高校數字化檔案安全管理的思考和建議

黃俊鋒

摘 要：在社會經濟不斷發展過程中，我們也步入了一個信息化社會，并且面對著越來越龐大的數據資源，身處在這種環境下，傳統存儲媒介自然也就無法有效滿足用戶存儲需求，高校作為信息聚集中心，要想在這種環境下做好檔案管理工作，則需要加強數字化檔案安全管理，以此來有效發揮出高校的作用，提高高校數字化檔案管理質量。基于此，本文也從高校數字化檔案安全管理的重要性、現狀著手進行了分析，然后提出了具體的安全管理措施，希望借由此充分發揮檔案的價值。

關鍵詞：高校;數字化檔案;安全管理

檔案管理作為高校日常工作之中必不可少的部分，對于高校而言十分重要。傳統檔案工作在實施過程中，其存儲以及查閱等環節效率都不高，而數字化技術則能夠更好地實現檔案信息資源共享以及查詢，所以如何有效推進檔案管理數字化發展也成為現如今高校管理工作中十分重要的問題之一。數字化時代背景之下，其雖然為檔案管理工作提供了全新的機遇，可是同時也提出了一定的問題，尤其是數字化檔案安全管理問題更是直接擺在管理者面前，而為了能夠做好這一項工作，本文就高校數字化檔案安全管理工作進行了如下思考與建議：

一、高校數字化檔案安全管理存在的必要性

1.推動高職院校檔案管理發展。近幾年，我國社會經濟發展速度十分的迅猛，整個市場對于人才的需求發生了變化，技能型人才在各個領域都廣受關注，處在這種環境下，國家自然也就越發的支持高職教育，所以高職教育規模相較于之前而言有了明顯的擴大，檔案管理工作在這一環境下也面臨著越來越高的要求，傳統的管理模式自然無法滿足需求，需要結合時代發展情況進行創新，而信息時代背景之下各種信息技術的存在則進一步推動了高職院校檔案管理工作得以發展，能夠有效優化傳統檔案管理模式。

2.加快高職院校檔案開發與使用。高校傳統檔案管理工作在推進的時候，大多數工作人員都是將資料收集作為主要的工作，而且存儲的檔案也是以紙質形式而存儲，這在很大程度上加大了檔案管理的難度。再加上紙質檔案無法實現信息共享，所以也制約了高職院校檔案管理價值的發揮，而信息技術手段的存在則能改善傳統工作的弊端，將檔案資源有效開發與應用起來，真正為高職院校構建出專屬于自己的檔案信息資源庫，這樣學生在檔案信息檢索中就能及時獲得與使用，有效提升檔案管理的價值。

二、高校數字化檔案安全管理現狀

就目前高校數字化檔案安全管理情況來分析的話，依然還是存在著一些問題，而把握好問題才能有效推進工作的實施，所以筆者也對其問題進行了如下分析：

1.安全管理制度不足。一項工作的實施是否合理有序與制度存在是否完善緊密相關，而就現如今大多數高校檔案管理制度來分析的話，明顯還是存在著一定的缺失。數字化檔案在進行安全管理的時候需要遵守五項原則，其分別是預防、分權、效能、應急以及災后恢復，高校檔案室以及相關工作人員需要按照上述五項安全標準來制定出適合本校數字化檔案安全管理的制度，這樣才能真正有效提高安全管理效果。可是在研究過程中我們發現，各個高校數字化檔案安全管理制度相對較為匱乏，很多管理制度都是針對于傳統工作亦或者是基礎的檔案工作而設置的，對于網絡安全問題重視程度不足，有些雖然有制定相關制度可是在落實上卻存在問題，檔案信息室管理也不夠嚴格，經常會出現不按規章制度辦事的情況。在這種情況下，一些居心叵測的人就有可能會借助于這一信息管理漏洞來直接對檔案信息進行竊取亦或者是修改，從而促使檔案出現不完整亦或者是不準確等情況。

2.數字化檔案信息復合型人才不足。高校數字化檔案安全管理工作要想真正有效實施，安全管理人員自身素質與能力會直接影響安全管理的效果。高校數字化檔案資源在建設的時候，要求管理人員形成良好的保密意識，在工作過程中積極應用各種新技術來進行檔案管理，并且在這一過程中對檔案管理應用流程、服務流程進行明確和完善，這樣就能同時明確檔案管理應用、服務流程，形成良好的專業技能。但是，就目前各高校檔案管理工作人員實際情況來分析的話，大多數工作人員檔案信息保密意識不足、信息技術綜合能力較弱，而在現如今這個數字化背景之下，檔案安全管理人員都不具備良好的能力與信息素養，自然也就無法做好檔案管理工作，從而引發安全威脅。由此可見，高校數字化檔案信息復合型人才的不足也是存在的問題之一。

