大數據視角下檔案信息化管理的有效途徑探究

王輝

摘 要：隨著信息時代的到來，信息技術給人們的生活、工作、學習帶來了巨大的便利。在信息技術快速發展的同時，對檔案信息管理也提出了更加嚴格的要求。本文介紹了大數據檔案的基本概念，信息化管理的現狀，探討了大數據視角下檔案信息化管理的有效途徑，以達到省時省力，提供更有保障的參考數據，實現檔案信息管理與現代化技術相融合的目的。

關鍵詞：大數據;檔案信息管理;有效途徑

現如今，檔案信息化管理為各行各業提供了快捷的服務。在大數據視角下，檔案信息化管理推翻了傳統管理模式的局限性，管理系統越來越完整，滿足了當前檔案管理的需求。但在這一發展過程中，也存在很多問題有待解決，就此我們展開討論，以實現檔案信息化管理更加高效與精確。

一、大數據檔案的內涵

什么是大數據？大數據是指通過精準地發掘、采集與分析，在海量類型數據中快速獲得更有價值的信息的能力。大數據的優勢在于數據多、效率高、價值大。其中涵蓋的數據類型多種多樣，又能在一定時間內，對數據進行篩選與分析，精確地提煉出所需要的信息，在短時間內生成與傳播，節省了大量人力和物力。

大數據檔案與大數據大致相同，其不同之處在于數據不夠集中，但更為真實與精確。具體說來就是，傳統檔案漸漸在向信息化檔案靠攏，所以電子檔案的數量時刻都在增長。另外，檔案的類型多種多樣，在形成上可以劃分為國家機關、黨組織、事業單位、企業等。又根據記錄信息的方式分為紙質版與電子版。電子檔案打破了傳統檔案的局限性，在繼承傳統檔案的圖文記錄形式的基礎上，添加了視頻、音頻等形式。因此，數據量日益劇增。如今，信息技術帶動了各個領域的發展，將信息技術融入檔案管理系統，要求在有效的時間內，系統完成對數據的采集、歸類、分析、整理和生成一系列流程，才能為檔案管理人員提供便利的條件。檔案的實際意義在于為人們提供更權威、精確的信息，所具有的價值意義明顯，由于信息分布較為零散，需要進行集中整理與歸納。

二、大數據視角下檔案信息化管理的現狀

基于當前相關資料顯示，檔案信息化管理還存在以下問題：其一，不夠人性化。由于部分檔案具有保密性，所開放的群體有限，會造成服務形式單一，由于當前信息化管理系統正處于發展階段，相關業務還需要加強;其二，安全技術有待提高。由于電子檔案需要以網絡作為平臺，信息技術作為支持去傳遞與共享，但畢竟網絡是一個虛擬的空間，電子信息容易被刪除與泄露，只有加強安全保障技術，才能夠增強信息的可靠性與安全性;其三，員工能力有待提高。檔案信息化管理需要相關人員在熟悉管理流程，掌握相關管理技術的同時，要精通信息技術。但目前來看，很多檔案管理人員技術不夠達標，缺乏科學的管理方法，也沒有提高業務能力的覺悟。

三、大數據視角下檔案信息化管理的有效途徑

（一）完善數據的采集存儲

采集數據與存儲數據是檔案信息化管理中的基礎環節，加強采集數據的相關技術，提高存儲能力，才能保證后期管理流程的運行。采集信息過程中，要實現所獲取信息準確可靠，保障信息傳遞速度，提高系統運行效率。

檔案采集最常用的方法是，將所有可提供的數據完整地陳列在人們面前，進行查找和閱覽。而傳統的采集方式通常需要人力勞動去收集有用信息，這樣一來，不僅浪費了很多時間和精力，工作效率也不夠高，達不到良好的效果。在對數據進行歸納時，紙質版的檔案通常需要一定的空間存放，查閱信息的難度較大，這也就彰顯出了信息化檔案的優勢。通過互聯網技術完成一系列采集數據的流程，還能更精確地獲取有效信息，一定程度上節省了時間和勞動力，與此同時，隨著管理模式不斷完善，電子檔案已經擁有了備份功能，可以防止信息丟失，避免了傳統檔案在反復利用后出現的破損現象，相對比來說，大數據和信息技術為檔案管理提供了有利條件。

（二）優化語義的轉化與排序

語義轉換功能是信息技術發展背景下生成的先進的數據處理方式，優化語義轉換功能是保證檔案能夠被有效利用的前提，它的主要功能具體體現在如下幾個方面：一是拓展檢索。在查閱檔案時，輸入查找的詞匯后，引入歧義消除技術可以判斷其含義，延伸到相關聯的詞匯;二是完善檢索。能夠正確篩選出檢索信息，避免查到的信息偏離主旨，從而保證工作效率;三是總結評價。通過對所查詢到的結果進行分析，總結其與輸入詞匯的關聯度，考核所查詢結果是否可靠準確，實現系統實時更新。

由于檔案信息量龐大，實時優化語義轉換功能，能夠對檢索質量做出保障，也能夠提高工作效率，這樣一來，只要輸入簡單的詞匯就能查找到想要的信息，使服務更人性化。優化排序過程也同樣是實現檔案智能化管理的重要條件，在引入語義功能的基礎上，不僅能從系統中找到檢索內容，也同樣能搜索到與它意義相近或相關聯的詞匯，系統的優化使檢索信息更加全面。

（三）著重數據的挖掘與分析

大數據服務的目標是群眾，人們更重視數據的權威性和有效性。所以，發掘與分析數據的過程是檔案信息化管理的重中之重，要確保數據信息的有效性。檔案是給人們利用與共享的文件，它的存在意義是滿足群眾的需求，無論是哪一種性質的檔案都要發揮其使用價值，檔案管理人員要實時統計用戶的訪問信息，掌握檔案的檢索情況，根據點擊量等數據分析檔案的使用情況及時地整理反饋意見，完善檔案管理系統。相對于一些保密性較強的檔案，還要專門設置權限，以民政救助檔案為例，它涉及到城鄉低保救助、特困供養救助、臨時救助等諸多的重要信息，為防止救助人員身份證號碼、疾病病種等個人隱私信息泄露，要確保檔案的保密性，所以在管理中要按照查閱用途劃分檔案使用權，紀檢、審計等部門需要調取佐證材料過程有權調配所有檔案，民政系統相關部門可以使用本部門的檔案，管理人員在職權范圍內有權調配檔案，這樣一來，在采集信息過程中能夠節省時間，提高工作效率，保證信息安全。

四、結語

綜上所述，大數據視角下的檔案信息化管理是符合當今時代需求的產物，相關管理人員要有提高業務的覺悟，以專業的態度實現大數據檔案有效價值。同時，要在管理系統中融入先進的信息化處理手段，引入先進的技術，加強檔案的利用共享，秉著以人為本的態度，為群眾提供更優質的服務。

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