如何利用軟件實現公共圖書館采編部工作量管理

余錦文

摘要：隨著社會的發展及變化，公共圖書館的工作量也在不斷變化，其中采編部工作是圖書館管理工作中的重要的環節，提高公共圖書館采編部的工作效率具有十分重要的作用。圖書館采編部的工作具有分工明確、步驟繁瑣等特點，需要體現出整個圖書館的具體館藏情況，不僅需要統計和整理圖書館部門的工作內容，同時還需要對數據進行系統性的分析，但是目前，圖書館采編部的工作方式為首先需要各部門個體統計，然后在進行集中提交，這種工作方式比較傳統，存在很多不足和弊端。因此為了提高圖書館采編部工作量的管理效率，軟件化的工作方式被應用到采編部工作量管理中，進而實現高效性的采編部工作量管理水平。

關鍵詞： 圖書館采編部;工作量管理;軟件;具體策略

采編部工作量是圖書館管理工作系統中的重要組成部分，是整理圖書館部門工作內容以及為圖書館提供具體館藏情況的重要環節。傳統的圖書館采編部工作量管理方式存在著很多不足，難以滿足社會發展過程中的變化需求，因此，軟件化工作方式在采編部工作量管理中的有效運用，不僅提高其管理工作的速度和效率，同時也便于圖書館館藏情況的分析和查詢。信息化和互聯網的發展，促使軟件化工作方式的不斷創新，也將不斷推動圖書館采編部工作量管理水平的進步，形成的全新有效的管理手段。本文主要分析了利用軟件實現圖書館采編部工作量管理的具體策略。

一、開發VR作為編程工具，更利于數據的管理和儲存

目前大多數公共圖書館的管理系統主要為LIS系統，針對這款軟件的功能和特點，在實際圖書館采編部工作量管理工作中需要以采編部門的工作性質為基礎，同時還要根據其在工作中提出的功能需求和建議，應該選擇一款方便、容易開發出產品的編程工具與環境，更利于采編部工作量管理要求。圖書館采編工作量管理軟件適用范圍基本都是在采編部之內，是對LIS系統統計功能的補充，因此可以選擇界面開發容易、語言難度不大的VB作為編程工具，選擇ACCESS工具進行數據的保存和管理，從而能夠有效提高采編部工作量的管理水平，實現采編部工作的創新[1]。

例如，圖書館采編部工作量統計管理軟件的主要目的就是能夠有效提高采編部工作量的管理效率，利用Access工具，有效實現能夠選擇到完全一致的數據，不僅能夠在一次操作以內能夠獲得每一個流程中的工作量統計數據，還能夠有效查詢特定時間段內以及特定工作人員的工作量情況。圖書館采編部工作量管理選擇ACCESS工具進行數據的保存和管理，更利于提升其工作量的管理效果。

二、實現自動化錄入日期，便于按任意時間段統計

采編部門的日常工作有很多，其中包括建立賬單、編目、典藏等等，其部門工作者一般都采用Excel作為工作記錄和統計工具。雖然Excel具有很多優勢，但是其缺乏自動化錄入日期功能，在一定程度上不利于按任意時間段統計，也不便于查詢和管理。針對采編部各種工作的性質和特點，尤其是典藏工作，需要對日期進行建立和錄入，以便于更好的實現采編部工作量的管理工作，因此，充分利用軟件化工作方式增加自動化日期的錄入，具有十分重要的意義。采編工作的重要線索就是批次，各個流程都會出現批次號，圖書館藏地和文獻類型也會出現，因此，錄入重復信息需要用到軟件。這個過程可以采用編程的方法，給每個字段設置應該選擇的控件，讓字段本身成為數據的來源，這種方法實現了信息錄入的創新，讓每個字段都有輔助錄入的機會而不是依靠其歷史數據作為來源，同時，用戶也只能找到類似數據，大大提升了信息錄入的效率。

例如，采編部中典藏工作，其具體工作不光在采編部門內部完成，同時還需要與流通部門具有一定的聯系，因此為了保證整個采編部工作量的管理質量，需要在現有的基礎上增加典藏的統計功能。如在新添加的軟件功能中，表格的每一項都要增加日期的關鍵詞，同時每一個日期的選擇都會通過設定的程序對數據產生的時間進行自動產生和保存，其具體編程語言為：r.Fields （1）=Date，其中r代表的是數據集，1表示產生日期的具體位置，這樣的操作就可以自動添加日期。

三、提高數據的安全性能

目前，很多圖書館采編部工作量的管理大多應用Excel表格軟件來進行操作，由于在實際操作過程中，很多數據都是直接填寫在表格中，可能某個表格里的數據需要由很多人進行操作，因此其安全性就不能得到很好的保障。因此，在對工作量管理過程中實現軟件化工作方式，其軟件應該設定一定的保密方案和應用權限，既能保障數據的安全性，同時還能夠實現共享應用。

例如，針對采編部工作量管理中，其軟件化工作方式中的數據庫需要由服務器保存，利用共享文件夾的方式進行管理。此外，在實際操作中，首先給ACCESS數據庫設置相應的密碼，同時還要提供將數據庫備份至用戶本機功能，這樣就能夠有效保證數據的安全，同時避免所有數據因意外而全部流失。

總而言之，隨著經濟的快速發展以及信息技術的廣泛普及，圖書館工作應征現有的改革需求，將軟件化工作方式有效的應用在采編部工作量的管理工作中，有效地解決了現行圖書館采編部工作量管理領域出現的多種問題，同時完善了工作量管理的工作程序和效率。對此，圖書館應積極應用軟件化工作方式，發揮其優勢，根據實際情況制定出有效的管理流程，從而保障軟件化工作方式的效率和實務效果。軟件化工作方式以其獨特的優勢和特點，能夠有效優化圖書館采編部工作量的管理過程，在功能上突破了原來的困難，實現了更加豐富的效果，采編部門的實際工作需求得以滿足，從而提升了其工作的實效性。

參考文獻：

[1]羅敏.如何利用軟件實現圖書館采編部工作量管理[J].數字化用戶，2013，（36）：106-107.