事業單位檔案管理問題及對策研究

葉瓊花

摘 要：檔案管理和事業單位的現代化發展是息息相關的，因為檔案管理無法體現出事業單位的直接性收益，所以很多事業單位對檔案管理的重要性存在認知層面上的不足，未認知到其重要性，事業單位對檔案管理方面的落實力度更是嚴重不足，導致檔案信息方面產生很多漏洞，對事業單位的現代化發展產生極為不良的影響。文中針對現代事業單位在開展管理檔案時，對其存在的問題加以探究，分析對工作的優化處理，旨為有關工作現代化發展提供一些參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;存在問題;有效措施

對于中國來講，報考事業單位的人數正在連年上升，其比企業工作的報考人數要多很多，在高校畢業生的擇業有限選擇過程中，事業單位遠遠高出了企業單位。針對這樣的現實情況，很多事業單位的工作者人數也持續增長，檔案需要保存的數量越來越多，且由于相關工作者出現的個人問題、專業能力嚴重不足等問題，極易導致在檔案管理時，易出現各式問題，而這些問題也成為了管理工作實現現代化發展的障礙，亟待進行合理有效的解決。

一、當前事業單位落實檔案管理工作時出現的問題

1.檔案管理工作者的主觀認知方面

事業單位基于所有工作者的共同努力而實現不斷發展，如果工作人員態度不足、責任心弱，人才選擇自然受阻，極大制約著相關人才的進步與發展。如果相關工作者自身的能力已經滿足崗位等級提升的相關要求，同時已經具備了對應的業績，可是卻由于檔案管理相關工作人員工作方面存在的不當，致使自身檔案管理工作未獲得領導工作者的發現和肯性，就會對相關工作者的工作積極性產生不良影響，更會使事業單位中的工作者態度不一，無法凝聚相關工作者的所有力量。針對當前事業單位的檔案管理工作來講，管理工作者自身對檔案內容重要性存在錯誤認知，在對檔案內容進行保管的時候主觀態度較為懈怠，欠缺對應的責任心。針對自身的本職工作存在應付了事或者拖延的主觀態度，比如檔案室的清潔工作，檔案相關內容的及時更新等。還有的檔案管理工作者，在檔案內容管理工作中就算是發現其中存在問題，也未及時進行合理有效的基恩，通常會進行應付、拖延、敷衍等，這些都給檔案管理工作的有序發展造成嚴重影響。

2.從業者專業技能薄弱

當前，在眾多從業者中，有很大一部分人員并不是專修這一專業的，也就是說他們并未系統地學習過相關管理知識。其從事檔案管理工作是因為工作崗位調劑，或者是因為某種其他因素才從事檔案管理工作的，其在內心當中并不喜歡這份工作，在專業知識、技能方面存在嚴重欠缺的狀況。所以，這些檔案管理工作者在實際工作中難以對檔案內容實施科學、專業而有效的管理，更會因為這種情況的影響，出現檔案內容的丟失以及污損問題，這在根本上對事業單位檔案相關內容的完整性產生不良影響。并且，其更會對相關工作者的工作積極性產生不良影響，這樣的情況對于事業單位的現代化發展來講，會產生極為嚴重的影響。

3.檔案管理工作者離職之后出現的問題

現代人更愿意追求自己向往的自由，向往著個性自由和天性釋放。因此，現代人很難從一而終地去做同一份工作，一直做一份工作的概率并不高。同時，因為現代社會中的突發狀況非常多，相關工作者會因為各種個人原因的影響，比如自己身患疾病、待產、直系親屬去世等等，增加了離開既有工作崗位的可能性。可是很多工作者在離開工作崗位之后，針對檔案管理工作的交接過程中存在很多問題，新職員不了解老職員檔案內容管理、存儲的方式，難以將檔案內容的作用發揮出來，這會對事業單位的現代化發展產生巨大影響。

4.檔案管理工作中的存儲方式比較落后

事業單位中對檔案內容的存儲方式方面存在很多問題，檔案管理工作中的存儲方式較為落后，檔案內容管理需要工作者具備良好的耐心，因為這項工作非常耗費時間和精力，只依靠人工來進行檔案內容管理會出現各種不同的失誤。在現實工作當中，事業單位通常會忽視檔案內容的封存處理，針對檔案內容一般就是基礎形式的應用，未將檔案內容的作用發揮出來。通常來講，事業單位在把檔案內容記錄完成之后，就會把其存儲起來，并未針對檔案內容中的經驗、教訓等進行學習，也未能將檔案內容的作用發揮出來。當今社會屬于信息技術時代，電子數據檔案逐漸變成單位檔案工作的關鍵點，但目前很多單位仍采用傳統形式的紙質進行檔案存儲。

