大數據視角下企業辦公室檔案管理的思考

摘 要：大數據時代來臨，大數據思維逐漸滲透到國民經濟的各行各業，同時也給企業辦公室檔案管理帶來新的機遇和挑戰。本文首先介紹大數據思維應對辦公檔案管理的概念和架構，接著闡述大數據技術給辦公室檔案日常管理帶來的機遇和挑戰，最后給出了如何利用大數據技術更好地提升檔案管理信息化水平的思考。

關鍵詞：大數據技術;企業辦公;管理模式;檔案管理

隨著信息化技術的發展，尤其是大數據技術的涌現，企業辦公室檔案管理面臨新的機遇。相比企業檔案管理的傳統工作方法存在效率低下，難以實現快速查詢和輔助決策的問題，大數據技術為辦公室檔案管理模式優化提供了先進的條件和手段。如何利用好大數據技術的優勢，積極創新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數據思維應對異構型檔案的集中統一管理

（一）數據思維與辦公室檔案管理特點

大數據技術的核心概念是數據思維，即數據就是企業的最重要資源。一般而言，企業辦公檔案材料包括人事、行政、財務、黨建、技術和銷售、安全保密等數據信息。其中，人事檔案包括企業職員的個人信息、入職離職、資格證書與培訓管理、工作異動、薪酬調級、勞動合同等。行政檔案包括企業內部管理制度、上機發文、日常內部公文、外部發文公告等。財務檔案包括企業財務報表、會計憑證、會計賬薄、各類票據等。黨建檔案包括主題黨日的會議記錄，對外宣傳報道等。技術銷售檔案包括研發文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標準、保密制度、保密會議記錄等。不難發現，企業辦公室檔案格式呈現種類繁多，格式多樣，分散存儲等特點。

（二）辦公室檔案管理的大數據架構

傳統的管理技術，難以高效處理辦公室檔案數據和內容，也無法滿足實時、開放、分級查詢服務的用戶需求。面對日益增長而且種類多樣的辦公室檔案數據，大數據技術提供了統一的數據標準，為辦公檔案的數字化處理提供了有力的技術支撐。通常，大數據技術架構一般分為三層。首先是底層的基礎設施層，包括數據存儲服務器、網絡服務器，防火墻和網關設備，主要提供基礎的數據存儲和硬件管理。中間層是核心服務層，包括安全管理，查詢服務，數據格式轉換與識別服務，數據標準服務。上層是應用接口層，作為網絡門戶為用戶提供注冊，數據增刪查改等綜合服務，分級查詢等功能。辦公室檔案管理人員首先可以利用大數據基礎設施，將檔案信息進行集中式管理;其次，針對異構的檔案數據（例如：Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等），可以利用大數據核心服務組件實現標準化、網絡化、實時、統一的管理功能;最后，可以利用大數據應用服務接口，實現對個人檔案的簡單信息檢索、復雜條件查詢，并提供分級管理試圖、可視化統計等功能。

二、大數據視角下企業辦公室檔案管理模式的機遇與挑戰

（一）辦公室檔案管理新的機遇

大數據技術有效支持檔案信息全部數字化管理，將分散的格式多樣的檔案數據進行標準化集成，電子調檔和個性化查檔操作非常便捷，還能根據數據特征自動形成用戶畫像，為檔案管理者提供全方位的分析服務，提升檔案管理的利用水平。對于集團企業而言，企業總部和各分公司在大數據技術的整合下，能夠跨時間和空間進行檔案信息提取，實現公司員工檔案信息的共享，互通資料有無，進一步強化了檔案管理的反饋與創新。另外，大數據分析挖掘技術能夠對辦公檔案的重復信息進行自動刪除，對錯誤檔案信息給出智能提示，提高檔案的存儲效率和深加工水平。

（二）辦公室檔案管理新的挑戰

目前的大數據安全保密技術還不成熟，不利于涉密辦公檔案的信息安全管理。尤其是針對具有密級屬性的部分電子檔案，其保密期限和保密等級可能隨時間推移會發生改變，這樣對安全的動態管理提出新的要求。一方面，亟需大數據技術支持分級安全管理機制;另一方面，也需要大數據技術在訪問授權上，能夠設計支持兩位及以上安全保密檔案管理員的協同認證功能。值得一提的是，在辦公檔案的數據挖掘應用中，如何對檔案進行深度挖掘分析，提供個性化推送服務也必須針對企業的個性需求進行全新設計。

三、結語

大數據時代來臨，企業檔案管理人員要跟上步伐，學習大數據技術和大數據思維，全面提升檔案管理的服務質量和工作效率，尤其是讓檔案信息真正為企業帶來增值服務和價值，發揮應有的效用。具體實施上，首先依托大數據平臺集成現有的檔案數據，進一步明確辦公檔案數據管理的日常職責分工;然后，需要根據大數據平臺管理的特點，完善數據使用審批規范;同時，在日常工作中利用好大數據管理系統，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數據功能，提高檔案管理的工作效率。最后，檔案管理人員也要深刻認識到大數據技術可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是安全保障方面。為此，應該加強安全防范，按照“涉密不上網，上網不涉密”的原則，做好公司內網和外網的有效隔離，提高涉密檔案的安全保密意識。

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作者簡介：丁琦（1981-），女，漢族，湖北武漢人，本科，助理工程師，研究方向：安全保密與檔案管理。