3.安全技術使用不夠全面。我國各高校檔案數字化建設現如今依然還是處在起步發展階段，很多檔案管理工作人員都覺得只要設置好密碼亦或者是裝上了殺毒軟件即可完成安全管理工作。但是，就實踐工作情況來分析的話，我們發現的密碼保護這一手段能夠真正起到的保護效果較為有限，一些不法分子與黑客依然還是能夠借助于一些手段來直接盜用用戶登錄信息，這就直接對高校檔案安全性造成了威脅。此外，信息技術的不斷發展，促使病毒入侵方式也開始變得越發的多樣化，在這其中最具代表的就是郵件病毒傳輸，所以說，這個時候若沒有預先進行預防，僅依賴于防火墻基礎的防御手段是無法實現數字化檔案管理工作的。由此可見，高校數字化檔案安全管理過程中對于安全技術的使用不夠全面也是制約安全管理工作的要點之一。

三、高校數字化檔案安全管理措施

在上述分析過程中我們有提到高校在對檔案進行數字化管理的時候，存在一些安全問題，而要想有效處理自然需要針對問題來進行優化，所以筆者結合問題提出如下安全管理建議。

1.對數字化檔案安全管理制度進行完善。高校要想真正有效實現數字化安全管理，首先還是需要解決安全制度不足這一問題，結合高校發展實際來對數字化檔案安全管理制度進行完善，構建出符合我校發展的管理制度體系，以此來真正有效保證檔案收集、歸檔、整理、使用、存儲以及編研等一系列檔案管理環節都能夠依賴于制度有序推進。在對制度進行完善的時候，學校領導者需要對檔案管理工作各個環節責任負責人進行明確，同時對管理程序進行明確，進一步細化數字化檔案管理工作流程，同時構建出安全隱患排查制度，這樣就能有效提高安全管理效果。在制定制度之后，為了確保其落實，還需要加強考核以此來有效保障工作的有序實施。在數字化檔案管理過程中，一旦出現安全問題就會在短時間內丟失大量檔案信息數據，亦或者是遭受惡意篡改，所以為了有效避免緊急情況的發生，讓數字化檔案安全管理信息系統得以迅速恢復正常，一定要在管理過程中構建出多方位且多層次的檔案信息安全應急機制，這樣在應對突發事件的時候就能形成良好的聯動機制，真正有效對各種緊急事件進行處理，從而有效實現高校數字化檔案安全管理。

2.做好檔案管理工作人才培養。高校要想真正有效實現數字化安全管理，檔案管理人才培養也十分的關鍵，因為只有真正具備了高素質、復合型數字化檔案管理隊伍，才能真正從根本上保障檔案信息安全性。為此，檔案管理人員一定要先樹立起正確的信息安全意識，在工作的時候明白檔案安全保障的重要性，工作過程中分析其是否規范合理。其次，學校在人力資源開發的時候，也需要做好引進以及繼續教育工作，確保工作人員能夠掌握良好的信息技術，同時形成良好的檔案管理能力，這樣就能進一步完善高校數字化檔案安全管理結構，促使高校數字化檔案安全管理工作得以有序實施下去，真正減少檔案信息丟失等情況。

3.強化硬件環境的同時做好技術防范。高校在進行數字化檔案安全管理的時候，除了上述兩點之外，還需要在工作過程中強化硬件環境的同時做好技術防范，這也是檔案安全管理工作的物質保障。在數字化檔案安全管理過程中，若是缺少完善且高質量的硬件設施作為基礎，數字化檔案信息安全管理工作自然也就無從下手，所以說，各高校在發展過程中一定要充分意識到這一點，做好資金以及技術支持和投入，以此來逐漸形成一個輻射面較廣、綜合性較強且具有較高安全系統的高校數字化檔案管理體系，從而有效提高安全管理效果。除此之外，在加強數字化檔案管理基礎設施建設的同時，還需要加強對數字化檔案計算機網絡安全的重視，首先先做好病毒預防工作，加強基礎防御。在網絡安全威脅之中，病毒以及黑客為主要安全威脅，對于它們關鍵還是在于抵御，而抵御手段則可以結合于防火墻監理、殺毒軟件安裝等手段有序推進，這樣就能起到良好的防范效果。其次，針對現如今經常出現的郵件病毒輸送等現象，高校檔案安全管理的時候，對于郵箱之中收到的垃圾郵件一定要加強處理，積極應用郵件病毒檢測軟件來進行處理，從而有效提高安全性。

四、結語

高校數字化檔案管理是時代發展的必然需求，也是有效順應科技技術發展的新型管理模式，實現數字化檔案安全管理能夠進一步提高高校檔案管理管理效率。為此，高校檔案管理人員一定要準確認識其價值，明白這一項工作是長期且艱巨的任務，真正在檔案安全管理過程中做好意識、制度、技術以及人員等多方面的控制，這樣才能真正有效讓數字化安全檔案管理工作步入信息化、標準化軌道，充分發揮出學校檔案存在的價值。

參考文獻：

[1]彭薈吉.高校檔案數字化建設實踐與思考[J].城建檔案， 2015

[2]蘇 桃.高校數字化檔案系統安全性的思考[J].才智，2016

[3]劉雪冰.高校學科檔案管理若干問題的思考及數字化管理方法研究[J]. 城建檔案，2019

[4]李光日.在數字化環境下加強電子檔案數據安全管理的幾點思考[J]. 蘭臺內外，2014

（作者單位：渮澤學院單縣分校）