加強醫(yī)院檔案管理提高醫(yī)療服務水平

曹杰

摘要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。檔案管理應從提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、強化醫(yī)院領(lǐng)導重視檔案管理工作的意識、實現(xiàn)檔案管理的標準化、信息化等方面入手，加強醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院系統(tǒng);檔案管理;人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案包括病歷、圖書、基建、設(shè)備、財務、文書文件、人事、科研等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進程最好的記錄和見證，是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無可替代的憑證作用，至關(guān)重要。

1 醫(yī)院檔案的特點

醫(yī)院檔案是上級領(lǐng)導及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料。它是一個醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴格的規(guī)范性、標準性、保密性及服務性等特點。

1.1規(guī)范性。醫(yī)院的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個醫(yī)院檔案的核心，也是搞好醫(yī)院檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴格五個方面。

1.2標準性。醫(yī)院檔案管理工作要求技術(shù)含量高、操作性強。對于醫(yī)院檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術(shù)的統(tǒng)一。整個過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴格的標準。

1.3保密性。現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)院檔案包括紙質(zhì)醫(yī)院檔案和電子醫(yī)院檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質(zhì)的醫(yī)院檔案一旦形成，它的內(nèi)容及形式一般不會發(fā)生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應該加強工作人員的保密意識，使他們認識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴重后果。

1.4服務性。醫(yī)院檔案的服務性主要是為領(lǐng)導進行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計等工作。搞好服務，首先必須做好醫(yī)院的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫(yī)院各級領(lǐng)導干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準確詳細的個人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領(lǐng)導進行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進程，對于已經(jīng)公開的資料或信息要及時上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。

2 醫(yī)院檔案管理問題分析

2.1 對檔案管理信息化建設(shè)迫切性認識不足

當前不少醫(yī)院對于檔案管理信息化建設(shè)迫切性認識不足，對于檔案管理信息化的價值沒有一個客觀而全面的認識，認識的不足導致了醫(yī)院在這一工作開展方面，積極性不足，投入力度自然也比較小，從而使得檔案管理信息化建設(shè)得不到充分的支持，影響到了這一工作開展的速度以及質(zhì)量。舉例來說，檔案管理信息化建設(shè)需要大量的資金投入，不少醫(yī)院卻沒有在資金層面給予這一工作開展充足的保障，這就給檔案管理信息化建設(shè)帶來了很大的不利影響。

2.2 醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理信息化對于檔案管理人員的信息化素養(yǎng)提出了很高的要求，目前醫(yī)院檔案管理人員普遍存在信息化素養(yǎng)欠缺的問題，這給檔案管理信息化工作的開展帶來了巨大的阻礙。出現(xiàn)這種情況的主要原因在于目前醫(yī)院在檔案管理人員信息化素養(yǎng)提升方面沒有采取有效措施，很少開展信息化素養(yǎng)方面的專題培訓，在檔案管理人員的引進方面也忽視考察其信息化素養(yǎng)，結(jié)果就造成了檔案管理人員信息化素養(yǎng)整體欠缺的問題，對于信息化方面知識欠缺，沒有掌握信息化技術(shù)等，檔案管理信息化的開展因此不夠理想。

2.3 醫(yī)院檔案管理所需設(shè)施不夠完善

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要大量的設(shè)施，例如硬件設(shè)施、軟件設(shè)施等等，很多醫(yī)院在這些設(shè)施方面存在一些問題，從而給檔案管理信息化建設(shè)帶來了很大的負面影響。舉例來說，醫(yī)院采購的各類信息化設(shè)備、技術(shù)參數(shù)滿足不了要求，信息設(shè)備的穩(wěn)定性、安全性等方面存在不足，這些都會導致檔案管理信息化出現(xiàn)一些意想不到的問題。

2.4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)制度不夠完善

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)制度不夠健全的問題比較突出，很多醫(yī)院雖然都在努力推進檔案管理信息化工作，但是這一工作開展的制度建設(shè)方面還存在較多的問題，即沒有做到制定完善的制度來規(guī)范檔案管理信息化工作的開展。

3 加強檔案管理提高醫(yī)療服務水平的建議與對策

3.1提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì) 。檔案管理水平高低、檔案服務質(zhì)量如何，不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標準化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學歷高、素質(zhì)高、多功能的復合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復合型人才，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識;精明強干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高;能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術(shù);有較強的應變能力。

3.2強化領(lǐng)導意識 。現(xiàn)代科學技術(shù)得到迅猛發(fā)展，人類社會以驚人的速度跨入“信息時代”。各種管理的日趨規(guī)范化，導致了大量文件的產(chǎn)生，使醫(yī)院檔案急劇增多，檔案在醫(yī)院衛(wèi)生工作中起到了舉足輕重的作用，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，醫(yī)院必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，重點培訓檔案從業(yè)人員。必須強化對檔案工作的管理，給予硬件及軟件等方面的支持。建立完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡，讓他們收集和接收所在部門管理范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料，并做初步的檔案整理工作，使檔案管理工作得以保證。建立健全各項規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本 在認真貫徹《檔案法》中，把上級的有關(guān)規(guī)定、標準，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標管理的需要，結(jié)合醫(yī)院實際情況制定出、完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循。

3.3加強檔案管理的標準化、信息化。檔案工作的系統(tǒng)化，實行文件處理立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫(yī)院檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質(zhì)量檢查和驗收。檔案工作要符合檔案的各項標準化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等。檔案管理要將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。

4 結(jié)束語

總之，在醫(yī)院領(lǐng)導的關(guān)心和支持下，將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個重要崗位，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時認真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會更好地服務于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

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