信息技術在高校行政檔案管理中的應用研究

杜林　張巧靈

摘 ?要 闡述高校傳統檔案管理改革，結合檔案信息化建設中存在的問題和不足，探討科學的信息化建設途徑，對行政檔案管理工作進行科學優化，形成完善的信息化管理制度，充分發揮技術優勢，實現檔案管理水平的提升。

關鍵詞 信息技術;高校;檔案管理;檔案信息化建設;信息化管理平臺;行政管理

中圖分類號：G434 ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2020）19-0032-02

1 前言

信息技術的發展為社會生產生活帶來極大的變化。高校作為高等教育的主要組成部分，承擔著重要的教育科研職能，要有效把握信息技術帶來的發展機遇，科學利用信息技術，為學校發展注入強勁的動力。行政檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，加強檔案管理信息化建設，能夠為行政管理工作的高效開展提供有效支持。

2 信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

高校行政檔案管理工作是高校管理活動的重要內容，對行政管理工作的高效開展提供有效的支持。隨著高校辦學規模的不斷擴大和教科研工作的不斷進步，傳統的檔案管理模式已經不符合學校行政工作的實際情況，難以達成較好的管理效果。檔案信息化建設已經成為檔案管理部門的重要工作內容，科學利用信息技術能夠實現檔案管理環節的科學優化，利用信息設備實現管理效率的提升，管理工作中形成的資料信息能夠通過網絡途徑進行高效傳遞，實現資料的實時更新。同時，先進信息技術的利用，如云計算、大數據技術等，利用技術優勢，對資料信息進行深入的分析處理，準確提取其中的重點內容，形成對檔案資料的高效整理和存儲，提升檔案利用效率。

對傳統檔案管理模式的改革，并不是完全推翻傳統的管理模式，而是在原有管理體系的基礎上，利用信息技術對管理流程進行信息化轉變，實現整體管理效果的優化。在信息化建設過程中要充分結合傳統的檔案管理構建，對檔案管理流程進行整合，形成完善的管理體系，實現對學校各個管理環節的全面覆蓋，實現對相關行政工作中產生的數據信息的全面收集。同時要充分結合學校發展戰略和實際的管理情況，制定完善的信息化管理機制，對檔案工作進行科學規范，實現檔案管理水平的提升[1]。

3 高校檔案信息化研究和信息化建設過程中存在的問題

高校檔案信息化建設已經成為檔案工作的重要內容，但是在實際的建設過程中仍然存在許多問題和不足。通過對相關的研究文獻進行分析，大多數研究只是對信息化建設進行理論方面的論證，不能提出相應的建設方案，缺乏有效的創新，難以形成較好的借鑒意義。而在實際的建設中存在的問題主要包括：首先是缺乏有效的重視和支持，高校管理部門對信息化建設的重要性認識不足，對信息基礎設施缺乏有效的投入，不能保證信息化管理的高效開展;其次是管理理念較為傳統，不能根據實際管理工作需求進行管理流程的科學優化，只是利用信息技術對傳統的工作環節進行優化和完善，不能形成較好的管理效果;再次是管理人員缺乏相應的信息技術知識技能，不能對專業的設備和管理軟件進行正確操作，缺乏針對性的培訓，影響管理活動的高效開展[2]。

4 信息技術背景下的檔案管理改革措施

提升對檔案信息化建設的認識 ?檔案管理水平的提升對高校發展具有積極作用，信息化建設的高效開展能夠借助信息技術和設備，對管理工作流程進行科學優化，實現管理效果的增強，為學校行政管理工作提供有效的支持。高校管理部門要充分認識到檔案管理改革的重要意義，積極協調相關職能部門，有效支持檔案工作，實現對學校管理環節的全面覆蓋，保證對行政管理工作中產生的數據信息進行全面收集和整理，保證行政檔案資料的全面性;要加強信息基礎設施建設，結合學校檔案管理實際情況，對信息設備資源進行高效整合和科學配置，實現各個管理環節的自動化轉變，相關工作人員能夠利用計算機等設備，實現對檔案資料的整理，提升管理效率;要加強網絡建設，實現各個管理環節間的高效互聯，保證資料數據的高速傳遞，并能夠通過網絡途徑實現對相關資料的準確定位和提取，提升檔案利用率。

檔案管理部門要提升服務意識，轉變傳統管理模式中忽視服務環節的問題，合理利用信息技術，優化檔案服務環節，充分滿足使用者的需求，并能夠利用網絡技術手段實現檔案資料的遠程查詢和調用，為學校管理工作提供更加優質的服務。

完善檔案管理機制 ?行政檔案管理工作涉及高校管理運行的各個環節，信息技術的應用在優化檔案管理效果的同時，使傳統的管理模式發生很大的變化，傳統的管理制度已經難以適應信息化的管理流程，容易產生管理漏洞和重復管理問題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作也隨之變化。這就要求檔案管理部門充分結合實際的工作情況，制定完善的檔案管理制度，對相關工作流程進行有效規范，形成完善的管理標準，對檔案資料的收集、整理、存儲和使用等環節進行詳細規定，保證相關管理工作能夠嚴格按照規章制度執行，確保工作目標的實現;要充分考慮高校發展需求，積極引進先進的信息技術和專業設備，對管理機制進行實時更新，對工作流程進行及時調整;建立完善的監管機制，利用信息技術手段對管理工作進行全面監管，及時對相應的資料信息進行復核，保證資料的真實性;及時跟進操作流程，發現檔案工作中存在的問題，準確定位問題根源，有針對性地完善管理制度[3]。

