數(shù)字信息化在企業(yè)人事檔案建設(shè)中的應(yīng)用

盛黎

摘要：數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展非常快，同時(shí)也促進(jìn)了數(shù)字信息化在各大企業(yè)中人事檔案的建設(shè)，傳統(tǒng)檔案在使用過程里往往會(huì)有一些不方便的地方，本文通過對數(shù)字信息化人事檔案建設(shè)的應(yīng)用展開了分析，從多角度進(jìn)行了探討，希望為企業(yè)人事檔案的建設(shè)與應(yīng)用提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化;人事檔案;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7;R197.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在數(shù)據(jù)時(shí)代，所有行業(yè)都在進(jìn)行數(shù)字信息化的探索，傳統(tǒng)的人事檔案管理也開始向數(shù)字信息化進(jìn)行發(fā)展，這是時(shí)代的發(fā)展趨勢，人事檔案的管理在企業(yè)擁有一定的重要性，數(shù)字信息化人事檔案可以讓檔案在使用過程變得更加方便，因此有必要對檔案資源的信息化建設(shè)展開分析。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）對檔案信息化的認(rèn)知不足

對于很多企業(yè)來說人事檔案的管理工作并不能直接為企業(yè)帶來可觀的效益，日常的檔案工作相對來說重復(fù)性比較高，很難引起管理層的注意，所以大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理的工作并沒有足夠的認(rèn)知，轉(zhuǎn)而將大部分的精力投入到提升企業(yè)效益的工作中來，對于檔案管理人員的培養(yǎng)并不多。對于這些企業(yè)來講，只要檔案管理人員不出現(xiàn)重大的遺漏問題那么就已經(jīng)足夠了，所以我們在進(jìn)行檔案信息化之前，應(yīng)該提前讓更多的人明白檔案信息化能夠帶來的實(shí)際好處，比如檔案信息化之后可以對公司內(nèi)的各類檔案信息進(jìn)行匯總，工作人員在需要檔案時(shí)可以通過申請，直接通過網(wǎng)絡(luò)借閱到相關(guān)檔案，從而達(dá)到節(jié)約時(shí)間的目的，工作人員擁有了更多的工作時(shí)間后也能夠提高工作效率。在檔案信息化之后，也會(huì)更加有利于原始檔案的保存，原始檔案不會(huì)因?yàn)檫^多的人為借閱，導(dǎo)致檔案加速損毀。

（二）傳統(tǒng)檔案借閱難度大

傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行借閱時(shí)，往往會(huì)因?yàn)楦鞣N原因?qū)е陆栝嗠y度的提升，傳統(tǒng)的檔案管理體制也并不健全，因?yàn)楹芏嗟钠髽I(yè)會(huì)將檔案管理并入其他各類部門，比如說有的企業(yè)會(huì)將常用的人事檔案通過人事部門管理檔案，有的企業(yè)會(huì)通過組織部門管理人事檔案，其他一些借閱比較少的檔案就會(huì)統(tǒng)一放入檔案館來進(jìn)行后續(xù)保管，這樣會(huì)導(dǎo)致管理機(jī)構(gòu)分散，人事部門與組織部門往往有各自的工作，并不會(huì)將工作重心放在檔案的管理上，在真正急需人事檔案時(shí)，往往需要多方面進(jìn)行溝通才能拿到所需檔案，浪費(fèi)了大量時(shí)間。

（三）檔案體系不健全

傳統(tǒng)檔案的體系不健全，主要是因?yàn)闆]有更多的人重視檔案體系的建立，從而導(dǎo)致了檔案在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案分散、檔案查找不到的現(xiàn)象發(fā)生，而在進(jìn)行檔案信息化之后，可以有效減少這一現(xiàn)象的發(fā)生，通過檔案的分類錄入、自動(dòng)檢索，收集到的所有已知檔案在需要時(shí)都可以第一時(shí)間找到，在信息化檔案的建設(shè)之前應(yīng)該對信息檔案的體系進(jìn)行提前規(guī)劃，規(guī)劃完成后，在員工中進(jìn)行推廣，第一時(shí)間完成傳統(tǒng)檔案向信息化檔案的過渡^[1]。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

在進(jìn)行數(shù)字化信息檔案之后，傳統(tǒng)的檔案管理人員的工作內(nèi)容就會(huì)發(fā)生變化，更多地將會(huì)通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行后續(xù)工作，所以這一部分工作人員要提前進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能夠在進(jìn)入檔案信息化的工作時(shí)，更好地完成工作任務(wù)。

