高職院校材料物資采購管理中存在的問題及對策

張劍

【摘 要】 文章介紹了高職院校材料物資采購質(zhì)量管理的基本要點，分析了當(dāng)前高職院校材料物資采購質(zhì)量管控中存在的主要問題，提出了高職院校材料物資采購中加強(qiáng)質(zhì)量管理的對策。要提高認(rèn)識，強(qiáng)化服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性;進(jìn)一步完善制度，加強(qiáng)規(guī)范化管理。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;材料物資采購;質(zhì)量控制;存在問題;對策

對于高職院校運行而言，物資采購管理是工作正常運轉(zhuǎn)、日常經(jīng)營的主要保證，也是難點，而實施流程化、規(guī)范化管理是主要途徑。近些年，關(guān)于高職院校材料物資的采購管理，相關(guān)單位針對自身情況，建立了一系列管理辦法、制度及工作流程，進(jìn)一步規(guī)范物資采購質(zhì)量控制，從而使材料物資采購質(zhì)量顯著提升，為高職院校材料物資采購的有序進(jìn)行提供了基本保證。對于基本材料物資而言，如常見的辦公物資、實驗室器皿、水電耗材等，這些材料物資既不形成固定資產(chǎn)，也不能登記低值易耗，同時不能在在建工程轉(zhuǎn)固，表現(xiàn)形式為：物品小、價值低、采購涉及面廣、數(shù)量需求不穩(wěn)定、權(quán)利與責(zé)任交織，多種技術(shù)經(jīng)濟(jì)因素交互作用等，但如不能對其進(jìn)行及時采購，同樣會面臨日常辦公、教學(xué)、實驗難以開展的問題。因此，為了保證采購質(zhì)量管理工作和需求單位工作的順利開展，又要節(jié)約資金，充分發(fā)揮物資和資金的最大功效，采購材料物資工作的規(guī)范管理就顯得尤為重要，管理上也具有很大的難度。

一、材料物資采購質(zhì)量管理的基本要點

關(guān)于采購質(zhì)量管理的控制，各高職院校結(jié)合其日常工作特點均對采購控制提出了明確的要求，從流程控制、細(xì)節(jié)把控等方面對采購整個流程實施了約束，對保證采購質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。具體來講，個人認(rèn)為，做好采購管理及實施，對采購質(zhì)量進(jìn)行有效把控，就應(yīng)抓住以下幾點：其一，對于基礎(chǔ)材料物資采購而言，其無需進(jìn)行招標(biāo)，可采取定點采購，挑選多家單位從價格質(zhì)量等方面進(jìn)行對比，可對降低成本及提高效率有極大作用。其二，供應(yīng)商管理。供應(yīng)商的供貨能力、質(zhì)量保證能力、相關(guān)行業(yè)業(yè)績對采購材料物資的管控也具有積極的作用，實際實施中應(yīng)分別采取措施加以應(yīng)對。其三，合同管理。強(qiáng)化技術(shù)條款的約束及做好采購合同評審，以應(yīng)對后續(xù)合同履行中可能存在的問題可起到規(guī)避采購風(fēng)險的目的，對控制采購成本及質(zhì)量有利。其四，物流管理。強(qiáng)化物流管理及做好物流過程中的產(chǎn)品防護(hù)屬于重點，也是保證材料物資性能的關(guān)鍵。其五，材料物資檢驗。驗收是基礎(chǔ)，材料物資的質(zhì)量為首要影響因素，材料物資是否可以應(yīng)用于實際生產(chǎn)必須通過驗收來確定，可見其重要性。其六，倉庫管理。材料物資的保存完好及標(biāo)識應(yīng)作為重點進(jìn)行考慮，以確保項目實施能夠有效進(jìn)行。

二、當(dāng)前高職院校材料物資采購質(zhì)量管控中存在的主要問題

1、思想觀念陳舊，服務(wù)意識不強(qiáng)

一是重視不夠，專業(yè)管理人員缺乏。大多高職院校對采購管理人才不夠重視，部分高職院校甚至將采購管理人員作為后勤服務(wù)人員，使得員工的專業(yè)技能不足及人員工作滿意度偏低，不利于吸收采購管理的綜合性人才。二是采購人員思想觀念陳舊。部分采購人員思想觀念不能做到與時俱進(jìn)，管理水平低下，且由于長期所形成的固有的采購理念，很難適應(yīng)目前新形勢下采購管理，部分人員仍對物資采購實施分散采購及松散的供應(yīng)鏈管理模式，物流成本高及采購質(zhì)量得不到有效保證，從而使得高職院校采購成本過高，不利于發(fā)展。三是服務(wù)意識不強(qiáng)。在采購管理過程中，服務(wù)意識不夠強(qiáng)，并沒有將用戶實際需求以及用戶使用滿意度結(jié)合起來，服務(wù)質(zhì)量不高。

2、購置的材料物資管理無序、監(jiān)管欠缺

高職院校的物資采購管理工作有的還處在不斷摸索階段，在實踐工作中常常遇到許多問題。如招標(biāo)管理不夠規(guī)范、供應(yīng)商選擇范圍不廣，采購手段相對落后，不能及時了解、反饋及處理市場和用戶信息，工作效率不高，采購針對性不強(qiáng)、結(jié)算方式不完善等。對于高職院校管理而言，教學(xué)儀器設(shè)備購置為重點要求，材料物資購置比較隨意，該種管理模式存在片面性，導(dǎo)致大多材料物資流通環(huán)節(jié)的成本節(jié)約問題，材料的裝卸、運輸、存放、資產(chǎn)閑置等方面的問題，增加了采購成本，給高職院校造成了極大的損失，且對核算造成一定的影響。此外，有的高職院校對材料物資采購人員的監(jiān)管存在一定的缺失，如采購過程是否規(guī)范，物資質(zhì)量如何，供應(yīng)商選擇等方面，在很大程度上取決于對作為采購行為主體的管理和監(jiān)督。