建設信息化管理平臺 ?檔案管理部門要對檔案管理流程進行整合，利用信息技術建設完善的信息化管理平臺，開發或引進專業的管理軟件，使各個管理活動能夠通過管理平臺完成，實現管理效率的提升。管理平臺的建設能夠使各個工作流程通過終端軟件進行操作，并能夠幫助管理人員按照既定的規范和格式進行相應信息的錄入，提升信息收集效率和準確度，并能夠通過網絡及時上傳數據，及時更新檔案，提升整體的管理效率。檔案管理人員能夠利用網絡渠道，通過智能設備與管理平臺連接，實現遠程管理。檔案管理平臺能夠與學校行政管理系統、財務系統和教學平臺等高效對接，實現檔案資料的高效共享，能夠為相關部門的管理決策提供有效的數據支持。

提升檔案利用率 ?傳統的高校檔案管理模式重視對檔案資料的收集和整理，忽視檔案使用環節，使得檔案資料得不到有效的利用。而檔案管理模式的信息化轉變，利用信息技術對資料信息進行深入分析和整理，準確提取其中的關鍵內容，對資料進行科學的整理排序，并按照管理標準進行科學的分類存儲，通過完善檢索機制，實現對檔案資料的準確定位，高效滿足使用者的需求。同時，檔案資料載體的數字化轉變，能夠通過對電子數據的科學分析，建立完善的檔案資料數據庫，實現對檔案資料的高效利用，讓使用者通過網絡渠道實時遠程訪問，對所需信息進行深入分析，為其提供更加優質的服務。利用信息技術對行政檔案資料進行科學分析，能夠有效掌握行政管理工作的實際情況，及時發現管理過程中存在的問題和不足，有針對性地完善管理活動，提升行政管理水平。通過科學分析行政管理工作中產生的數據信息，形成科學的數據分析結果，為行政管理決策的制定提供可靠依據，而行政檔案作為管理工作的直觀呈現和重要的工作憑證，對管理決策的制定和執行具有重要作用。

加強先進信息技術的應用 ?信息化檔案管理模式的建設要充分結合高校行政管理實際，積極利用先進技術，實現管理效果的優化。特別是隨著高校擴招和教育改革的不斷深入，學校檔案管理工作面臨嚴峻挑戰，而先進信息技術的應用能夠充分發揮技術優勢，減少信息化建設投入的同時，提升檔案管理信息化水平，為學校管理工作的高效開展提供有效的支持。當前應用較為廣泛的是大數據和云計算技術，先進技術的應用能夠有效提升信息化管理工作的運行效率，提升數據處理速度，實現管理效率的提升。同時，先進技術和設備的使用，能夠把傳統的紙質資料轉換為數字形式，實現對資料內容的數字化管理，有效減少紙質檔案的管理投入，提升傳統檔案的利用率。傳統的紙質檔案仍然具有較大的價值，可對檔案科研工作提供有效的支持，是學校發展的珍貴憑證。利用物聯網技術對紙質檔案進行高效管理，能夠對檔案資料進行準確定位，對檔案流轉過程進行全面監控，防止紙質檔案的破壞和遺失;同時對紙質檔案存儲環境的溫濕度等進行有效監控，保證存儲環境的安全。

加強管理隊伍建設 ?隨著檔案信息化建設的不斷推進，先進信息技術得到廣泛應用，檔案管理模式發生很大變化，對檔案管理人員的專業素養提出更高的要求，需要具備相應的信息技術知識水平，能夠熟練操作相關的管理軟件和信息設備，保證信息化管理模式的高效推進。管理部門要加強對工作人員的培訓教育，結合管理活動中存在的具體問題，進行針對性的技能培訓，提升檔案管理人員的信息技術能力;要注重對優秀信息技術人才和管理人才的引進，結合學校實際情況，提升檔案工作人員待遇，提升其工作積極性;要建立完善的考評機制，制定科學的考核標準，進行公正客觀的評價，將考評結果與檔案管理人員的薪資待遇和崗位晉升相結合，提升其工作熱情和責任心，實現服務質量的提升，引導管理人員形成主動意識，結合自身崗位工作主動學習提升。

5 結語

行政檔案管理信息化建設是提升高校行政管理水平的重要途徑，檔案管理部門要積極轉變傳統的管理理念，積極引進先進的信息技術，加強信息基礎設施和網絡建設，建設完善的信息化管理平臺，對行政檔案管理環節進行整合，實現檔案管理水平的提升。

參考文獻

[1]蔣明子，潘博.淺談信息化技術在高校檔案管理行政中的應用[J].產業與科技論壇，2019（11）：264-265.

[2]王智，熊華琳，許艷.網絡時代高校檔案管理信息化模式研究[J].蘭臺世界，2018（9）：99-102.

[3]杜一冉.基于信息化技術下的現代高校檔案管理體系建設研究[J].文存閱刊，2018（5）：194-194.

?項目來源：中國成人教育協會“十三五”成人教育科研規劃項目（基金編號：2017_082Y）。

作者：杜林、張巧靈（通訊作者），蘭州大學網絡與繼續教育學院，研究方向為繼續教育管理（730000）。