（五）檔案信息不規(guī)范

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案信息在很多企業(yè)中并不規(guī)范，會(huì)將很多種類別的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，在真正急需使用檔案時(shí)往往不能馬上找到所需要的檔案，所以在進(jìn)行檔案信息化工作時(shí)，一定要將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一格式的規(guī)范化，將各類檔案進(jìn)行分類管理，讓檔案在使用時(shí)變得更加方便快捷^[2]。

二、數(shù)字信息化在企業(yè)人事檔案建設(shè)中的應(yīng)用方法

企業(yè)想要推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展是離不開所有部門的傾力配合的，只有企業(yè)內(nèi)所有人都明確檔案信息化的重要性，進(jìn)而都支持檔案信息化的發(fā)展，這樣才能夠提升檔案信息化的發(fā)展速度。

（一）加強(qiáng)對檔案信息化的認(rèn)知

1.信息檔案數(shù)字化

想要將數(shù)字信息化全面應(yīng)用于檔案的管理上，第一件事就是應(yīng)該對檔案的整體數(shù)據(jù)進(jìn)行專屬數(shù)據(jù)庫的建立，檔案的信息數(shù)據(jù)化是一切其他環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案封存是以紙張當(dāng)做媒介進(jìn)行統(tǒng)一的管理，紙張檔案的數(shù)量過多會(huì)直接影響到檔案使用的效率，在多人借閱檔案時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)一些手忙腳亂的情況，將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建立，將各類檔案信息進(jìn)行歸類，能有效提高檔案管理人員的工作效率，也可以更加有效地推行無紙化辦公，節(jié)省了大量存放紙質(zhì)檔案的空間，對于借閱者來說，可以第一時(shí)間拿到自己所需要的各類檔案資料，也更加有助于日常工作的進(jìn)一步開展，所以將檔案進(jìn)行信息化是今后的發(fā)展趨勢。

2.檔案網(wǎng)絡(luò)溝通

傳統(tǒng)的檔案信息在溝通時(shí)一般都是選擇面對面進(jìn)行交流，需要檔案資料時(shí)，往往要進(jìn)行長時(shí)間的預(yù)約申請，排隊(duì)等待檔案管理人員進(jìn)行檔案的查找，查找效率十分的低下，而且文字檔案的管理隨著公司企業(yè)的變大，需要的檔案管理人員也會(huì)越來越多，這讓工作的進(jìn)行變的很麻煩，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐环輽n案，導(dǎo)致借閱者浪費(fèi)幾個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，所以檔案信息化是必須要進(jìn)行開展的，因?yàn)閷n案進(jìn)行數(shù)字化管理之后，如果需要檔案服務(wù)就可以通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行交流，提前申請所需檔案的查閱權(quán)限，不會(huì)影響手中工作，當(dāng)權(quán)限下發(fā)之后就可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案查閱，既不需要去檔案室又不需要檔案管理人員進(jìn)行翻找，在很大程度上減少了溝通成本。

3.檔案自動(dòng)檢索

在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般在進(jìn)入檔案室之后，需要工作人員根據(jù)個(gè)人信息進(jìn)行人工查找，在人多的情況下效率特別低，進(jìn)而為工作帶來一定程度上的影響，而在進(jìn)行人事檔案信息化之后，檔案的借閱人員可以通過規(guī)范的申請流程進(jìn)行檔案申請，申請成功后可以通過關(guān)鍵字進(jìn)行精確借閱，在提高查找效率的同時(shí)，給檔案管理人員降低了工作難度。

4.檔案保存

當(dāng)檔案封存管理時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在大規(guī)模轉(zhuǎn)移時(shí)容易出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案的管理十分重要，許多檔案由于查詢量較大，在查閱期間會(huì)有一定程度的紙張破損，對信息的管理也會(huì)產(chǎn)生特別大的影響，而且紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移會(huì)越來越難保存，記錄時(shí)也很難做到完全復(fù)制，紙質(zhì)文件也給管理人員增加了負(fù)擔(dān)，而對檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理可以大大提高檔案信息在轉(zhuǎn)移過程中的完整性，并且可以通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)大量的備份數(shù)據(jù)，避免因其他各種原因造成檔案數(shù)據(jù)的丟失，在各類檔案資料加入數(shù)據(jù)庫后，工作人員在使用時(shí)只需上網(wǎng)查詢檔案即可，避免了檔案信息的人為破壞，檔案管理人員只需注意更新檔案信息，檔案信息在使用時(shí)會(huì)變得更加方便。