三、高職院校材料物資采購中加強(qiáng)質(zhì)量管理的對策

1、提高認(rèn)識，強(qiáng)化服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性

一是從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到管理工作人員都應(yīng)提高認(rèn)識，應(yīng)該從開展采購工作到執(zhí)行各項規(guī)章制度的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)主動擔(dān)起采購管理中的主要責(zé)任，而不是一種“權(quán)利”。進(jìn)一步完善采購管理制度和規(guī)范化采購程序，不斷提高采購效益。二是對采購管理人員實行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、持證上崗、定期考核等，不斷提高物資采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)知識和專業(yè)技能，通過加強(qiáng)法律法規(guī)教育，不斷增強(qiáng)責(zé)任意識和廉潔自律意識。三是強(qiáng)化服務(wù)意識。為推進(jìn)物資采購的科學(xué)管理，相關(guān)工作人員應(yīng)強(qiáng)化管理責(zé)任和服務(wù)意識，充分發(fā)揮主觀能動性。在實際管理工作中不斷的提高服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，密切結(jié)合采購實際和用戶需求，編制采購計劃時遵循實際的物資需求和庫存物資的平衡原則，對計劃物資的必要性以及怎樣實施采購，如何監(jiān)控等提出意見和建議。管理人員要相互配合，協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一思想，切實把采購物資的質(zhì)量好壞，價格是否合理，用戶是否滿意作為衡量采購工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

2、進(jìn)一步完善制度、加強(qiáng)規(guī)范化管理

（1）招投標(biāo)管理。相關(guān)法律法規(guī)對招投標(biāo)管理提出了明確的要求，相關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真落實。一是做好對招投標(biāo)文件的管理，如實際操作中，對于一些大批材料物資的采購則應(yīng)綜合實際情況編寫招標(biāo)資料，在其中要限制一些資質(zhì)低的供貨商投標(biāo)，以確保材料物資采購質(zhì)量。二是評標(biāo)管理。在實際材料物資采購中，可在結(jié)合材料物資技術(shù)要求及法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)上結(jié)合投標(biāo)單位的實際情況選擇合適的供應(yīng)商，切實降低采購成本，提高采購質(zhì)量。

（2）供應(yīng)商管理。一是供應(yīng)商資格及能力的評價，包括對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行綜合評定，以確定合格合適的供應(yīng)商。二是做好對供應(yīng)商的再評價工作。如每年可結(jié)合實際情況，對所提供材料物資的供應(yīng)商進(jìn)行分級管理及評價，以對供應(yīng)商的供貨能力及質(zhì)量保證能力有明確的判定，可為后續(xù)采購奠定基礎(chǔ)。

（3）合同管理。一是做好合同管理的基本規(guī)劃，在采購實施前，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析高職院校采購中的實際因素，并在相關(guān)方充分溝通的前提下制定科學(xué)、合理的評價結(jié)果，以便后續(xù)合同管理工作的開展。二是風(fēng)險管理，建立相應(yīng)的預(yù)防機(jī)制，對合同管理風(fēng)險進(jìn)行有效預(yù)防，將風(fēng)險隱患降到最低，并確保合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。三是做好對合同的評審工作，如在合同簽訂前，可結(jié)合各采購材料物資提出部門的要求對合同的內(nèi)容開展評審，明確要求及義務(wù)，以為后續(xù)履行打好基礎(chǔ)。

（4）物流管理。一是高校應(yīng)建立與物流單位的聯(lián)系，選擇合適的物流單位并建立良好的供應(yīng)關(guān)系。二是結(jié)合現(xiàn)有情況，高職院校應(yīng)利用現(xiàn)有電子化信息系統(tǒng)發(fā)展電子商務(wù)，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)采購的比例，以降低采購成本。三是做好采購規(guī)劃，對常用材料物資及同類材料物資實施集中采購，以實現(xiàn)優(yōu)化供應(yīng)商及降低采購成本的目的。

（5）物料檢驗。一是材料物資入場前應(yīng)做好檢驗，對于存在質(zhì)量異議的材料，可移交第三方進(jìn)行驗收，如不合格，不得入場驗收。二是做好高職院校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如加強(qiáng)對監(jiān)測人員的培訓(xùn)及購進(jìn)監(jiān)測設(shè)備等，以保證監(jiān)測檢驗工作的開展。

（6）倉庫管理。一是對于材料物資應(yīng)建立臺賬，做好出入庫管理，以防止物料領(lǐng)用混亂。二是存放管理，如對于一些有特殊要求的物料，應(yīng)實施單獨管理，以防止物料因保管不善而造成的損失。三是遵循先進(jìn)先出的原則，減少材料物資的積壓等，以提高貨物的利用率。

綜上所述，對于高職院校運行而言，物資采購管理是日常經(jīng)營的主要保證，也是難點，而實施流程化、規(guī)范化管理是其主要途徑。

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【作者簡介】

張 劍 （1976—）男，陜西扶風(fēng)人，本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：招標(biāo)采購及政府采購、資產(chǎn)管理.