事業單位中的職能部門數量比較多，所有部門需要使用的檔案內容也非常多。并且，檔案內容的類別較為繁雜，這些都會讓檔案逐漸變成檔案管理工作的落實造成影響。如果仍運用原有的檔案管理法。在對檔案內容進行管理的時候，就會由于檔案管理工作者主觀情緒方面的影響，而致使檔案文檔出現凌亂無序的狀況，檔案內容隨意擺放等。也就是說，即便是檔案內容未出現丟失的問題，可是在需要檔案相關內容的時候，尋找對應的內容也是非常困難的，會對工作成效產生極為不良的影響。現代是信息技術時代，信息數據的更新變化非常快，檔案內容的更迭發展也在變化。如果在對檔案內容進行管理過程中所使用的方式不正確，就會導致事業單位中的檔案管理工作成效低下，無法對更多檔案信息進行及時掌握與更新，這不僅會導致檔案信息內容無法得到及時有效的更新，更會讓檔案信息失去利用價值，荒廢檔案信息數據的實際存儲。

二、當前事業單位檔案管理工作的有效方法

1.加大工作者專業技能

現代事業單位中的檔案內容，對于事業單位現代化發展是較為關鍵的，故意工作需小心謹慎。要求相關工作者自身專業技能必須符合標準，并且要求檔案管理工作者具備良好的工作熱情以及嚴謹、認真的工作態度。事業單位在對檔案管理工作者進行選擇的時候，不但要求其具備良好的工作能力，更要對其性格進行甄別與選擇。此外，事業單位一定要強化對檔案管理工作者的培訓教育工歐諾工作。在培訓教育工作者中增強檔案管理工作者自身的專業素養與技術能力。

2.制定合理、科學的檔案管理工作規范制度

檔案管理工作不能只依靠領導工作者的一再強調和職工個人認知，更為關鍵的是要有完善合理的規章制度實施約束，只有將規章制度科學、合理安排，明確目標，當出現錯誤的時候，進行有理有據的懲處處理。并且，在對規范內容進行制定的時候，一定要著重強調檔案管理工作者崗位調離或者離職之后可能會產生的一系列問題，留下檔案管理工作者的聯系方式，以便后續諸多問題的有效處理。同時，一定要強化檔案管理工作者自身的檔案內容保護意識對檔案內容的完整性進行定期檢查，對其中出現的缺損、毀壞等問題能夠及時發現，并且針對那些已經龜背損壞了的檔案內容，檔案管理工作者要有針對性地進行及時補救處理。針對檔案管理工作中出現的問題，要求檔案管理工作者遵照相關制度實施耐心、嚴謹的處理。

3.提升事業單位檔案內容的使用效率

符合檔案文件存儲要求的內容，一般都記載著事業單位發展過程中的重大事件，其是事業代為實際發展當中的里程碑。以史為鑒可知興衰，事業單位一定要將既有檔案內容進行充分合理的利用，這樣才能夠基于既有發展經驗，吸取前人工作中得來的教訓，切實提升工作質量，為事業單位的現代化發展奠定堅實的基礎。針對事業單位中存在的個人檔案而言，必須要進行有針對性的了解與利用，這樣才能夠在人才選拔過程中更有針對性，基于檔案內容對其進行初步評價。

4.使用現代化信息技術對檔案內容進行管理和更新

伴隨信息技術的進步與發展，電子檔案以及計算機處理等在檔案管理工作中被廣泛應用與推廣。基于此，要求事業單位一定要緊隨時代發展的腳步，使用現代化的膽子檔案、大數據等方式進行檔案內容管理，降低人力、物力等層面產生的損失。因為互聯網具有良好的交互性，檔案內容的更新存儲等也變得更為簡便，信息內容的實際獲取也變得更加簡單、容易。社會經濟與科學技術的快速發展，讓事業單位中各種信息數據的改變與更新更加快速了，檔案管理工作者一定要對新的信息數據進行及時掌握，將信息數據更新工作落實好，確保檔案信息數據的利用價值。

三、結束語

事業單位中的檔案管理工作，針對事業單位的現代化發展來說，有較關鍵的作用。在開展工作時，一定要制定系統有效的管理工作體系。在對工作者進行選拔的時候，一定要選擇具備專業技術能力的工作者，同時要對這樣的工作者實施定時有效的培訓教育工作，及時增強管理工作者自身的專業素養。并且要使用先進有效的方式實施檔案管理，確保檔案信息使用成效的提升，可充分發揮檔案管理的作用，為事業單位檔案管理工作的現代化打好基礎。

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（作者單位：福建省三明市明溪縣工信局）