理單效率低下的問題，還能夠更加全面地了解檔案內容。工作人員也更加了解和掌握了大數據技術，對于檔案的管理也有了更多的經驗。

2將信息技術運用到工作中的優勢

2.1 事業單位的結構得到優化

在傳統的事業單位中，工作人員的數量非常多，職位也比較多，對于事業單位的結構來說，比較復雜，管理起來非常困難。同時，工作人員的工資在財政中占有較大的比例，給財政管理帶來了一定的壓力。將信息技術應用的事業單位的管理工作之后，就可以優化事業單位的人員結構，大部分的人力都可以用計算機來代替，計算機可以代替人工完成一些不重要的工作，有些工作甚至并不需要人工，這樣就可以解放一部分的工作人員，精簡事業單位中的工作人員，使工作人員的整體結構都得到了優化。事業單位整體的工作效率也得到了提高，堅持以人為本的原則，為人民服務。

2.2 保障檔案管理的安全

在傳統的檔案管理工作中，并不能保障檔案的安全，對于檔案室的環境也沒有很高的要求，如果檔案遭到蟲蛀、潮濕或者霉變之后，就會對檔案的安全性產生影響，還有在單的搬遷過程中也容易造成丟失，導致工作泄密。在管理中運用了信息技術之后，就可以解決檔案的安全問題，將紙質檔案轉變成電子檔案之后就可以避免因為一些外界因素對于檔案的破壞。再加上在云端的儲存和備份，就可以很大的保障檔案的安全。

2.3 提高檔案管理的工作效率

工作人員在學習了信息技術管理工作之后就可以操控計算機將紙質檔案變成電子檔案，對于檔案的管理工作來說提供了一些便利。通過涉及計算機程序就可以自動分類歸納記錄這些電子檔案，在對于檔案的調出工作中，提供了比較大的方便，也實現了資源的共享，減少了資源的浪費，利用計算機的共享技術就可以將文檔傳送到各個地方，同時也提高了事業單位的工作效率。

3 結語

在我國進入信息化社會之后，傳統的事業單位已經無法滿足社會的需求，所以必須要改變這種情況，就要將信息技術應用到事業單位的檔案管理中，提高當管理的效率就可以使事業單位的信息化發展逐漸的跟隨時代的潮流，所以事業單位一定要利用好信息技術，更好的完成檔案管理工作。

參考文獻

[1]?于海騰.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019（23）：251-252.

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