5.增加檔案信息化的投入

明白了檔案信息化能夠帶來的好處后，就應(yīng)該增加對于檔案信息化的整體投入，盡快的完善檔案信息化，使檔案信息化提前體現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，檔案信息化的進(jìn)程之所以緩慢，主要就是因?yàn)楦黝愘Y源的不足，首先可以完善一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，匯集人員進(jìn)行檔案的編寫錄入工作，只要將檔案信息化納入企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，那么一定會(huì)很快地建立出完善的信息檔案體系^[3]。

（二）通過檔案資源共享降低借閱難度

1.建設(shè)交流平臺(tái)

在進(jìn)行檔案信息化之后可以在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)檔案的交流平臺(tái)，在交流平臺(tái)中將一些能夠共享的檔案信息進(jìn)行全面分享，在使用交流平臺(tái)的期間，管理層在進(jìn)行決策之后，也能夠進(jìn)一步地了解工作人員的工作情況，有助于工作推進(jìn)，以此來增加企業(yè)的整體工作效率。

2.增加檔案利用率

在進(jìn)行檔案數(shù)字信息之后通過資源共享可以有效的提升檔案的利用率，部分檔案在信息化之后，很多人在借閱檔案時(shí)不用額外申請，會(huì)大大提高工作效率，而且對于檔案的管理者來說，可以減少很大的工作量，同一份檔案信息可以多個(gè)人同時(shí)進(jìn)行查閱，這對于查閱者來說更加方便。但對于檔案的查閱權(quán)限需要進(jìn)一步規(guī)范，主要的作用是防止檔案信息外泄。

（三）檔案體系的建設(shè)

在檔案信息化實(shí)施的過程里，應(yīng)該提前規(guī)范好整個(gè)檔案體系的建設(shè)，檔案信息化的規(guī)范體系本身應(yīng)該具有結(jié)構(gòu)合理、層次鮮明、完整全面等一系列特點(diǎn)。在建設(shè)檔案體系的時(shí)候首先應(yīng)該制定一個(gè)完善的體系架構(gòu)，以此來作為體系建設(shè)的基礎(chǔ)依據(jù)，之后根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的詳細(xì)情況進(jìn)行一定程度上的補(bǔ)充修改，體系的規(guī)范可以從多個(gè)角度出發(fā)，不用拘泥于一點(diǎn)，比如可以有規(guī)章制度、管理方法、使用指南等，在整個(gè)體系全部制定下來后，也要做好后續(xù)的宣傳以及修訂工作^[4]。??（四）檔案管理人員的培養(yǎng)

每一個(gè)企業(yè)的檔案管理人員都對企業(yè)有著很大程度上的影響，因?yàn)闄n案的特殊性以及保密性對于企業(yè)來說都是非常重要的，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化的同時(shí)，對于檔案的管理人員應(yīng)該進(jìn)行一定程度上的培訓(xùn)，讓檔案管理人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案管理時(shí)不會(huì)有遺漏發(fā)生，在培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)該有培訓(xùn)的優(yōu)先級(jí)，首要培訓(xùn)的目標(biāo)應(yīng)該是對于數(shù)據(jù)庫的把控，當(dāng)數(shù)據(jù)管理人員能夠熟練使用數(shù)據(jù)庫內(nèi)檢索、統(tǒng)計(jì)、查詢這一系列功能之后，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫內(nèi)各類數(shù)據(jù)更新的一系列培訓(xùn)，當(dāng)工作人員真正能夠完全的勝任數(shù)據(jù)管理之后進(jìn)行統(tǒng)一的測試，以此來全面地增加檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，在進(jìn)行培訓(xùn)的過程里還需要注意根據(jù)每個(gè)檔案管理人員的權(quán)限不同，需要進(jìn)行不同程度的人員培訓(xùn)，這樣才能夠在第一時(shí)間讓檔案管理人員投入到工作當(dāng)中來。

（五）檔案信息規(guī)范化

在每個(gè)企業(yè)中，檔案的重要性是毋庸置疑的，檔案信息從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案之后，必須要嚴(yán)格進(jìn)行統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的提升有利于檔案的查找、瀏覽、更新等，檔案的整理最忌諱的就是雜亂無章，將信息檔案的標(biāo)準(zhǔn)制定后，必須嚴(yán)格執(zhí)行，只有這樣，才能為日后的使用提供更大的方便，在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一時(shí)，企業(yè)能夠根據(jù)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的分類，以此對各類不同方向的檔案內(nèi)容進(jìn)行專門管理。

三、結(jié)語

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理信息化能夠有效提升檔案的整體管理質(zhì)量，各類企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到人事檔案信息化的重要性，在進(jìn)行信息化檔案管理的建設(shè)中，應(yīng)該投入更多的資源，更早地讓檔案管理信息化，為今后的工作提供便利，

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